Annotazione delle fatture emesse e delle fatture ricevute

Alla luce dei principi generali dell’ordinamento, tra cui quello di tenuta di un’ordinata contabilità, la numerazione e registrazione dovranno sempre consentire di rinvenire con chiarezza il mese di riferimento (ossia di effettuazione dell’operazione) cui la fattura inerisce ed in relazione al quale sarà operata la liquidazione dell’imposta. Le regole di effettuazione ai fini Iva sono quelle disciplinate dall’articolo 6 D.P.R. 633/1972: il momento del pagamento per le prestazioni di servizi, la consegna o spedizione nelle vendite di beni, ecc.

Si propone un esempio tratto dalla circolare AdE 14/E/2019. In caso di cessioni di beni, con consegne accompagnate da documenti di trasporto del 2, 10 e 28 settembre 2019, è possibile indicare come data della fattura differita quella dell’ultima consegna, ossia il 28 settembre, anche se materialmente la fattura può essere generata e trasmessa al Sistema di interscambio successivamente (ad esempio l’8 ottobre, la numero 1000). Tale fattura differita, emessa l’8 ottobre 2019, potrà essere annotata entro il 15 ottobre con riferimento al mese precedente di effettuazione (settembre), concorrendo alla relativa liquidazione dell’Iva (per i contribuenti con liquidazione mensile, entro il 16 ottobre).

Inoltre, la società potrebbe aver emesso una fattura immediata il 1° ottobre, con il numero 990, per un’operazione dello stesso giorno e contemporaneamente annotata.

I principi citati impongono che la fattura differita dell’esempio precedente (la numero 1000) possa essere distinta da quelle immediate emesse nel frattempo (la numero 990) utilizzando, ad esempio, una specifica codifica, i registri sezionali o altro metodo ritenuto idoneo che consenta l’imputazione corretta dell’imposta nel periodo di riferimento.

In ogni caso, il nuovo termine di annotazione delle fatture emesse, ossia entro il 15 del mese successivo all’effettuazione, ha valenza generale, con l’unica eccezione delle c.d. “triangolazioni nazionali” di cui all’articolo 21, comma 4, lett. b), D.P.R. 633/1972; trattasi delle cessioni di beni effettuate dal cessionario nei confronti di un soggetto terzo per il tramite del proprio cedente, con fattura emessa entro il mese successivo a quello della consegna o spedizione dei beni. Tali operazioni potranno essere registrate entro il giorno 15 del mese seguente a quello di emissione (e con riferimento al medesimo mese) e, dunque, riprendendo l’esempio precedente, entro il 15 novembre 2019.

Le modifiche legislative non hanno toccato, invece, l’articolo 23, comma 2, del decreto Iva, secondo cui: “per ciascuna fattura devono essere indicati il numero progressivo e la data di emissione […]”.

Tuttavia, il riferimento alla “data di emissione” deve essere letto, alla luce del mutato quadro tecnico-normativo, come data della fattura.

Ne deriva, considerata la finalità dell’articolo 23 del decreto Iva, volto in primo luogo, alla corretta liquidazione dell’imposta, che la data riportata nel campo “Data” della sezione “Dati Generali” del file della fattura elettronica – coerente con l’effettuazione dell’operazione, l’esigibilità dell’imposta e la relativa liquidazione – coincide con quella che è possibile indicare nel registro delle fatture emesse.

Per quanto riguarda la registrazione delle fatture di acquisto, l’articolo 13 D.L. 119/2018 ha soppresso l’obbligo di numerare in ordine progressivo le fatture e le bollette doganali, ma la numerazione può continuare ad essere attribuita se ciò risulta più utile per il contribuente.

Ai fini della detrazione Iva, l’articolo 14 D.L. 119/2018 ha stabilito che entro il giorno 16 di ciascun mese, il contribuente determina l’Iva esigibile del mese precedente e l’Iva detraibile risultante dalle annotazioni eseguite sulla base dei documenti di acquisto di cui è in possesso e per i quali il diritto alla detrazione viene esercitato nello stesso mese.

Riprendendo l’esempio precedente della fattura differita con tre consegne effettuate nel mese di settembre, documentata tramite fattura datata 28 settembre ma trasmessa (emessa) l’8 ottobre, si ipotizzi che il cessionario riceva il file fattura il 10 ottobre; l’annotazione nel registro degli acquisti entro il giorno 15 ottobre, consentirà la detrazione con riferimento al mese di settembre 2019.

Pertanto, ai fini della detraibilità dell’imposta, è necessaria sia la ricezione che l’annotazione del documento entro il 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione.

Fanno eccezione i documenti di acquisto relativi ad operazioni effettuate nell’anno precedente.