Excel: un potente strumento per il Controllo di Gestione e la costruzione di modelli di budget personalizzati

Power Query è uno strumento straordinario per la raccolta, la trasformazione e la pulizia dei dati. Consente di importare dati da diverse fonti (come database, file CSV, tabelle di Excel, file pdf e siti web) e di trasformarli in modo da renderli pronti per l’analisi. Le trasformazioni possono includere la rimozione di duplicati, la modifica dei tipi di dati, l’unione di tabelle, oltre che la correzione di errori originari di imputazione e la pulizia dei dati.

Una delle caratteristiche più potenti di Power Query è la capacità di automatizzare questi processi, riducendo significativamente il tempo necessario per la preparazione dei dati. Una volta configurata una dashboard, i dati vengono automaticamente aggiornati ogni volta che viene aggiunto o modificato qualche dato senza dover ripetere correzioni, lunghe e noiose operazioni ed evitando errori e dimenticanze tipiche dell’attività manuale.

Per i professionisti del controllo di gestione, Power Query è essenziale per consolidare dati provenienti da varie fonti aziendali e prepararli per l’analisi senza richiedere lunghe elaborazioni ed operazioni da gestite manualmente dall’utente. Lo strumento Power query tiene memoria delle operazioni che vengono effettuate sulla base dati e le applica automaticamente ogni volta che quest’ultima viene modificata. Ad esempio, è possibile raccogliere dati di vendita da diversi punti vendita e uniformarli in un unico formato per un’analisi più completa ed efficiente senza dover ripetere tutte le folte le aggregazioni, le correzioni e le elaborazioni sui dati.

Power Pivot consente, invece, di eseguire analisi complesse su grandi volumi di dati, superando i limiti di Excel tradizionale in termini di righe e colonne. Questo strumento permette di creare modelli di dati relazionali all’interno di Excel, collegando tabelle tra loro e definendo relazioni, proprio come in un database relazionale. Power Pivot, con le sue capacità di modellazione dei dati, permette con un click di creare relazioni complesse tra le diverse tabelle importate, rendendo possibile la visualizzazione di report che integrano molteplici variabili e fonti di dati in un’unica visualizzazione.

Con Power Pivot o, più semplicemente con le funzioni integrate delle tabelle pivot non è più il professionista che crea le formule, ma è Excel che si occupa di costruire report che svolgano calcoli complessi e forniscano i risultati desiderati.

Con Power Pivot, i professionisti possono costruire modelli di budget personalizzati che tengono conto di molteplici variabili e scenari. Ad esempio, è possibile creare un modello che integri dati storici di vendita, previsioni di mercato, e costi operativi per simulare diversi scenari di budget e identificare le migliori strategie aziendali. Inoltre, la possibilità di utilizzare il linguaggio DAX (Data Analysis Expressions) permette di creare calcoli complessi, KPI e metriche personalizzate direttamente all’interno del modello.

Le nuove formule di Excel, come FILTRA, CERCA.X, SEQUENZA e UNICO, hanno ampliato le capacità di analisi dei dati, consentendo ai professionisti di costruire modelli più versatili e precisi senza necessariamente dover ideare formule complesse.

• FILTRA: questa funzione permette di estrarre dati specifici da un set di dati in base a criteri definiti dall’utente. Ad esempio, si può utilizzare FILTRA per visualizzare solo i dati relativi a un certo reparto o periodo temporale, facilitando l’analisi mirata e la creazione di report dinamici.
• CERCA.X: evoluzione della classica CERCA.VERT, CERCA.X permette di cercare un valore in una matrice e restituire corrispondenze non solo in verticale ma anche in orizzontale, offrendo maggiore flessibilità nella ricerca e nella gestione dei dati. CERCA.X può essere utilizzata per creare tabelle di riepilogo che si aggiornano automaticamente quando vengono modificate le condizioni di ricerca.
• CONVALIDA DATI: questa funzione è cruciale per garantire l’integrità dei dati inseriti nei modelli di Excel. Permette di impostare regole di validazione che impediscono l’immissione di dati errati, migliorando la qualità e l’affidabilità delle analisi.
• FILTRI INTERATTIVI (slicers): i filtri in Excel sono sempre stati utili, ma ora possono essere combinati con le nuove formule per creare dashboard interattive e report dinamici che si aggiornano automaticamente quando cambiano i dati di input. Gli slicers permettono agli utenti di filtrare i dati con un solo clic, aggiornando in tempo reale grafici e tabelle collegate. Combinando queste funzionalità con Power Pivot e le nuove formule, si possono creare dashboard che non solo mostrano dati statici, ma che rispondono immediatamente alle esigenze dell’utente, offrendo una visione personalizzata e mirata.

L’evoluzione di Excel lo ha reso uno strumento imprescindibile per i professionisti del controllo di gestione e per chi si occupa di budget e analisi finanziaria. L’integrazione di Power Query, Power Pivot e delle nuove formule avanzate permette di superare i limiti del passato, consentendo la creazione di modelli personalizzati, analisi complesse e report dinamici. È ora di abbandonare l’idea di Excel come semplice archivio dati e iniziare a sfruttarne il pieno potenziale come strumento avanzato di analisi e gestione. Iniziare ad utilizzare queste funzioni di Excel permette, inoltre, ai professionisti, di approcciare in modo graduale le tecniche di business intelligence più avanzate oggi disponibili per rendere i servizi offerti sempre più innovativi ed efficienti.

Con queste potenti funzionalità a disposizione, i professionisti possono ottimizzare i processi aziendali, prendere decisioni più informate e migliorare la performance complessiva dell’organizzazione.