Importante o urgente? Come gestire il tempo nello Studio Professionale

All’interno della quotidianità di qualunque studio professionale, ogni collaboratore si destreggia tra diverse responsabilità, numerosi compiti da portare a termine e scadenze da rispettare.

Spesso ci si può ritrovare a dover posticipare una consegna o combattere contro il tempo per rispettare la pianificazione delle fasi dei progetti attivi, con il rischio di ritardi e inefficienze all’interno dell’organizzazione.

È importante sviluppare un metodo per definire a quali attività dedicare energie e dei criteri che possano suggerire su cosa focalizzarsi.

Il time management inteso come “gestire il proprio tempo affinché si possano raggiungere obiettivi e risultati in modo efficace”, diventa essenziale, soprattutto perché a volte, il tempo che si ha a disposizione non è sufficiente al completamento di tutte le attività pendenti.

E quindi… Come fare?

Primo passo: distinzione

È necessario fare una distinzione tra termini molto simili tra loro: priorità, urgenza e importanza.

La priorità, nel processo di decision making, è la variabile che influenza la scelta in merito a quale compito dedicare un’attenzione primaria. Definisce un ordine con cui adempiere alle diverse attività che si devono svolgere in un ristretto arco di tempo.

La priorità è composta da due elementi:

• l’urgenza è connessa ad una dimensione temporale ed oggettiva. Un’attività è urgente se nasce da un imprevisto o se ha una deadline estremamente vicina che richiede una risposta rapida e immediata. Se trascurata può portare conseguenze negative, soprattutto nel breve periodo.
• l’importanza è invece un fattore soggettivo che può spesso variare in funzione della scala valoriale di ogni persona e del contesto in cui si trova. Può avere dei risvolti estremamente significativi nel lungo periodo, infatti, il raggiungimento di obiettivi e aspirazioni future è dettato dal dare il giusto peso a quelle attività a maggior valore.

Secondo passo: mappare le attività

Ogni mattina prima di iniziare ad immergersi nella giornata lavorativa, è bene stilare un elenco delle attività che bisogna portare a termine.

Lo strumento che può essere d’aiuto ad ogni risorsa dello studio e supportare il professionista nella gestione dei carichi di lavoro è “la matrice di Eisenhower”.

Il generale Dwight Eisenhower, per incrementare la propria produttività e avere un livello di efficienza ed efficacia costante nel tempo, ha strutturato una semplice matrice che permette di mappare le attività a livello visivo, in quattro quadranti distinti, rispetto l’importanza e l’urgenza dei compiti.

Approfondita successivamente da Stephen Covey nel best seller “7 habits of highly effective people”, la matrice indica, mediante la combinazione delle due componenti, le azioni da attivare per le diverse tipologie di attività e l’ordine con cui portale a termine.

Terzo passo: azioni da attivare

Il primo quadrante relativo alle attività che sono ad alto valore e che non possono essere rimandate, sono quelle che acquisiscono la priorità su tutte le altre. È il quadrante che richiede la massima attenzione e un intervento tempestivo in prima persona, perché sono compiti che possono avere sviluppi estremamente significativi.

Il secondo e il terzo quadrante, prevedono che una delle due variabili prevarichi sull’altra. In questi casi, a quale categoria di compiti dare prevalenza?

Eisenhower e Covey concordano sul presente assunto: “l’importanza domina sull’urgenza”.

La tentazione di reagire all’urgente può distogliere infatti dai progetti veramente importanti che possono contribuire alla crescita professionale e all’ottimizzazione del contesto lavorativo.

Le attività presenti nel secondo quadrante, perciò, essendo progetti che si sviluppano in un arco temporale esteso, necessitano di essere pianificate e programmate a livello settimanale o mensile affinché si possano realizzare i progetti in modo sostenibile.

Per la categoria di attività che richiedono attenzione per il semplice fatto che hanno acquisito urgenza, ma non apporteranno miglioramenti o benefici (terzo quadrante), è richiesta una reazione rapida. Per questo motivo il consiglio è di delegare questi adempimenti a collaboratori o cercare quanto più di ridurli mediante la pianificazione temporale e l’automatizzazione dei processi.

Il quarto quadrante è costituito invece, da tutti quei compiti che potrebbero essere definiti “ladri di tempo”. Infatti, si tratta di mere incombenze che è importare eliminare o per lo meno ridimensionare in quanto superflue.

In conclusione, il time management, mediante la matrice di Eisenhower che permette di prioritizzare le attività analizzandole e valutando le diverse strategie con cui portarle a termine, consente di agire in modo proattivo e pianificato nella vita professionale di tutti i giorni.

Tenere distinta l’importanza dall’urgenza, quando bisogna definire le priorità di azione, permette di ritornare padroni del proprio tempo.

Saper dire di “no”, delegare attività a poco valore aggiunto e pianificare anziché reagire, permette poi di non trascurare tutti quei progetti, davvero importanti, che contribuiranno alla crescita professionale e organizzativa del proprio studio.