Fattura elettronica: breve riepilogo in vista del 31 marzo

Come evidenziato in un
precedente intervento, dal
31 marzo 2015 scatta l’obbligo di utilizzo generalizzato della
fattura elettronica nei confronti delle
pubbliche Amministrazioni e degli
enti locali, così come individuati dalla recente
Circolare n. 1/DF/2015 del Ministero delle finanze. Questo nuovo adempimento incide su tutte le “fasi di vita” di una fattura, a partire dall’
emissione, alla
trasmissione, fino alla
conservazione della stessa.Si ricorda che la fattura,
per poter essere definita “elettronica”, oltre a essere redatta in “formato elettronico”, secondo le prescrizioni dell’art. 21 D.P.R. n. 633/1972, deve rispettare anche altri specifici requisiti tecnici, esaminati dalla
Circolare n. 18/E/2014 dell’Agenzia delle entrate, i quali devono garantire,
dall’emissione fino al termine della conservazione della fattura:

• l’autenticità dell’origine, cioè la certezza e l’univocità dell’identità dell’emittente e del destinatario della fattura elettronica;
• l’integrità del contenuto, intesa come “immodificabilità”, cioè l’assenza di “macroistruzioni” o “codici eseguibili” tali da attivare funzionalità come, ad esempio, l’aggiornamento automatico della data o la modifica dell’aspetto e del contenuto del documento;
• la leggibilità del documento, su schermo oppure tramite stampa su carta.

La mancanza di uno di questi requisiti comporta che la fattura non possa essere considerata “elettronica”: la stampa rappresenterà una copia analogica di documento informatico. La fattura elettronica
destinata alla pubblica Amministrazione deve inoltre presentare
specifiche caratteristiche tecniche:·  

• deve essere emessa nel formato XML (eXtensible Markup Language), che ne garantisce l’integrità del contenuto;
• deve contenere l’apposizione della firma elettronica qualificata o digitale da parte dell’emittente, che ne garantisce l’autenticità dell’origine e che deve essere apposta sul singolo file elettronico “FatturaPA”, il quale può contenere una singola fattura, così come un “lotto” di fatture con medesima intestazione;
• deve essere accettata come elettronica dalla pubblica Amministrazione destinataria.

Come già ricordato in precedenti interventi, si ricorda che per ricevere l’apposito file elettronico (“
FatturaPA”), le
pubbliche Amministrazioni devono aver censito preventivamente all’interno dell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA o Indice PA)
tutti i propri uffici centrali e periferici che possono essere destinatari di fatture elettroniche.  Il sistema attribuisce alla P.A. un
Codice Ufficio alfanumerico univoco di sei caratteri,
necessario alla trasmissione ed alla ricezione delle fatture, che:·        

• la pubblica Amministrazione deve comunicare al proprio fornitore;·
• il fornitore deve verificare prima di emettere la propria fattura, sulla quale va riportato, pena lo scarto della fattura da parte del Sistema di interscambio.

Per poter apporre la
firma elettronica qualificata o digitale, il singolo fornitore deve dotarsi di un certificato di firma, per il quale è necessario rivolgersi a uno dei certificatori presenti nell’elenco dei
certificatori autorizzati, pubblicato sul sito dell’Agenzia per l’Italia Digitale, tenendo presente, tuttavia, che il Sistema ammette solo
due formati di firma:· 

• CAdES-BES;· 
• XAdES-BES.

Il
contenuto obbligatorio della fattura deve riportare,
in primis, i dati minimi previsti ai fini Iva dagli artt. 21 e 21-
bis del devreto Iva, oltre al
codice dell’Ufficio destinatario della fattura elettronica, nonché le ulteriori informazioni richieste l’art. 25 D.L. n. 66/2014, laddove previste:

• il codice CUP, (Codice Unico di Progetto) e
• il codice CIG (Codice Identificativo Gara),

i quali sono codici utilizzati nell’ambito degli
appalti pubblici e di
utilizzo delle risorse europee, che hanno la finalità di gestire, monitorare e tracciare ulteriormente i flussi dei pagamenti.Come noto,
l’obbligo di fatturazione elettronica deve quindi essere
assolto attraverso il Sistema di Interscambio (SDI), istituito dal Ministero dell’economia e delle finanze e gestito dall’Agenzia delle entrate di concerto con Sogei, al quale sono attributi i seguenti ruoli:

