Utilizzabile la PEC nelle circolarizzazioni del revisore
di Fabio LanduzziIl Documento di ricerca n. 187 di Assirevi fornisce chiarimenti ed indicazioni utili in merito all’utilizzo della posta elettronica certificata (PEC) nell’ambito delle procedure di richiesta di conferma esterna a terzi (cd. circolarizzazioni) applicate dal revisore contabile nell’ambito della propria attività di controllo contabile sul bilancio d’esercizio.
Il Principio di revisione 505 intitolato “Le conferme esterne”, come pure il Principio di revisione internazionale ISA 505, stabilisce che il revisore, quando utilizza le procedure di conferma esterna, deve sempre mantenere il controllo sulle richieste stesse, in modo particolare sulla selezione delle controparti, la preparazione e l’invio delle lettere, come pure degli eventuali solleciti. Ciò in quanto l’attendibilità delle risposte alle lettere di circolarizzazione rappresenta senza dubbio un aspetto di rilievo nell’ambito dei risultati tratti da questa attività.
Anche il nuovo Principio di revisione 505 (ISA Italia) – in vigore per le revisioni dei bilanci i cui esercizi hanno inizio dal 1 gennaio 2015 e successivamente – definisce le conferme esterne come elementi probativi acquisiti mediante una risposta diretta in forma scritta al revisore da parte di un soggetto terzo (il soggetto circolarizzato), in formato cartaceo, elettronico ovvero in altro formato.
Alla luce del costante sviluppo delle tecnologie, per quanto riguarda le risposte in formato elettronico, i principi di revisione indicano che il revisore può valutare la possibilità di convalidare la fonte delle risposte ricevute appunto in forma elettronica, come è il caso del fax ma anche della posta elettronica.
In questo contesto, il Documento 187 di Assirevi ritiene, per una serie di ragioni, che la PEC possa rappresentare uno strumento utile allo svolgimento del processo di richiesta e di ottenimento delle conferme esterne nel rispetto dei canoni dettati dai principi di revisione di riferimento.
La trasmissione del documento di richiesta di conferma esterna a mezzo PEC equivale, nei casi consentiti dalla legge, alla notificazione a mezzo posta in quanto è strumento idoneo ad assicurare la prova dell’invio, della consegna e della ricezione da parte del destinatario; quindi, come si trattasse di una raccomandata con ricevuta di ritorno, la PEC consente al revisore di avere prova documentata di tutto il flusso informativo.
Dal punto di vista operativo, Assirevi evidenzia che ciascun revisore potrà delineare proprie procedure interne per l’utilizzo della PEC come strumento di esecuzione delle richieste di conferma esterna, anche attivando diversi indirizzi PEC destinati a fungere in modo dedicato da collettore delle risposte ricevute dalle controparti. In particolare, nel Documento di ricerca 187 Assirevi sottolinea alcune considerazioni in merito all’impiego, legittimo, della PEC per l’inoltro e la ricezione delle richieste di conferma esterna a terzi:
- in merito alla selezione delle controparti, nulla cambia, per cui questa fase deve permanere sotto il controllo del revisore il quale dovrà anticipatamente informare la società circa i soggetti a cui sarà inviata la lettera di circolarizzazione a mezzo PEC;
- per quanto concerne gli indirizzi PEC delle controparti, il revisore potrà verificarne l’autenticità anche consultando il registro imprese oppure il portale disponibile www.inipec.gov.it;
- nella lettera di richiesta di conferma esterna dovrà essere specificato l’indirizzo PEC del revisore a cui la controparte dovrà inoltrare la risposta;
- la lettera di circolarizzazione potrà avere un qualunque formato elettronico non modificabile, come ad esempio un formato Pdf/A, oppure la richiesta stampata in formato cartaceo e firmata dal rappresentante della società cliente potrà poi essere allegata al messaggio trasmesso a mezzo PEC. L’invio della lettera alle controparti da parte della società oggetto della revisione potrà quindi avvenire in forma di allegato al messaggio inviato mediante PEC.
