Assemblee “a distanza” sempre possibili fino al 31 luglio 2023
di Fabio LanduzziIn sede di conversione in Legge del Decreto Milleproroghe 2023 (D.L. 198/2022), con l’inserimento del comma 10-undecies, all’articolo 3, vengono prorogate a tutto il 31 luglio 2023 le disposizioni che consentono nelle Spa, Sapa, Srl, società cooperative e mutue assicuratrici:
- anche in deroga alle disposizioni statutarie, l’espressione del voto in via elettronica o per corrispondenza, e l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione;
- di svolgere le assemblee, a prescindere dalle disposizioni statutarie, anche esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione che garantiscano l’identificazione dei partecipanti, la loro partecipazione e l’esercizio del diritto di voto, senza richiedere la necessità che il presidente, il segretario o il Notaio si trovino nel medesimo luogo.
È poi consentito che per le Srl, anche in deroga a quanto previsto dall’articolo 2479, comma 4, cod. civ., e alle disposizioni statutarie, che l’espressione del voto possa avvenire mediante consultazione scritta o per consenso espresso per iscritto.
È importante sottolineare che per poter beneficiare di queste semplificazioni, l’assemblea dei soci deve essere “tenuta” entro la data del 31 luglio 2023, e non semplicemente “convocata”; analogamente, nelle Srl, la decisione in forma di consultazione scritta o di consenso espresso per iscritto dovrà essere perfezionata entro tale data.
Per quanto concerne il ricorso alle modalità di tenuta “a distanza” delle adunanze dell’organo amministrativo delle società, e del Collegio sindacale, seppure in assenza di specifiche indicazioni normative, l’opinione della dottrina prevalente, a cui si ritiene di accedere, è in senso del tutto favorevole.
Diversamente, non si ha nessuna proroga, come peraltro nemmeno si ebbe nel 2022, per quanto concerne la convocazione dell’assemblea dei soci chiamata all’approvazione del bilancio dell’esercizio chiuso al 31 dicembre 2022, così che l’adunanza dei soci dovrà essere convocata entro l’ordinario termine dei 120 giorni dalla data di chiusura dell’esercizio, salvo che ricorrano le condizioni previste dall’articolo 2364, comma 2, cod. civ., e ammesse dallo statuto, affinché gli amministratori possano usufruire del maggiore termine dei 180 giorni.
In tema di assemblea tenuta attraverso l’impiego di mezzi di telecomunicazione, è opportuno distinguere fra:
- l’’assemblea “ibrida”, in cui accanto allo svolgimento dell’assemblea in un luogo fisico preordinato in cui i partecipanti possono fisicamente accedere, viene ammessa anche la partecipazione mediante mezzi di telecomunicazione;
- l’assemblea “virtuale”, in cui l’intera adunanza è organizzata con modalità di partecipazione “a distanza” e mediante l’impiego di mezzi di telecomunicazione, sicché manca un “luogo” fisico dove i partecipanti possono recarsi e partecipare alla riunione.
La norma in questione ha quindi il vantaggio di legittimare, senza ulteriori condizioni, entrambe le tipologie di assemblee con modalità “a distanza”, e soprattutto avalla la modalità “virtuale” anche in assenza di disposizioni statutarie ad hoc che, secondo una parte della dottrina, sarebbero altrimenti necessarie alla luce del fatto che il sistema civilistico sarebbe imperniato sull’idea della riunione fisica, con la conseguenza che gli amministratori avrebbero l’onere di dover convocare l’adunanza in “luogo” fisico, salvo che lo statuto non disponesse, appunto, diversamente.
Un tema delicato riguarda la predisposizione dell’avviso di convocazione di un’assemblea da tenersi mediante l’impiego di strumenti di telecomunicazione.
La dottrina non ha posizioni univoche in merito; pare condivisibile l’orientamento secondo il quale non sarebbe strettamente necessario, per la regolarità dell’iter di convocazione, che l’avviso trasmesso ai partecipanti secondo le modalità di rito, previste nello statuto rechi già in dettaglio gli strumenti e le modalità con le quali potrà avvenire il collegamento all’assemblea; all’avviso di convocazione, potrà infatti seguire una successiva comunicazione trasmessa a tutti i destinatari, recante l’indicazione dei mezzi utilizzabili, i codici per il collegamento, ecc.
E questa comunicazione, che ha una natura tecnica, non richiederebbe che per la sua trasmissione siano adottati i criteri prescritti dallo statuto per l’invio dell’avviso di convocazione, potendo avvenire anche utilizzando altri e diversi mezzi (ad esempio, comunicazioni ad hoc a mezzo posta elettronica, sito internet della società, ecc.).
Infine, ulteriore tema molto delicato e discusso è quello relativo al “luogo di convocazione” di un’assemblea da tenersi in modalità “virtuale”, ossia esclusivamente con mezzi di telecomunicazione.
Seppure in assenza di un’unanimità interpretativa, pare condivisibile l’opinione di quanti in dottrina e nella prassi notarile ritengono che nelle assemblee “virtuali” il “luogo di convocazione” non esista, inteso come uno spazio fisico in cui l’adunanza si tiene; perciò, ne potrebbe essere omessa l’indicazione nell’avviso di convocazione, poiché la stessa sarebbe priva di un’oggettiva utilità.
Naturalmente, questo non significa che non si possa indicare un “luogo” nell’avviso di convocazione di un’assemblea “virtuale”, ma solo che questa informazione non sarebbe comunque dirimente per la regolarità dell’iter, in quanto elemento privo di un concreto rilievo giuridico, ossia non rappresentativo del concetto di “luogo di convocazione” dell’assemblea, nel comune significato civilistico del termine.
