3 Maggio 2024

Bilancio d’esercizio 2023: pratica di deposito presso il registro imprese

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L’assemblea per l’approvazione del bilancio deve essere convocata una volta all’anno entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio (articolo 2364, cod. civ.), sicché l’assemblea dei soci per l’approvazione del bilancio d’esercizio chiuso al 31.12.2023, si sarebbe dovuta tenere entro lo scorso 29.4.2024.

Per espressa previsione statutaria (articolo 2364, comma 2, seconda parte, cod. civ.), è possibile beneficiare di un termine maggiore per l’approvazione del bilancio, non superiore a 180 giorni (con assemblea da celebrarsi entro il prossimo 28.6.2024), se ricorrono le seguenti situazioni:

società obbligata alla redazione del bilancio consolidato;
quando lo richiedono particolari esigenze connesse alla struttura ed all’oggetto della società.

SITUAZIONI CHE CONSENTONO DI GIUSTIFICARE IL MAGGIOR TERMINE DEI 180 GIORNI

Società non tenute alla redazione del bilancio consolidato, ma che hanno la necessità di esaminare i bilanci delle società partecipate, per una corretta valutazione delle partecipazioni iscritte in bilancio, comprese quelle che già hanno iscritto, tra le immobilizzazioni finanziarie, valutate con il criterio del patrimonio netto.

Società strutturate con diverse sedi (in Italia e/o all’estero) autonome gestionalmente, amministrativamente e contabilmente, al fine di far convergere tutti i dati nella società che redige il bilancio.

Società che hanno partecipato ad operazioni straordinarie e di ristrutturazione aziendale, come fusioni, scissioni, trasformazioni.

Società in presenza di creazione di patrimoni destinati a specifici affari, a norma dell’articolo 2447-bis cod. civ. e all’articolo 2447-septies cod. civ.

Società interessate da modifiche legislative che impongono l’adozione di nuovi principi contabili (es. adozione degli Ias).

Società che sono state interessate da:

· modifiche o interventi profondi alla struttura organizzativa, dell’organigramma societario, in prossimità dei termini per l’approvazione del bilancio,

· eventuali dimissioni dell’organo amministrativo nell’imminenza del termine ordinario di convocazione dell’assemblea.

Società che hanno subito modifiche profonde alla struttura dei sistemi informatici, soprattutto con riferimento alla contabilità, trascinati da investimenti di risorse umane e loro addestramento.

Società che operano in edilizia, che hanno la necessità di approvare gli stati di avanzamento lavori da parte del committente e, in particolar modo, in presenza di cantieri all’estero.

Cause di forza maggiore (es. furti, incendi, alluvioni) nonché decesso o grave malattia dell’amministratore unico nei giorni in cui doveva essere redatto il progetto di bilancio.

Dimissioni del responsabile amministrativo, con ripercussioni in capo al funzionamento della struttura interna.

Società che hanno per oggetto la produzione di beni e il loro conferimento a consorzi di commercializzazione: per queste società, infatti, i dati reddituali definitivi saranno conosciuti solo dopo che i citati consorzi avranno approvato il bilancio e ripartito per consorziato le poste rilevanti.

Nota bene

I predetti termini riguardano esclusivamente la convocazione dell’assemblea e non quello del suo effettivo svolgimento; pertanto, la disposizione si deve ritenere rispettata nel caso di prima convocazione dell’assemblea entro il 29.4.2024 (ovvero 28.6.2024 in caso di proroga del termine), che non venga regolarmente costituita, oppure vada deserta, con l’effetto che il bilancio dell’esercizio 2023 verrà approvato in seconda convocazione, ossia successivamente alla scadenza del termine massimo ammesso dalla disciplina civilistica.

