La conservazione delle dichiarazioni negli studi professionali: sottoscrizione e consegna
di Alberto Pegoraro – Unione Giovani Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili di VicenzaIl tema della conservazione su supporti informatici delle copie delle dichiarazioni dei redditi presentate telematicamente dagli intermediari è stata oggetto di numerosi interventi di prassi.
L’argomento è stato trattato in più di un interpello, in quanto l’assolvimento dell’obbligo di conservazione dei documenti inviati telematicamente all’Amministrazione finanziaria è in molti casi particolarmente gravoso sia in relazione alla disponibilità fisica di spazi adeguati e sia alla necessità di garantire nel tempo un agevole accesso in caso di verifiche da parte degli organi preposti. A ciò va aggiunto il lavoro di segreteria necessario per organizzare la stampa, la raccolta delle firme e la consegna fisica dei dichiarativi ai clienti.
In particolare, nel corso degli anni, l’Agenzia delle Entrate ha affrontato e condiviso possibili soluzioni ai problemi dell’apposizione della firma del contribuente sui documenti da conservare digitalmente e della loro consegna fisica.
In merito alla prima tematica, un primo importante chiarimento al riguardo è arrivato con la risoluzione 298/E/2007 con cui l’Agenzia, in risposta ad un’istanza di interpello presentata da un CAF, ha precisato che, mentre per il contribuente e per il sostituto di imposta la sottoscrizione della dichiarazione è un elemento essenziale del modello, analoga previsione non ricorre, invece, per il modello conservato dal soggetto incaricato dalla trasmissione che quindi può anche non riportare la sottoscrizione del contribuente.
Infatti, già con propria circolare 6/E/2002, l’Amministrazione Finanziaria aveva chiarito che l’intermediario conserva una “copia” della dichiarazione, mentre l’“originale”, debitamente sottoscritto, deve essere conservato a cura del contribuente o del sostituto d’imposta.
Successivamente, l’Agenzia delle Entrate ha ritenuto applicabile in via estensiva anche ai dottori commercialisti (risoluzione 354/E/2008) e ai sostituti di imposta che prestano assistenza fiscale ai propri dipendenti (risoluzione 194/E/2009) quanto previsto per i CAF con la sopra citata risoluzione, confermando quindi che i “soggetti incaricati della trasmissione” possono conservare le copie delle dichiarazioni trasmesse senza necessità di riprodurre la sottoscrizione del contribuente.
Per quanto riguarda invece l’importante e delicato aspetto della consegna al contribuente entro trenta giorni dal termine previsto per la presentazione in via telematica della dichiarazione trasmessa, ai sensi dell’articolo 3, comma 6, D.P.R. 322/1998, con risposta all’interpello n. 97 del 06.12.2018, l’Agenzia delle Entrate ha ritenuto condivisibile l’assolvimento dell’obbligo di consegna dei documenti fiscali trasmessi in luogo della consegna fisica, attraverso la loro messa a disposizione in una apposita area riservata del sito dello Studio, con possibilità per il cliente di procedere al loro download, alla loro sottoscrizione e alla loro conservazione.
Come ulteriore possibilità di “consegna telematica” delle dichiarazioni trasmesse, con risposta ad interpello n. 518 del 12/12/2019 l’Amministrazione finanziaria ha chiarito che la dichiarazione può alternativamente essere inviata al contribuente al suo indirizzo di posta elettronica, ordinaria ovvero certificata, previa specifica richiesta sottoscritta dal contribuente stesso e che la scelta fra l’invio per posta elettronica ordinaria ovvero certificata può essere lasciata alla libera determinazione delle parti.
La risposta fornita dall’Agenzia ha inoltre precisato che la consegna “telematica” della dichiarazione, attraverso la messa a disposizione su area riservata o il suo invio per posta elettronica, consente al contribuente di scegliere fra:
- stampare, firmare e conservare i documenti su supporto analogico;
- conservare la dichiarazione anche in modalità elettronica senza applicare le regole specifiche del D.Lgs. 82/2005 (Codice dell’Amministrazione Digitale, CAD) con obbligo però di riprodurre la dichiarazione su modello cartaceo qualora l’Amministrazione finanziaria, in sede di controllo, ne faccia richiesta;
- conservare digitalmente la dichiarazione ricevuta e in tal caso la sua formazione e conservazione sono disciplinate dal combinato disposto degli articoli 2 D.M. 17.06.2014 e 20, comma 1-bis, del CAD, secondo cui i prescritti requisiti di sicurezza, integrità e immodificabilità del documento devono essere garantiti dalla firma digitale o da un altro tipo di firma elettronica qualificata o da firma elettronica avanzata, apposta dal contribuente medesimo.
Alla luce dei chiarimenti di prassi evidenziati, una corretta procedura di conservazione digitale delle dichiarazioni inviate da parte dell’intermediario non può prescindere dai seguenti passaggi:
- ai sensi dell’articolo 3, comma 6, D.P.R. 322/1998, consegna al contribuente entro i 30 giorni successivi dal termine ultimo di presentazione della dichiarazione dei documenti trasmessi e della comunicazione dell’Agenzia delle Entrate attestante l’avvenuta ricezione della dichiarazione, alternativamente mediante (i) messa a disposizione su apposita area riservata del sito dello Studio; (ii) invio tramite posta elettronica ordinaria; (iii) invio tramite posta elettronica certificata;
- ai sensi dell’articolo 3, comma 9-bis, D.P.R. 322/1998, conservazione digitale a norma da parte dell’intermediario di copia delle dichiarazioni inviate senza necessità che tale copia riporti la sottoscrizione del contribuente.
