Bilancio 2018: i termini per l’approvazione

Si evidenzia che il collegio sindacale/incaricato della revisione può anche rinunciare ai quindici giorni di tempo, dichiarando di essere comunque in grado di predisporre le relazione nei tempi utili per il deposi­to presso la sede della società.

Il termine per la trasmissione del progetto di bilancio e della relazione sulla ge­stione all’organo di controllo va quindi individuato a ritroso: a partire dalla data di convocazione dei soci fissata dall’organo amministrativo.

Se pertanto l’approvazione è fissata, ad esempio, al 24 aprile, gli amministratori devono predisporre il progetto di bilancio e trasmetterlo all’organo di controllo entro il 25 marzo.

Una volta predisposto il progetto di bilancio, per consentirne ai soci un’adeguata conoscenza, l’organo amministrativo deve inoltre procedere al suo depo­sito presso la sede della società almeno quindici giorni prima del termine fissato per l’assemblea di approvazione.

In particolare i documenti da depositare entro tale termine sono:

• il bilancio d’esercizio (stato patrimoniale, conto economico, rendiconto finanziario e nota integrativa);
• la relazione sulla gestione;
• la relazione del collegio sindacale;
• la relazione del soggetto in caricato della revisione legale dei conti;
• il bilancio delle società controllate (o, per quelle incluse nel consolida­mento, il prospetto riepilogativo dei dati essenziali dell’ultimo bilancio delle medesime) e un prospetto riepilogativo dei dati essenziali dell’ulti­mo bilancio delle società collegate.

Fondamentale è pertanto la fissazione della data di convocazione dell’Assemblea ai fini dell’approvazione del bilancio.

Il termine di convocazione dell’Assemblea:

• è fissato dallo statuto/atto costitutivo;
• non può essere superiore a 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio sociale.

Lo statuto può tuttavia prevedere un termine maggiore, comunque non superio­re a 180 giorni, nel caso di:

• società obbligate alla redazione del bilancio consolidato, stante la necessità di reperire le informazioni dalle società incluse nel consolidamento;
• particolari esigenze relative alla struttura e all’oggetto della società, che devo­no essere riconosciute dagli amministratori con specifica delibera da adottarsi prima del termine ordinario dei 120 giorni e che gli stessi devono evidenziare nell’ambito della relazione sulla gestione o, in caso di bilancio informa abbre­viata, nella nota integrativa.

Tra le circostanze al ricorrere delle quali si può configurare la proroga si rinvengono:

• le dimissioni degli amministratori in prossimità del termine ordinario di convo­cazione dell’assemblea, con nuovi amministratori che necessitano di un ade­guato lasso temporale per raccogliere i dati contabili e verificarli;
• l’ampliamento dell’organizzazione territoriale della società a cui non corri­sponde ancora un adeguamento della struttura amministrativa;
• l’esistenza di un’organizzazione produttiva e contabile decentrata in più sedi periferiche, ciascuna con contabilità autonoma e separata. Situazione che si presenta assai simile a quella che interessa i soggetti obbligati alla redazione del bilancio consolidato;
• la variazione del sistema informatico (solitamente effettuata a partire dall’inizio dell’anno);
• la presenza, tra le immobilizzazioni finanziarie, di una partecipazione valutata con il metodo del patrimonio netto;
• la partecipazione della società ad operazioni straordinarie;
• la creazione di patrimoni destinati a specifici affari (articoli 2447-bis cod. civ.);
• la necessità di disporre, per le imprese edili, dell’approvazione degli stati di avanzamento lavori da parte del committente;
• il mutamento dei criteri di rilevazione delle operazioni (adozione degli IAS).

Si ritiene che il termine di 120 o 180 giorni per la convocazione debba riferirsi alla data della prima convocazione; il bilancio può quindi essere approvato anche più tardi in seconda convocazione.

Il mancato rispetto dei termini disposti per la convocazione dell’assemblea che deve approvare i risultati della gestione non comporta l’invalidità della delibera di approvazione, ma può essere fonte di responsabilità per gli amministratori nei confronti della società o dei soci, sempre che ne ricorrano i presupposti.

L’articolo 2631 cod. civ. punisce, peraltro, con la sanzione amministrativa pecu­niaria da 1.032,00 a 6.197,00 euro non solo gli amministratori, ma anche i sindaci che omettono di convocare l’assemblea dei soci nei casi previsti dalla legge o dallo statuto, “nei termini ivi previsti”.

Ai sensi dell’articolo 2406, comma 1, cod. civ., infatti, in caso di omissione o di in­giustificato ritardo da parte degli amministratori, l’assemblea deve essere convocata dal collegio sindacale che esegue anche le pubblicazioni prescritte dalla Legge.