Agenzie viaggi: adempimenti per l’avvio attività

L’attività di agenzia viaggi e turismo, infatti, è soggetta al rilascio di apposita licenza, la quale ad oggi è rappresentata dalla ricevuta di deposito della SCIA (Segnalazione Certificata di Inizio Attività) all’amministrazione competente, contenente in allegato tutti i documenti necessari: l’attività può essere iniziata dalla data di presentazione della Segnalazione.

Analizziamo ora tutti gli adempimenti e i requisiti necessari per poter avviare una attività di agenzia viaggi e turismo.

Scelta della forma giuridica ed iscrizione in CCIAA e AdE

Per quanto riguarda la forma giuridica non vi sono vincoli di sorta e l’attività può essere avviata sotto forma di ditta individuale, società di persone o società di capitali.

Nel caso di costituzione di società, si consiglia di porre particolare attenzione all’oggetto sociale: alcune regioni (come ad esempio la regione Lazio) richiedono che sia presente uno specifico oggetto come esplicitato in apposita legge regionale. Si consiglia quindi di accertarsi di questa eventualità prima di sottoscrivere l’atto notarile.

In fase di iscrizione in Camera di commercio l’impresa (ditta individuale o società) verrà inserita come “inattiva” in quanto è assolutamente necessario, per la pratica di Segnalazione Certificata di Inizio Attività (SCIA), essere in possesso di numero REA e codice iscrizione in CCIAA: solo in un secondo momento, una volta inoltrata la SCIA all’amministrazione competente, sarà possibile comunicare l’avvio attività.

In questa fase verrà anche effettuata l’iscrizione in Agenzia delle Entrate, con rilascio della partita Iva, e la scelta del codice ateco: 79.11.00 per l’attività di agenzia viaggi o 79.12.00 per l’attività di tour operator.

Il codice 79.11.00 identifica l’attività delle agenzie principalmente impegnate nella vendita di viaggi, tour, servizi di trasporto e alloggio, fornitura di informazioni e consigli, pianificazione dei viaggi, organizzazione di viaggi su misura; mentre il codice 79.12.00 identifica l’attività di organizzazione e gestione di viaggi turistici venduti da agenzie di viaggio o direttamente dai tour operator.

Inoltro della SCIA

L’esercizio delle attività è soggetto alla preventiva presentazione di una SCIA su modello comunale: è quindi necessario verificare il modello approvato dal comune competente per territorio.

Il modello deve contenere una serie di informazioni e riferimenti ad allegati obbligatori, come definiti dalla norma nazionale sopra citata e dalle eventuali norme regionali che possono fissare ulteriori requisiti o specificità.

Denominazione o ragione sociale

Le agenzie di viaggio e turismo adottano denominazioni o ragioni sociali, anche in lingua straniera, che non traggano in inganno il consumatore sulla legittimazione allo svolgimento dell’attività. È vietato l’uso di parole e locuzioni, anche in lingua straniera, idonee ad indurre confusione sulla legittimazione allo svolgimento dell’attività (articolo 18, comma 5, D.Lgs. 79/2011).

L’ente preposto ai controlli è tenuto a verificare che la denominazione prescelta non sia uguale o simile ad altre adottate da agenzie già operanti sul territorio nazionale, fermo restando che non può, in ogni caso, essere adottata la denominazione di comuni, province o regioni italiane: a tal fine è opportuno verificare sull’apposito sito internet www.infotrav.it  – la banca dati nazionale delle agenzie viaggi presenti sul nostro territorio, curata dal Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo – che il nome scelto per l’agenzia in apertura non sia già presente, nemmeno in forme simili o assimilabili.

Alcune città metropolitane o comuni (ad esempio Roma, invece non Milano) richiedono che il nome sia preventivamente “prenotato” con apposita domanda a mezzo PEC, e solo successivamente all’accettazione della prenotazione venga inoltrata la SCIA.

Polizza assicurativa RC obbligatoria

Per lo svolgimento della loro attività, le agenzie di viaggio e turismo stipulano congrue polizze assicurative a garanzia dell’esatto adempimento degli obblighi assunti verso i clienti con il contratto di viaggio in relazione al costo complessivo dei servizi offerti (articolo 19, D. Lgs. 79/2011).

I massimali varieranno a seconda della modalità di svolgimento dell’attività (vendita diretta al pubblico – cosiddetta “licenza A” – oppure senza vendita diretta al pubblico – cosiddetta “licenza B” – oppure entrambe – cosiddetta “licenza A+B”).

