La gestione delle deleghe per la fatturazione elettronica

Alternativamente la delega può essere presentata tramite l’intermediario, il quale:

• può presentare la delega in formato cartaceo presso un ufficio dell’Agenzia delle Entrate, previo rilascio di procura speciale da parte del cliente;
• può farsi consegnare dal cliente la delega cartacea e, ai fini dell’attivazione della stessa, successivamente, inviare “massivamente” oppure “puntualmente” all’Agenzia i dati essenziali entro i 90 giorni successivi alla data di sottoscrizione della delega.

Invio puntuale. L’invio puntuale dei dati essenziali è detto tale poiché va fatto per ogni singola delega; esso va effettuato tramite l’apposita funzione disponibile nell’area riservata dell’intermediario in “Fatturazione elettronica” dell’Agenzia delle Entrate. Le deleghe così conferite sono attivate entro 2 giorni dalla ricezione della richiesta. Con la stessa modalità può essere altresì presentata la revoca della delega, la quale diventa efficacie da subito.

Invio massivo. L’invio massivo comprende la trasmissione di più deleghe e va effettuato mediante Entratel con una comunicazione telematica. Anche in questo caso le deleghe sono attivate entro 2 giorni dalla ricezione della richiesta.

Dati essenziali. I dati essenziali che devono essere comunicati sono i seguenti:

• i servizi oggetto delega;
• la data di scadenza della delega (se non indicata è fissata in automatico in 2 anni);
• la data di conferimento e il numero della delega (risultante dal registro delle deleghe);
• la tipologia e il numero del documento di identità del sottoscrittore della delega;
• una dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà, resa ai sensi dell’articolo 47 del D.P.R. 445/2000, con cui l’intermediario dichiara di aver ricevuto specifica delega in relazione ai servizi indicati nell’elenco, che l’originale del modulo è conservato per 10 anni presso la sua sede o ufficio, e che i dati dei deleganti e delle deleghe corrispondono a quelli riportati nei moduli di conferimento delle deleghe;
• i seguenti elementi di riscontro necessari a garantire l’effettivo conferimento della delega all’intermediario, relativi alla dichiarazione Iva presentata da ciascun soggetto delegante nell’anno solare antecedente a quello di conferimento della delega: (i) il volume d’affari; (ii) l’imposta dovuta e l’imposta a credito.

Sia in caso di invio puntuale che massivo:

• all’intermediario che ha eseguito l’invio è trasmessa una ricevuta attestante l’avvenuto invio o indicante i motivi dello scarto;
• al contribuente è inviata una mail via PEC con la quale viene comunicata l’attivazione della delega ai servizi di fatturazione elettronica in favore dell’intermediario.

Con riferimento ai contribuenti che non hanno presentato la dichiarazione Iva nell’anno precedente, e quindi sono “sprovvisti” dei dati essenziali relativi al modello dichiarativo, la delega deve essere presentata con l’invio a mezzo PEC di un file firmato digitalmente all’indirizzo delegafatturazioneelettronica@pec.agenziaentrate.it contenente:

• le copie delle deleghe sottoscritte dai deleganti, con le copie dei lori documenti d’identità;
• il prospetto “Comunicazione via PEC dei dati delle deleghe relative all’’utilizzo dei servizi di Fatturazione elettronica”, riportante gli elementi essenziali delle deleghe conferite;
• la dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà, resa ai sensi dell’articolo 47 del D.P.R. 445/2000, con cui l’intermediario dichiara di aver ricevuto procura speciale alla presentazione della delega, la corrispondenza tra il contenute del file e le deleghe nonché l’impegno a conservare gli originali delle deleghe per 10 anni dalla data di sottoscrizione.

Per far ciò, però, l’intermediario deve rientrare tra i soggetti che hanno la possibilità di autenticare la firma ai sensi dell’articolo 63 del D.P.R. 600/1973.

Il file non può essere utilizzato per comunicare la revoca della delega. Le deleghe trasmesse con questa modalità sono attivate entro 5 giorni lavorativi dall’invio della mail tramite PEC.

Anche per i contribuenti che non hanno presentato la dichiarazione Iva nell’anno precedente, resta ferma la possibilità per l’intermediario di presentare la delega in formato cartaceo presso un ufficio dell’Agenzia delle Entrate, previo rilascio di procura speciale da parte del cliente.

Con il provvedimento 5.11.2018 l’Agenzia delle Entrate ha approvato il modello di delega da utilizzare per il conferimento o per la revoca della delega all’utilizzo dei servizi di fatturazione elettronica, con il quale il contribuente può delegare fino a 4 soggetti (intermediari) alla:

• consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche o dei loro duplicati informatici;
• consultazione dei dati rilevanti ai fini Iva;
• registrazione dell’indirizzo telematico;
• fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche;
• accreditamento e censimento dei dispositivi.

La durata di ciascuna delega può essere fissata dal soggetto delegante, all’atto del suo conferimento; in assenza di tale indicazione, la durata sarà pari a 2 anni.

Gli intermediari delegati che hanno trasmesso i moduli di delega devono conservarli, unitamente alle copie dei documenti di identità dei deleganti, per 10 anni, individuando uno o più responsabili per la relativa gestione.

Inoltre i moduli devono essere sono numerati e annotati, giornalmente, in un apposito registro cronologico, con indicazione dei seguenti dati:

• numero progressivo e data della delega/revoca;
• codice fiscale e dati anagrafici/denominazione del contribuente delegante;
• estremi del documento di identità del sottoscrittore della delega/revoca.