La vigilanza del sindaco nelle società con amministratore unico

La Norma 4.4 fissa un principio generale secondo cui, in presenza di un amministratore unico, il collegio sindacale è tenuto a chiedere informazioni a tale soggetto con una cadenza almeno semestrale, in condizioni ordinarie; laddove emergessero delle situazioni che facessero emergere “rischi significativi” o sintomi di “crisi d’impresa” sarebbe opportuno – afferma la Norma di comportamento – che tali informazioni venissero assunte invece ogni trimestre. Aggiungiamo noi che, in circostanze particolari, la sensibilità professionale del sindaco potrà indurre a una richiesta di informativa all’amministratore unico o, ove designati, a procuratori speciali della società, o anche a responsabili di funzione, con una frequenza ancora più ravvicinata.

L’oggetto delle richieste di informativa del Collegio sindacale è rappresentato, soprattutto, dai contenuti delle decisioni più rilevanti e dei fatti di gestione che possono essere fonte di rischi significativi per la società.

Circa le modalità con cui il flusso informativo dall’amministratore unico al Collegio sindacale può trovare concretizzazione, la Norma di comportamento riporta le seguenti:

• richieste formulate per iscritto, a mezzo PEC inviata di norma dal Presidente del Collegio sindacale previa condivisione con gli altri membri o, se del caso, a maggioranza;
• consultazione del libro delle determine dell’amministratore unico, ove questo fosse istituito e la prassi o lo statuto societario ne prevedessero la formalizzazione;
• richieste a mezzo posta elettronica ordinaria;
• interlocuzioni verbali in occasione delle periodiche attività di verifica.

Rimane sempre, anche in questa circostanza, la raccomandazione per cui il Collegio sindacale è bene che trasmetta all’amministratore il proprio verbale, o che ne chieda la sottoscrizione a titolo di conferma circa il fatto che quanto ivi riportato corrisponda alle informazioni fornite dall’amministratore stesso; una prassi, questa, che viene tuttavia raramente applicata nella pratica professionale, ricorrendo più spesso alla trasmissione del verbale per conoscenza a mezzo strumenti elettronici, quando in esso sono appunto riportate informazioni rilevanti verbalmente riferite dalla persona dell’amministratore.

Qualora il Collegio sindacale si dovesse imbattere nella posizione dell’amministratore unico che rifiuta di fornire le informazioni e i dati richiesti, subentrano allora i poteri reattivi di indagine, segnalazione e intervento, tuttavia, assai complicati da porre concretamente in essere; nei casi più gravi, si può giungere anche all’adozione delle iniziative che sono oggetto di disamina nelle Norme 6.2 (il risconto di fatti censurabili) e 6.4 (la denuncia ai sensi dell’articolo 2409, cod. civ.).

Va da sé che, anche in presenza di un amministratore unico, il Collegio sindacale sarà chiamato a vigilare sulla adeguatezza dell’assetto organizzativo della società; sarà, quindi, assai rilevante che il sistema organizzativo e di governance della società contempli un’adeguata adozione di deleghe di funzione per assicurare la conduzione degli affari e il funzionamento di sistemi di controllo e di verifica. La concentrazione dei poteri gestori nella figura dell’amministratore unico, infatti, non esime costui dal dovere di assicurare che l’organizzazione aziendale sia dotata di un sistema organizzativo adeguato alle sue dimensioni, la natura dell’attività svolta e la sua complessità.