Conservazione e consultazione delle fatture: due scelte distinte

Il processo di conservazione dei documenti informatici termina con l’apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione e deve terminare entro tre mesi dalla scadenza delle dichiarazioni annuali a cui si riferiscono (entro il 31 gennaio 2021 per le fatture del 2019).

Con il processo di conservazione elettronica a norma, infatti, si avrà la garanzia, negli anni, di non perdere mai le fatture, riuscire sempre a leggerle e, soprattutto, poter recuperare in qualsiasi momento l’originale della fattura stessa (così come degli altri documenti informatici che si decide di portare in conservazione).

Il processo di conservazione elettronica a norma è usualmente fornito da operatori privati certificati facilmente individuabili in internet; anche l’Agenzia delle Entrate mette gratuitamente a disposizione un servizio di conservazione elettronica a norma, della durata di 15 anni, per tutte le fatture emesse e ricevute elettronicamente attraverso il Sistema di Interscambio.

Tale servizio è accessibile dall’utente dalla sua area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi“.

Il servizio di conservazione della fattura elettronica è rivolto sia agli operatori economici che a coloro che ricevono fatture elettroniche (e ai relativi intermediari incaricati). La funzionalità prevede come prerequisito l’adesione ad una convenzione di servizio specifico.

L’adesione alla convenzione avviene mediante esplicita accettazione delle condizioni in essa contenute, all’interno dell’area del servizio di conservazione, previa autenticazione in conto proprio o tramite soggetti incaricati. Per il contribuente che sceglie di aderire all’apposito accordo di servizio (mediante modalità online), tutte le fatture elettroniche emesse o ricevute dall’operatore attraverso il SdI saranno portate in conservazione, a norma del D.M. 17.06.2014, secondo i termini e le condizioni riportati nell’accordo di servizio, in conformità alle disposizioni del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013.

Una differente funzionalità rispetto alla conservazione a norma, messa a disposizione dall’Agenzia delle entrate, riguarda la consultazione delle fatture elettroniche.

Tale funzionalità è stata oggetto di modifica a seguito dei rilievi del garante in materia privacy. Il provvedimento del 21 dicembre 2018 ha modificato le modalità con cui l’Agenzia delle entrate memorizza e rende disponibili in consultazione agli operatori Iva (o agli intermediari dagli stessi delegati), le fatture emesse e ricevute nonché, ai consumatori finali, le fatture ricevute.

In particolare, è stata prevista l’introduzione di una specifica funzionalità, da rendere disponibile nell’area riservata del sito internet dell’Agenzia delle entrate, per consentire agli operatori di aderire espressamente al servizio di “Consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche o dei loro duplicati informatici”.

Da ultimo il provvedimento del 29 aprile 2019 prot. 107524 ha disposto lo slittamento di alcuni termini previsti dal citato provvedimento del 21 dicembre 2018: in particolare, la funzionalità di adesione al servizio di consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche o dei loro duplicati informatici, inizialmente prevista dal 3 maggio 2019, verrà resa disponibile a decorrere dal 31 maggio 2019.

Inoltre, al fine di consentire ai contribuenti di disporre di un periodo più ampio per aderire al servizio, gli stessi potranno effettuare l’adesione dal 31 maggio 2019 al 2 settembre 2019.

In linea generale il servizio di ausilio offerto dall’Agenzia delle entrate, accessibile previa adesione, consiste nella consultazione e acquisizione dei “file fattura” sino al 31 dicembre del secondo anno successivo a quello di ricezione da parte del Sistema di Interscambio (SdI).

Nel caso in cui almeno una delle parti aderisca alla consultazione – cedente/prestatore o cessionario/committente – l’Agenzia delle entrate memorizza i dati dei file delle fatture elettroniche e li rende disponibili in consultazione esclusivamente al soggetto che ha effettuato l’adesione.

Al soggetto che non abbia effettuato l’adesione sono resi disponibili in consultazione esclusivamente i “dati fattura”, di cui al paragrafo 1.2 del provvedimento del 30 aprile 2018, fino al 31 dicembre dell’ottavo anno successivo a quello di presentazione della dichiarazione di riferimento. “Per dati fattura si intendono i dati fiscalmente rilevanti di cui all’articolo 21 del Dpr 633/1972 ad esclusione de dati di cui al comma 2, lettera g) e alle altre disposizioni tributarie nonché i dati necessari a garantire il processo di fatturazione elettronica attraverso il SdI, riportati in allegato B, compreso il codice hash”. I dati esclusi dalla possibilità di consultazione, in caso di mancata adesione, sono natura, qualità e quantità dei beni e dei servizi formanti oggetto dell’operazione.

Nel caso in cui nessuna delle parti aderisca al servizio – cedente/prestatore o cessionario/committente – l’Agenzia delle entrate, dopo l’avvenuto recapito della fattura al destinatario, cancella i dati dei “file fattura” e memorizza esclusivamente i “dati fattura”. Tali dati sono resi disponibili in consultazione nell’area riservata del sito web dell’Agenzia delle entrate; per gli operatori Iva, la consultazione può essere effettuata anche attraverso gli intermediari appositamente delegati. Al cessionario/committente consumatore finale, in assenza della sua adesione al servizio, non è reso disponibile in consultazione alcun dato relativo alle fatture elettroniche ricevute.

Al fine di strutturare la funzionalità di adesione e consentire ai contribuenti che intendono aderire al servizio di poter consultare la totalità dei file delle fatture emesse/ricevute fino al 31 maggio 2019, l’Agenzia delle entrate procede alla temporanea memorizzazione dei “file fattura” e li rende disponibili in consultazione agli utenti fino al 2 settembre 2019. La mancata adesione al servizio di consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche o dei loro duplicati informatici comporta la cancellazione dei “file” memorizzati nel periodo transitorio.