• fornire i servizi di accreditamento al sistema;
• ricevere le fatture elettroniche trasmesse;
• validare e gestire i flussi delle fatture, effettuando le opportune verifiche sui dati trasmessi;
• indirizzare le fatture alle Pubbliche amministrazioni destinatarie;
• notificare l’esito dei flussi tramite ricevute;
• inviare alla Ragioneria dello Stato i flussi informativi per il monitoraggio della finanza pubblica;
• fornire supporto tecnico ai soggetti che interagiscono con il SDI. 

Una volta predisposta la fattura in formato elettronico, pertanto, la stessa deve essere inoltrata al SDI attraverso i seguenti
canali di trasmissione:·      

• PEC;·
• invio tramite web;
• Servizio SDICoop-trasmissione;
• Servizio SDIFTP.

Il SDI, una volta ricevuto il file:

• assegna alla fattura un codice identificativo;
• effettua una serie di controlli sul documento.

In caso di esito negativo dei controlli, il fornitore riceverà dal SDI una “
notifica di scarto”; in caso di esito positivo, la fattura viene inviata alla Pubblica Amministrazione destinataria. Se la trasmissione alla Amministrazione va a buon fine, SDI invia al fornitore una “
ricevuta di consegna”. In caso contrario, il SDI invia una “
notifica di mancata consegna”.A seguito della ricezione della fattura, la pubblica Amministrazione destinataria invia al SDI una notifica di riconoscimento o, in alternativa, di rifiuto della fattura ricevuta. Tale “
notifica di esito” è inoltrata dal SDI al fornitore.La
Circolare n. 1/DF/2014 del Mef, fornendo chiarimenti sulla
fattura elettronica, ha precisato che la stessa
si considera inviata elettronicamente e ricevuta dalle pubbliche Amministrazioni “solo a fronte del rilascio della ricevuta di consegna da parte del Sistema di interscambio”, la quale è ritenuta “
sufficiente a provare sia l
’
emissione della fattura elettronica, sia la sua ricezione da parte della pubblica amministrazione committente
”
. Infine, le fatture così emesse e tramesse, scontano anche alcuni specifici obblighi di conservazione. Difatti, ai sensi dell’art. 1, comma 209, L. n. 244/2007, è
obbligatorio conservare elettronicamente le fatture emesse nei confronti della pubblica Amministrazione. Tale obbligo, precisa la Circolare n. 18/E/2014, vale tanto per l’emittente quanto per il destinatario, dal momento che quest’ultimo è vincolato ad accettare il processo di fatturazione elettronica. In particolare, la Circolare prevede che:·       

• le fatture elettroniche debbano essere conservate in modalità elettronica, in conformità alle disposizioni contenute nel D.M. 17.06.2014 (in vigore dal 27.06.2014);·
• le fatture create in formato elettronico e quelle cartacee possano essere conservate elettronicamente.

In base alla nuova disciplina 2014, è stato tuttavia semplificato il
processo di conservazione, il quale ora deve effettuato
entro 3 mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi, a differenza della previgente cadenza, che doveva essere “almeno” quindicinale. Inoltre, è stato eliminato l’obbligo di inviare l’impronta dell’archivio informatico all’Agenzia delle entrate.Tuttavia, poiché il Sistema di Interscambio non opera l’archiviazione e la conservazione delle fatture elettroniche che veicola, è lasciato
ai singoli emittenti le fatture l’onere di provvedere in proprio a tale adempimento.A tal fine, così come evidenziato dallo stesso Direttore dell’Agenzia delle entrate nel corso dell’ultima
audizione alla Commissione di vigilanza dell’11 marzo scorso, parallelamente a molteplici fornitori “privati” di tale servizio, si riscontra anche l’offerta di alcuni
servizi gratuiti:·