Le polizze assicurative devono specificare i criteri di determinazione del premio, nonché i massimali di risarcimento e le specifiche clausole volte ad assicurare la liquidazione, a breve termine, del risarcimento dovuto all’utente dei servizi turistici in conseguenza della mancata o difettosa prestazione di servizi da parte dell’agenzia di viaggio e turismo.

Annualmente l’agenzia viaggi invierà all’ente competente per territorio la documentazione comprovante l’avvenuta copertura assicurativa dell’attività autorizzata per l’anno successivo.

Cauzione o deposito

In diverse regioni (ad esempio in Lombardia, ma non in Piemonte) era inoltre obbligatorio il versamento di apposito deposito cauzionale o polizza fideiussoria alternativa, del valore determinato da ogni singola regione (tendenzialmente pari ad euro 20.000).

Questo deposito cauzionale aveva la funzione di copertura di eventuali versamenti dovuti per sanzioni o azioni disciplinari o importi non versati.

Oggi tale adempimento è stato soppresso.

Direzione tecnica

Ogni agenzia viaggi o tour operator deve nominare un direttore tecnico (articolo 20, D.Lgs. 79/2011), cioè un soggetto esplicitamente preposto alla conduzione dell’attività tecnica, e quindi con precise responsabilità relativamente alla gestione tecnica delle operazioni svolte (solo tecnica, quindi non amministrativa o legale o di rappresentanza).

Il direttore tecnico è quindi una figura completamente diversa da quella dell’amministratore della società (ma che può essere ricoperta anche dallo stesso amministratore) con caratteristiche e responsabilità ben precise.

La norma di riferimento è la L. 217/1983, la quale prevede il possesso di determinati requisiti professionali (conoscenza dell’amministrazione e organizzazione delle agenzie di viaggi; conoscenza di tecnica, legislazione e geografia turistica; conoscenza di almeno due lingue straniere).
In particolare, i requisiti professionali sono fissati da apposito decreto ministeriale e i registri dei direttori tecnici sono tenuti ed aggiornati dalle varie regioni, mentre gli esami abilitanti vengono organizzati dalle province (città metropolitane).

Caratteristica fondamentale che deve possedere ogni direttore tecnico è quella di svolgere con carattere di continuità ed esclusività la propria attività: diverse, però, sono le limitazioni poste dalle varie regioni.

In alcune, infatti, il rapporto deve essere di esclusività con una ed una sola agenzia viaggi (Lombardia), in altre (Veneto) è concesso che, in caso di affiliazione commerciale (tipicamente i network), il direttore tecnico dell’affiliante rivesta la funzione di direttore tecnico dell’agenzia di viaggi affiliata.

Conseguentemente la forma di collaborazione con il direttore tecnico non ha vincoli particolari: può essere sia di lavoro autonomo che di collaborazione/lavoro dipendente: è però necessario porre attenzione alle richieste di determinati enti che impongono l’assunzione con contratto di lavoro registrato (vedi ad esempio il comune di Milano).

Disponibilità dei locali

Infine, per attività non online, è necessario avere la disponibilità dei locali ove viene svolta l’attività aperta al pubblico, con deposito unitamente alla SCIA di copia del contratto di locazione, o di comodato, o di rogito di acquisto in caso di proprietà, oltre alla chiara separazione da ogni altra attività economica (non è quindi possibile la condivisione dei locali con altre attività che possano ingenerare confusione nei clienti). Molti enti richiedono anche che sia predisposta adeguata documentazione comprovante il rispetto di determinati requisiti aero/illuminanti attraverso apposita relazione vistata da tecnico competente in materia.

Ulteriore documentazione

Infine, sono diverse e molteplici le richieste che le diverse città metropolitane o comuni richiedono per l’avvio dell’attività: alcuni (ad esempio Roma) richiedono certificato di possesso del dominio internet con il quale verrà svolta l’attività, per le agenzie di viaggi online o il versamento di una tassa di concessione regionale annuale; altri (ad esempio Milano) non accettano SCIA presentate via PEC ma solo ed esclusivamente in forma cartacea; altri comuni richiedono il deposito degli orari di apertura dell’agenzia viaggi.

Si consiglia quindi di accertarsi, visitando gli appositi siti internet istituzionali, degli eventuali adempimenti specifici richiesti da ogni comune/città metropolitana.