La contabilizzazione delle schede carburante

Ai fini della validità della scheda carburante, che ricordiamo deve essere redatta con cadenza mensile o trimestrale, essa deve presentare i dati di seguito riepilogati:

• estremi di identificazione del veicolo;
• estremi di identificazione del soggetto Iva che acquista il carburante;
• numero dei chilometri rilevabile, alla fine del mese o del trimestre, dall’apposito dispositivo contachilometri esistente nel veicolo (indicazione non necessaria per i professionisti);
• data del rifornimento;
• ammontare del corrispettivo totale corrisposto dal cliente (al lordo dell’Iva) per ogni singolo rifornimento;
• estremi identificativi e l’ubicazione dell’impianto di distribuzione (anche mediante timbro);
• firma di convalida della regolarità dell’operazione di acquisto da parte del gestore.

Facciamo un esempio in merito alla contabilizzazione della scheda carburante.

La società Alfa S.r.l. possiede due vetture aziendali per le quali compila apposite schede carburanti trimestrali.

Supponiamo di essere alla conclusione del primo trimestre e che in data 31 marzo occorra contabilizzare le schede carburante del trimestre, per un ammontare complessivo pari a € 3.250, comprensivi di iva.

Il pagamento dei singoli rifornimenti è stato fatto in contanti.

Prima di tutto occorrerà contabilizzare il credito per i pagamenti effettuati da Alfa S.r.l. per il singolo rifornimento utilizzando quale contropartita la cassa:

Anticipi verso fornitori (sp)                a                    Cassa (sp)                                     100,00

Il conto “Anticipi verso fornitori” viene movimentato alla data di effettuazione di ciascun rifornimento, fino ad avere un saldo contabile alla data del 31/03/2014 pari a € 3.250,00.

Occorre poi rilevare la scheda carburante del primo trimestre, scorporare l’iva e contabilizzarne la parte detraibile (40%). Dapprima va scomputato dall’importo totale della scheda carburante l’importo dell’imponibile (pari a € 2.663,94) e dell’Iva (pari a € 586,06). L’imposta risulta detraibile solamente per il 40%, (pari a € 234,42), cosicché il 60% corrispondente all’Iva indetraibile (pari a € 351,64) deve essere contabilizzato ad incremento del costo di acquisto del carburante.

La registrazione contabile sarà la seguente:

Diversi                                    a                      Scheda Carburante (sp)                      3.250,00

Carburanti auto aziendali (ce)                                                                  3.015,58

Iva detraibile al 40% (sp)                                                                            234,42

Occorrerà quindi provvedere allo storno delle anticipazioni corrispondenti ai pagamenti eseguiti con la seguente scrittura:

Scheda Carburante (sp)                      a          Anticipi verso fornitori (sp)               3.250,00

E’ possibile evitare la compilazione della scheda carburante qualora il carburante venga acquistato attraverso strumenti di pagamento elettronici quali carte di credito, carte di debito (bancomat) e prepagate, in tal caso difatti, è possibile documentare la spesa mediante copia dell’estratto conto dal quale risultino i rifornimenti effettuati.

In tal caso non è richiesto conoscere:

• i dati e la firma dell’esercente;
• l’indicazione del numero di targa o del telaio del veicolo;
• per le imprese l’indicazione del dato risultante dal contachilometri a fine periodo.

Le due metodologie indicate devono intendersi alternative e quindi ogni soggetto deve scegliere quale dei due metodi adottare, l’Agenzia ha stabilito che i soggetti che effettuano i pagamenti con sistemi promiscui (alternativamente a volte con carta di credito e a volte in contanti ovvero per un automezzo in contanti e per un altro automezzo con carta di credito) sono tenuti all’adozione obbligatoria della scheda carburante per tutti gli acquisti di carburante effettuati nel periodo di imposta.

Il problema principale con l’utilizzo dei mezzi di pagamento elettronici si manifesta in seno alla detrazione iva, l’Agenzia ha chiarito che a tal fine il mezzo di pagamento deve essere intestato al soggetto che esercita l’attività economica, l’arte o la professione e che dall’estratto conto rilasciato dall’emittente della carta devono emergere tutti gli elementi necessari per l’individuazione dell’acquisto, quali, ad esempio la data del rifornimento, il soggetto presso il quale è effettuato il rifornimento, l’ammontare del relativo corrispettivo. Ne consegue che in mancanza di tali dati l’iva debba intendersi indetraibile.

[1] Ci sono tuttavia dei casi in cui l’emissione della fattura è obbligatoria, ci riferiamo:

• acquisti di carburante per autotrazione non effettuati presso gli impianti stradali di distribuzione;
• acquisti di carburante non per autotrazione effettuati presso gli impianti stradali di distribuzione (ad esempio motori fissi);
• acquisti di carburante per autotrazione effettuati presso gli impianti stradali di distribuzione per i quali non può essere verificata la destinazione;
• rifornimenti durante l’orario di chiusura (self-service);
• procedura di “netting” in uso nel settore petrolifero;
• cessioni nei confronti dello Stato, degli Enti pubblici territoriali, degli istituti universitari e degli enti ospedalieri, di assistenza e beneficenza;
• cessioni di gasolio effettuate nei confronti di autotrasportatori di cose per conto terzi;
• acquisti di carburante per carrelli elevatori, macchine operatrici come trattori, escavatori, mezzi di spurgo pozzi, che non circolano su strada.