Big data, controllo di gestione e PMI

Pensiamo solo a come sia difficile indirizzare l’attenzione verso l’informazione che realmente ci interessa e soprattutto verso quella che effettivamente possa fare la differenza nella nostra giornata, nel nostro lavoro e ci aiuti a prendere le decisioni importanti.

Nelle aziende questo fenomeno viene moltiplicato: in azienda lavorano decine, centinaia o migliaia di persone, ognuna delle quali ha relazioni con altri soggetti, interni ed esterni all’azienda, ed ognuno dei quali raccoglie dati in forma digitale, cartacea, verbale e visiva.

Questa massa di dati contiene grandissime opportunità per un’azienda ma dall’altra parte contiene anche dei rischi non trascurabili.

Sulle opportunità c’è poco da dire perché è sotto gli occhi di tutti l’utilità di avere informazioni che solo 20 anni fa erano assolutamente inaccessibili (dati di mercato, profilazioni, monitoraggio dell’efficienza dei macchinari, soddisfazione dei clienti …. ecc).

Una ventina di anni fa era necessario pagare ingenti somme per potere avere a disposizione i dati che oggi ci assalgono senza che neanche lo richiediamo.

Sui rischi c’è invece meno consapevolezza e, su questi, vale la pena spendere due parole.

Seppellire un’azienda sotto milioni di dati rischia di portare, all’attenzione di chi ha responsabilità, informazioni “inutili” o addirittura “dannose”, rischia di far perdere tempo e risorse nell’analisi dei dati, nella loro scelta e nella loro trasformazione in vera e propria informazione.

A volte sembra di cercare un ago in un pagliaio e, quando si pensa di avere trovato il dato giusto, l’ansia dell’aggiornamento ci porta a ripetere il lavoro per trovare qualche errore o per trovare qualcosa di meglio e così, all’infinito, senza focalizzare l’attenzione su quello che effettivamente serve conoscere.

Le grandi aziende, strutturate e con adeguate risorse finanziarie sono oramai dotate di uffici IT, software sofisticati che filtrano, scelgono e strutturano i dati in informazioni e poi le distribuiscono alla persona giusta al momento giusto.

Ma le piccole imprese?

Le PMI spesso non hanno risorse per fare pesanti investimenti in software ed infrastrutture tecnologiche, o per usufruire dei servizi di società di consulenza che aiutino a risolvere questo problema.

Le PMI sono tradizionalmente abituate ad avere nella snellezza del processo decisionale un’importante fattore competitivo, necessario per battere la concorrenza di grandi imprese.

Le PMI non solo sono impossibilitate a fare grandi investimenti in tecnologie che aiutino a scegliere le informazioni utili a supportare l’imprenditore nelle decisioni, ma, soprattutto, non si possono permettere di rallentare il processo decisionale escludendo i fattori “intuito”, “fantasia” ed “esperienza” che, come già detto, rappresentano forse il maggior vantaggio competitivo delle PMI nei confronti dei grandi concorrenti.

Il comune sentimento è quindi quello che incontriamo quotidianamente in tutte le PMI: i sistemi di controllo di gestione vengono solitamente rigettati dalla cultura della PMI, perché ritenuti innanzitutto troppo costosi e, in secondo luogo, portatori del rischio di appesantimento della struttura e rallentamento del processo decisionale: decine e decine di prospetti, dettagli grafici e analisi ognuno da strutturare per i diversi livelli decisionali e per le diverse necessità informative.

I dati con gli indici finanziari ed economici all’imprenditore, l’andamento delle vendite al responsabile commerciale, il dettaglio per prodotto alla catena di produzione, le statistiche di efficienza dei macchinari ai responsabili di produzione e, a cascata, i dettagli per ognuno di questi e molti altri aspetti ai livelli gerarchici via via inferiori.

Ogni prospetto, ogni grafico richiede un lavoro di ricerca dei dati nel software dove risiedono o in tabelle gestite ad hoc e poi richiede la loro sintesi in report: tempo a elaborare dati che risiedono già nel patrimonio informativo ma che non sono “visibili” in chiaro.

Ciò che è importante dire oggi è che il mondo è cambiato molto velocemente e gli strumenti che fino a pochi anni fa (leggasi office automation) parevano la soluzione di ogni problema delle PMI, perché economici e facili da usare, adesso sono diventati la norma e quindi non contribuiscono più a dare quel vantaggio competitivo che davano agli inizi, quando venivano, solo da pochi, utilizzati per velocizzare le operazioni ripetitive in azienda.

Oggi la fortuna della PMI è che sono sul mercato programmi che permettono di gestire, strutturare, elaborare, raggruppare, dettagliare e sintetizzare milioni e milioni di informazioni in tempo reale con il gesto di un “click”, con un semplice PC senza richiedere numerose e costose consulenze informatiche: tutto in un unico file capace di dare tutte e le sole informazioni di cui l’imprenditore ha bisogno per dare sfogo alle sue capacità imprenditoriali.

La Business Intelligence oggi mette in condizione le PMI di avere degli strumenti di controllo di gestione funzionali agli scenari economici che stiamo attraversando e capaci di fornire informazioni quali/quantitative, connettendo decine di database di diversa natura, dati finanziari e dati gestionali in un battibaleno senza dover rinunciare alle proprie caratteristiche, alle proprie prerogative e ai propri punti di forza.

Provate a pensare di avere in un unico file i dati della vostra azienda, indici di bilancio e dati finanziari, dati di vendita per prodotto, canale, area geografica, agente, per periodo con il confronto con i dati storici e la possibilità con un clic di avere approfondimenti su ciascuno di questi dati, anche incrociati tra di loro.

Uno stesso file che cambia secondo le vostre esigenze con un “click” senza dovere aspettare che il programmatore vi estragga i dati e vi produca stampe …. tutto sul vostro tablet, pc o cellulare.

Il futuro delle PMI è proprio nella Business Intelligence che è già in grado oggi di ridurre il “gap” di cultura manageriale tra grandi e piccole imprese.

Se solo qualche anno fa le PMI dovevano approcciarsi al Controllo di gestione con cautela ed in modo graduale per evitare errori e rinunciando alle proprie caratteristiche, oggi possono farlo senza timore, usando la tecnologia alla portata di tutti.