L’emissione della fattura da parte del cliente o di un terzo

Nonostante non vi siano previsioni normative in tal senso, nella C.M. n. 45/E/2005 l’Agenzia delle Entrate ha precisato che il cedente o prestatore debba autorizzare preventivamente il cliente o il terzo all’emissione della fattura e che entrambe le parti debbano dare il consenso alle procedure di emissione da adottare: il citato documento di prassi precisa infatti che “l’esigenza di dialogo tra le due parti discende, altresì dalla necessità di comunicare gli elementi caratterizzanti l’operazione da fatturare e di rispettare l’obbligo di numerazione progressiva della fattura”.

La possibilità che la fattura venga emessa da soggetti diversi dal cedente/prestatore, previa la preventiva autorizzazione da parte degli ultimi, consente di soddisfare esigenze di semplificazione riducendo le incombenze di natura amministrativa correlate alla fatturazione ma garantendo l’uniformità della gestione contabile: le ipotesi più frequenti riguardano ad esempio l’emissione di fatture da parte delle ditte mandanti per conto dei propri agenti o collaboratori o l’emissione di fatture da parte di una delle società del gruppo che si assume l’incarico di prestare servizi di natura amministrativa a favore delle altre società.

È necessario tuttavia quindi che vengano posti in essere determinati adempimenti tra i quali:

• che il cliente o terzo attribuisca alle fatture che emette per conto del cedente o del prestatore una distinta numerazione rispetto a quella che emette in qualità di fornitore;
• nell’ipotesi di emissione della fattura da parte del cliente ovvero di un terzo non incaricato della gestione della contabilità, la fattura emessa deve essere inviata al cedente o prestatore, oppure al soggetto depositario delle scritture contabili da lui stesso indicato, affinchè siano effettuati gli ulteriori obblighi di registrazione del documento, di liquidazione e di versamento dell’imposta dovuta, mentre un esemplare del documento potrà essere trattenuto dallo stesso cessionario per l’annotazione nel registro degli acquisti;
• venga riportata in fattura l’annotazione che la stessa è emessa per conto del cedente o del prestatore dal cessionario o committente ovvero da un terzo.

È ammessa inoltre la possibilità che la fattura possa essere emessa per conto del fornitore italiano da parte del cliente o di un soggetto terzo incaricato che risieda in un Paese con il quale non siano in vigore strumenti per la reciproca assistenza in materia di Iva (tutti gli Stati Extra – UE); in tale circostanza il cedente (o prestatore) italiano è tenuto a comunicare in via preventiva all’Amministrazione finanziaria, sulla base del provvedimento del direttore dell’Agenzia delle Entrate del 9 dicembre 2004, il possesso di alcuni requisiti a garanzia della propria affidabilità ovvero:

• di aver iniziato l’attività da almeno cinque anni solari (decorrenti dalla data di apertura della partita Iva);
• non aver ricevuto nel corso dei cinque anni precedenti atti impositivi o di contestazione di violazioni sostanziali in materia di Iva.

Tali requisiti, come precisato anche nella C.M. n. 45/E/2005 vanno a testimoniare la stabilità dell’attività nel tempo e l’affidabilità del soggetto interessato, mentre la stessa circolare precisa che per violazioni sostanziali si intendono “le omissioni e gli errori che incidono sulla determinazione e sul pagamento del tributo, violazioni rilevabili cioè sia in sede di liquidazione dell’imposta dovuta in base alla dichiarazione prodotta che in sede di rettifica della stessa“, quali ad esempio gli avvisi di accertamento, compresi quelli parziali, gli atti di contestazione ed avvisi di irrogazione sanzioni, mentre non rientrano nella categoria degli atti impositivi l’avviso di liquidazione, l’ingiunzione e il ruolo derivanti dalla mera liquidazione e riscossione del tributo e degli accessori.

Le disposizioni in materia di outsourcing (esternalizzazione del processo di emissione di fatture) si possono applicare anche ai soggetti non residenti che operano nel territorio nazionale mediante una stabile organizzazione, un rappresentante fiscale ovvero che si sono identificati direttamente; il soggetto passivo “nazionale” indicato nell’articolo 21, comma 1, infatti, è colui che opera nel “territorio nazionale”.