Si evidenzia che il collegio sindacale/incaricato della revisione può anche rinunciare ai quindici giorni di tempo, dichiarando di essere comunque in grado di predisporre le relazione nei tempi utili per il deposito presso la sede della società.
Il termine per la trasmissione del progetto di bilancio e della relazione sulla gestione all’organo di controllo va quindi individuato a ritroso: a partire dalla data di convocazione dei soci fissata dall’organo amministrativo.
Se pertanto l’approvazione è fissata, ad esempio, al 24 aprile, gli amministratori devono predisporre il progetto di bilancio e trasmetterlo all’organo di controllo entro il 25 marzo.
Una volta predisposto il progetto di bilancio, per consentirne ai soci un’adeguata conoscenza, l’organo amministrativo deve inoltre procedere al suo deposito presso la sede della società almeno quindici giorni prima del termine fissato per l’assemblea di approvazione.
In particolare i documenti da depositare entro tale termine sono:
- il bilancio d’esercizio (stato patrimoniale, conto economico, rendiconto finanziario e nota integrativa);
- la relazione sulla gestione;
- la relazione del collegio sindacale;
- la relazione del soggetto in caricato della revisione legale dei conti;
- il bilancio delle società controllate (o, per quelle incluse nel consolidamento, il prospetto riepilogativo dei dati essenziali dell’ultimo bilancio delle medesime) e un prospetto riepilogativo dei dati essenziali dell’ultimo bilancio delle società collegate.
Fondamentale è pertanto la fissazione della data di convocazione dell’Assemblea ai fini dell’approvazione del bilancio.
Il termine di convocazione dell’Assemblea:
- è fissato dallo statuto/atto costitutivo;
- non può essere superiore a 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio sociale.
Lo statuto può tuttavia prevedere un termine maggiore, comunque non superiore a 180 giorni, nel caso di:
- società obbligate alla redazione del bilancio consolidato, stante la necessità di reperire le informazioni dalle società incluse nel consolidamento;
- particolari esigenze relative alla struttura e all’oggetto della società, che devono essere riconosciute dagli amministratori con specifica delibera da adottarsi prima del termine ordinario dei 120 giorni e che gli stessi devono evidenziare nell’ambito della relazione sulla gestione o, in caso di bilancio informa abbreviata, nella nota integrativa.
Tra le circostanze al ricorrere delle quali si può configurare la proroga si rinvengono:
- le dimissioni degli amministratori in prossimità del termine ordinario di convocazione dell’assemblea, con nuovi amministratori che necessitano di un adeguato lasso temporale per raccogliere i dati contabili e verificarli;
- l’ampliamento dell’organizzazione territoriale della società a cui non corrisponde ancora un adeguamento della struttura amministrativa;
- l’esistenza di un’organizzazione produttiva e contabile decentrata in più sedi periferiche, ciascuna con contabilità autonoma e separata. Situazione che si presenta assai simile a quella che interessa i soggetti obbligati alla redazione del bilancio consolidato;
- la variazione del sistema informatico (solitamente effettuata a partire dall’inizio dell’anno);
- la presenza, tra le immobilizzazioni finanziarie, di una partecipazione valutata con il metodo del patrimonio netto;
- la partecipazione della società ad operazioni straordinarie;
- la creazione di patrimoni destinati a specifici affari (articoli 2447-bis cod. civ.);
- la necessità di disporre, per le imprese edili, dell’approvazione degli stati di avanzamento lavori da parte del committente;
- il mutamento dei criteri di rilevazione delle operazioni (adozione degli IAS).
Si ritiene che il termine di 120 o 180 giorni per la convocazione debba riferirsi alla data della prima convocazione; il bilancio può quindi essere approvato anche più tardi in seconda convocazione.
Il mancato rispetto dei termini disposti per la convocazione dell’assemblea che deve approvare i risultati della gestione non comporta l’invalidità della delibera di approvazione, ma può essere fonte di responsabilità per gli amministratori nei confronti della società o dei soci, sempre che ne ricorrano i presupposti.
L’articolo 2631 cod. civ.punisce, peraltro, con la sanzione amministrativa pecuniaria da 1.032,00 a 6.197,00 euro non solo gli amministratori, ma anche i sindaci che omettono di convocare l’assemblea dei soci nei casi previsti dalla legge o dallo statuto, “nei termini ivi previsti”.
Ai sensi dell’articolo 2406, comma 1, cod. civ.,infatti, in caso di omissione o di ingiustificato ritardo da parte degli amministratori, l’assemblea deve essere convocata dal collegio sindacale che esegue anche le pubblicazioni prescritte dalla Legge.
Hai accesso all'archivio completo con tutti gli articoli di Euroconference News
