Come gestire i carichi di lavoro nello studio professionale

Chissà quante volte come titolare di studio professionale ti sarai trovato di fronte a domande cruciali alle quali è difficile trovare risposte attendibili e certe, ad esempio:

• Incarichi di lavoro nella mia struttura sono bilanciati?
• Ci sono risorse poco sature?
• Possiamo acquisire nuovi clienti senza sovraccaricare il nostro team?
• A quale risorsa dovrei assegnare questi clienti?

Troppo spesso le risposte dipendono da sensazioni individuali, con il rischio di generare incomprensioni e fraintendimenti all’interno della struttura.

La verità è che capire quali sono i carichi di lavoro all’interno di uno studio professionale non è affatto semplice, ma la loro corretta gestione è una sfida cruciale che influisce direttamente sulla produttività dello studio e sul benessere del team.

Cosa si intende per carico di lavoro?

Prima di esplorare più nel dettaglio la gestione dei carichi di lavoro, è fondamentale avere chiaro cosa si intende per carico di lavoro e come misurarlo. Esso non è altro che l’insieme di attività utili che ogni risorsa riesce a gestire. Potremmo paragonarlo a uno zaino che ogni membro del team porta sulle proprie spalle.

L’elemento principale da considerare è che la percezione del carico di lavoro e l’effettivo carico di lavoro non coincidono: se assegnassimo uno zaino dello stesso peso a tutte le risorse, la percezione del carico sarebbe differente per ognuna di loro. Per questo motivo è necessario misurare nel modo più oggettivo possibile quanto peso ognuno abbia nello zaino. Nel caso dello studio professionale il peso è determinato dalle ore di lavoro necessarie per svolgere le attività.

La chiave per comprendere e gestire i carichi di lavoro sta quindi nell’abbandonare la percezione soggettiva e basarsi su dati oggettivi, e lo possiamo fare con l’aiuto di un sistema di pianificazione e controllo.

L’attività di pianificazione prevede l’assegnazione di ruoli e responsabilità in modo preciso a ciascun collaboratore. Per comprendere di quali attività ciascuna risorsa si stia occupando, parallelamente è necessario quantificare il tempo necessario per lo svolgimento delle attività tramite la creazione di budget orari. L’attività di controllo avviene attraverso la rilevazione dei tempi (con l’aiuto del Timesheet), essenziale per ottenere dati oggettivi che permettano di prendere decisioni direzionali consapevoli. L’analisi degli scostamenti tra i dati a preventivo e quelli a consuntivo permetterà di comprendere le principali inefficienze e di individuare le possibili soluzioni.

Come gestire i carichi di lavoro: best practice

Come implementare questo sistema di pianificazione e controllo?

Analizziamo ora nel dettaglio i principali step da seguire per riuscire a gestire correttamente i carichi di lavoro.

1. Determinare il carico di lavoro di ogni risorsa

Per determinare i carichi di lavoro è necessario partire dall’analisi dei clienti e dalla preventivazione, tramite budget orari, del tempo stimato da dedicare a ciascuno di essi per le attività ordinarie e ricorsive.

È fondamentale che questi budget siano basati il più possibile su dati “oggettivi”, caratteristici del cliente e non influenzati da altri fattori come la capacità commerciale di concordare un buon orario. È importante, inoltre, che questi budget siano creati consultando il collaboratore incaricato, in modo da tenere conto delle peculiarità del cliente.

Alle ore stimate tramite budget è necessario sommare la quantità di ore dedicate ad attività straordinarie: queste, non essendo per loro natura preventivabili, sono intercettate solo con la rilevazione delle attività.

Infine, è necessario considerare tutte le ore spese per attività interne/generiche che contribuiscono alla saturazione della struttura. Un buon criterio di allocazione è dedicare l’80% del tempo disponibile alle attività sui clienti e lasciare il restante 20% per le attività indirette.

2. Identificare le risorse troppo sature e poco sature

Grazie all’utilizzo dei budget orari e al monitoraggio delle attività, è possibile individuare le risorse sovraccaricate di lavoro. Essere in sovraccarico non significa necessariamente non essere in grado di completare le attività assegnate, ma sicuramente significa trovarsi a lavorare sotto stress o a dover rinunciare ad attività non essenziali, ma comunque utili per il buon funzionamento dello studio. Ad esempio, un professionista potrebbe dover rinunciare alla propria formazione e all’aggiornamento professionale a causa dell’elevato carico di pratiche da gestire.

La gestione delle risorse meno sature è altrettanto delicata. Il fatto che una persona non sia sovraccarica di lavoro non significa che non stia lavorando; potrebbe stare dedicando il proprio tempo a un’attività alternativa, come il controllo del lavoro svolto o il supporto ai colleghi.

Quando si valuta la saturazione delle risorse è importante integrare l’analisi con la competenza professionale, e talvolta è opportuno domandarsi: si tratta effettivamente di un eccesso di impegno o si sta lavorando su attività non remunerative? O forse c’è una questione di inefficienza e scarsa produttività? Conoscere i punti di forza e di debolezza dello studio aiuta a interpretare i dati provenienti dai budget e dal monitoraggio delle attività.

3. Redistribuzione dei carichi di lavoro

La redistribuzione degli incarichi e del lavoro rappresenta un punto delicato. Mantenere un equilibrio ottimale dei carichi è cruciale per promuovere un ambiente di lavoro sereno e produttivo. Per questo, è sempre fondamentale coinvolgere i collaboratori in modo che abbiano chiaro il fine ultimo della riallocazione degli incarichi: riequilibrare i carichi di lavoro con effetti positivi sull’intera struttura.

In conclusione, il successo della struttura è strettamente legato alla capacità e alla possibilità di ogni persona di gestire le corrette quantità di lavoro con le modalità e nelle tempistiche adeguate. Per questo motivo, è essenziale che ogni studio abbia visibilità di dati oggettivi dei carichi di lavoro della struttura, della distribuzione delle attività e dei tempi impiegati per svolgerle. Solo in questo modo si può prendere coscienza della situazione attuale e intervenire con le azioni necessarie per raggiungere i risultati desiderati.