Assemblee e Cda in remoto con emergenza Coronavirus

È bene ricordare, in primo luogo, che le disposizioni del codice civile (post riforma del diritto societario del 2003) prevedono che lo statuto delle società possa consentire che le riunioni assembleari e quelle del consiglio di amministrazione possano tenersi anche mediante mezzi di telecomunicazione.

In particolare, l’articolo 2370, comma 4, cod. civ. dispone che “lo statuto può consentire l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione ovvero l’espressione del voto per corrispondenza o in via elettronica. Chi esprime il voto per corrispondenza o in via elettronica si considera intervenuto all’assemblea”.

Per quanto riguarda, invece, l’organo amministrativo, l’articolo 2388, comma 1, secondo periodo, cod. civ. stabilisce che “lo statuto può prevedere che la presenza alle riunioni del consiglio avvenga anche mediante mezzi di telecomunicazione“.

Nella prassi, gli statuti delle società che hanno inserito la possibilità di tenere le riunioni dell’assemblea e del consiglio di amministrazione anche mediante “mezzi di telecomunicazione” (che si esplicitano in audio o videoconferenze) prevedono la necessità che il Presidente ed il Segretario si trovino nello stesso luogo.

In deroga a tale principio, l’indicazione contenuta nel D.P.C.M. 08.03.2020, tenuto conto che è necessario in questo periodo evitare i contatti sociali e personali, consente di svolgere le riunioni assembleari e dell’organo amministrativo anche se il Presidente ed il Segretario non si trovino nello stesso luogo (e a prescindere dalla qualifica di tale ultimo soggetto, nel senso che l’apertura del Decreto riguarda sia le assemblee ordinarie sia quelle straordinarie).

È del tutto evidente che l’intervento dei Notai si rende quanto mai opportuno in questo periodo in cui si stanno avvicinando le scadenze per l’approvazione dei progetti di bilancio da parte degli organi amministrativi, e, successivamente, dei bilanci da parte delle assemblee (ferma restando la probabilità che un intervento normativo consenta uno slittamento “tout court” dei termini ordinari di 120 e di 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio previsti dalla legge).

Come noto, lo slittamento del termine ordinario di 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio ai 180 giorni è consentito solamente in presenza di una clausola dello statuto e laddove ricorrano circostanze oggettive legate alla struttura o all’oggetto della società.

La Massima in commento è sicuramente utile in quanto evidenzia che le misure contenute nel D.P.C.M. 08.03.2020 superano eventuali mancanze dello statuto (ossia della clausola che consenta le riunioni “non fisiche”) ovvero clausole che richiedano la presenza nello stesso luogo del Presidente e del Segretario.

Resta ovviamente aperta la questione di prevedere dei sistemi o delle procedure che consentano di garantire una corretta identificazione delle persone che partecipano alla riunione in remoto, soprattutto in quelle situazioni di società con molti soci o con diversi componenti dell’organo amministrativo (per i quali non sempre si ha una conoscenza diretta).

È usuale, in questi casi, fornire al socio o al componente dell’organo amministrativo un codice da digitare (sul telefono o all’interno di un programma software) al fine di poter garantire una corretta identificazione e presenza alla riunione.

Al contrario, nelle società “familiari” non si presentano particolari questioni, tenendo conto che il Presidente (o il Segretario) hanno una diretta conoscenza con i componenti degli organi sociali, ragion per cui sarà più facile l’identificazione degli stessi.