Adeguati assetti: spunti di riflessione per amministratori e organi di controllo

La nuova riscrittura dell’articolo 3 del Codice della crisi consente, quindi, di porre in essere quel collegamento organizzativo che permette al rilievo costante della situazione economica e finanziaria di tradursi nell’attivazione immediata da parte dell’amministratore – quando vi sono segnali di crisi – raggiungendo così, il principio ispiratore della riforma ovvero “consentire alle impresa sane in difficoltà di ristrutturarsi in una fase precoce per evitare l’insolvenza e proseguire l’attività” (raccomandazione 2014/135/UE).

Per assetto organizzativo s’intende il sistema di funzionigramma e di organigramma, in particolare il complesso delle direttive e delle procedure stabilite per garantire che il potere decisionale sia assegnato ed effettivamente esercitato a un appropriato livello di competenza e responsabilità.

Invece, l’assetto amministrativo e contabile riguarda l’insieme delle direttive, delle procedure e delle prassi operative volte a garantire la completezza, la correttezza e la tempestività dell’informativa societaria, in accordo con i principi contabili adottati dall’impresa.

Questo nuovo dettato normativo porta, necessariamente, molte imprese a dover riorganizzare la propria struttura amministrativa al fine di adempiere correttamente all’onere introdotto dal codice della crisi, in particolare nella necessità di cogliere rapidamente i segnali di warning – che possano mettere a repentaglio la continuità aziendale – e agire senza indugio.

La norma ha prodotto, inevitabilmente, un impatto sugli organi societari nonché sull’attività dell’organo di controllo.

Il ruolo più rilevante è “riservato” agli amministratori, in linea con quanto recita il codice civile secondo cui “la gestione dell’impresa si svolge nel rispetto della disposizione di cui all’articolo 2086 secondo comma, e spetta esclusivamente agli amministratori”.

Ne consegue che gli amministratori hanno il dovere di istituire adeguati assetti e di monitorare costantemente l’equilibrio economico e finanziario dell’impresa indipendentemente da eventuali indizi di crisi.

Nella predisposizione degli assetti, gli amministratori devono tener presente che essi devono essere in grado di consentire la rilevazione di eventuali squilibri di carattere economico e finanziario, di verificare la sostenibilità dei debiti e la prospettiva della continuità aziendale per i dodici mesi successivi nonché di ricavare le informazioni necessarie a utilizzare la lista di controllo particolareggiata ed effettuare il test pratico per la verifica della ragionevole perseguibilità del risanamento.

L’ulteriore potere/dovere a carico degli amministratori è disciplinato dall’articolo 120-bis del codice della crisi, secondo cui l’organo gestorio oltre all’intervento tempestivo in caso di indizi di crisi deve, altresì, attuare le operazioni societarie in esecuzione del piano predisposto per il suo superamento.

La mancata adozione di qualsivoglia misura organizzativa comporterà inevitabilmente una responsabilità dell’organo gestorio.

Il sistema di governance aziendale non è riferito solo all’organo amministrativo, che come sopra descritto ha in capo un nuovo onere, ma comprende anche l’organo gestorio che svolge la funzione di controllo relativamente all’operato degli amministratori.

Tale attività si divide in due differenti controlli: la revisione del bilancio e la vigilanza sull’osservanza della legge e dello statuto.

Il corretto funzionamento della governance permette di rilevare tempestivamente il rischio che sia pregiudicata la continuità aziendale e ridurre le conseguenze negative della crisi.

Ai sindaci, come ormai ben chiarito in dottrina, compete la vigilanza sull’osservanza della Legge e dello statuto ovvero la verifica della conformità degli atti e delle deliberazioni da parte degli organi societari con le rispettive norme di Legge nonché dello statuto.

Attività e funzioni ben distinte dal ruolo del revisore legale che ha come finalità quella dell’espressione di un giudizio in merito al fatto se il bilancio sia redatto, in tutti gli aspetti significativi, in conformità al quadro normativo di riferimento.

La distinzione tra le varie funzioni comporta che solo i membri del collegio sindacale sono incaricati della vigilanza circa l’istituzione e il corretto funzionamento degli assetti organizzativi, amministrativi e contabili anche in funzione della rilevazione tempestiva della crisi d’impresa e della perdita della continuità.

Tradotto nella pratica, i sindaci dovranno necessariamente richiedere con cadenza almeno trimestrale una situazione contabile il più possibile aggiornata tenendo presente che gli assetti possono definirsi adeguati solo se sono in grado di produrre tempestivamente le informazioni contabili necessarie al monitoraggio costante della gestione aziendale.

È inequivocabile che i controlli non debbano fermarsi alla sola visione della situazione contabile ma i sindaci dovranno analizzare, altresì, gli scostamenti tra i dati previsionali e i dati consuntivi, la regolarità degli incassi e dei pagamenti e il controllo di eventuali segnalazioni dei creditori qualificati.

Qualora da tale situazione emergessero delle criticità è auspicabile il confronto con il soggetto incaricato della revisione legale.

Nonostante il nuovo CCII non preveda più l’applicazione di indicatori specifici, è consigliabile per il collegio sindacale procedere comunque con l’analisi dei flussi di cassa prospettici sulla base delle previsioni del c.d. “cash flow”.

Tale controllo potrà avvenire utilizzando i calcoli previsti dal test pratico presente nella Sezione I del documento allegato al Decreto del Direttore generale degli affari interni del 28 settembre 2021.

Alla luce della ripartizione dei compiti e delle funzioni proprie degli amministratori, dei sindaci e dei revisori ne consegue che, per un corretto funzionamento della governance aziendale, è assolutamente necessaria la nomina sia dell’organo di controllo sia del revisore legale.

Infatti è auspicabile la reintroduzione dell’obbligo di nomina del collegio sindacale anche nelle società a responsabilità limitata che superavano determinati parametri (riforma del diritto societario del 2003).

Questo perché la possibilità di “scelta” tra organo di controllo o revisore – articolo 2477 cod. civ. – oltre a compromettere l’operato della governance aziendale, visto il necessario coordinamento tra organo di controllo e organo di revisione, potrebbe aggravare la responsabilità dell’organo amministrativo per non aver istituito un adeguato assetto organizzativo societario, in caso di perdita del capitale o di insolvenza.