Deposito del bilancio presso il registro delle imprese

Entro 30 giorni dall’approvazione del bilancio, gli amministratori devono depositare, presso l’ufficio del registro delle imprese una copia:

del bilancio d’esercizio, corredata dalle relazioni previste dagli articoli 2428 e 2429 cod. civ. (relazione sulla gestione, relazione dei sindaci e, ove presente, relazione del revisore) e dal verbale di approvazione dell’assemblea o del Consiglio di sorveglianza (articolo 2435, comma 1, cod. civ.);
dell’elenco dei soci riferito alla data di approvazione del bilancio, recante l’indicazione del numero di azioni possedute, dei soggetti diversi dai soci che sono titolari di diritti o beneficiari di vincoli sulle azioni medesime; adempimento prescritto per le sole società per azioni non quotate (articolo 2435, comma 2, primo periodo, cod. civ.).

Nota bene

Ai fini del corretto computo del termine dei 30 giorni – che decorrono dal giorno successivo all’approvazione del bilancio (compresi anche i giorni festivi) – va tenuto conto che:

se la scadenza cade di sabato, di domenica o in un altro giorno festivo, il termine di presentazione slitta al primo giorno lavorativo successivo, ai sensi dell’articolo 3 D.P.R. 558/1999;
nel caso in cui il bilancio sia approvato in seconda convocazione, i 30 giorni utili al deposito decorrono dalla data in cui la stessa è avvenuta (es. per un bilancio d’esercizio 2023 approvato in data 24.4.2024, il termine per il deposito dello stesso scade il prossimo 24.5.2024).

Il deposito dei bilanci in formato Xbrl

Il deposito del fascicolo del bilancio presso il registro delle imprese avviene attraverso il formato elettronico elaborabile (XBRL), ricorrendo alla versione della tassonomia PCI 2018-11-04, già utilizzata per il deposito dei bilanci relativi agli esercizi precedenti (bilanci relativi all’esercizio 2018 – 2022).

Il formato XBRL (o formato elettronico elaborabile):

è un linguaggio informatico che consente di predisporre, analizzare e trasmettere elettronicamente le informazioni economico-finanziarie;
è stato introdotto per la presentazione dei bilanci al Registro delle imprese a decorrere dagli esercizi chiusi successivamente al 16.2.2009.

Soggetti tenuti all’obbligo di utilizzare il formato XBRL

L’obbligo di utilizzare il formato XBRL si applica a tutti i soggetti tenuti al deposito del bilancio (d’esercizio e consolidato) presso il Registro delle imprese, ivi compresi:

i consorzi con attività esterna;
i Contratti di rete;
le aziende speciali di enti locali;
i Gruppi europei di interesse economico (GEIE);
le Società in liquidazione (bilancio predisposto durante la liquidazione);
le Start up innovative.

Per la predisposizione dell’istanza XBRL, si possono utilizzare i diversi software messi a disposizione, a pagamento o gratuitamente, dalle aziende specializzate.

Nota bene

In questo caso, è opportuno assicurarsi che la versione della tassonomia impiegata sia quella corretta, pena lo scarto dell’istanza di deposito del bilancio.

In alternativa ai programmi offerti dalle “software house”, è possibile utilizzare gli strumenti gratuiti messi a disposizione dal sistema camerale sul sito Internet www.registroimprese.it/deposito-bilanci oppure sul nuovo sito TELEMACO all’indirizzo https://mypage.infocamere.it/, indicati nella seguente tabella.

Strumenti messi
a disposizione
da InfoCamere

Funzionalità

Note

Foglio di calcolo (a compilazione manuale)

Produce l’istanza XBRL, secondo la tassonomia di riferimento.

TEBENI
(servizio on line)

· Verifica la correttezza formale (rispetto della tassonomia, quadratura delle voci di bilancio, ecc.) dell’istanza XBRL (validazione), prima del deposito presso il Registro delle imprese;

· individua eventuali difformità o anomalie;

· converte l’istanza XBRL in formato html o PDF (renderizzazione), per ottenere un formato leggibile del bilancio;

· trasforma l’istanza in formato CSV (utile per la rielaborazione dei dati tramite fogli di calcolo).

La visualizzazione può essere richiesta in italiano, inglese, francese e tedesco

La compilazione e l’invio della pratica di deposito dei bilanci possono essere effettuati con le seguenti modalità:

servizio web DIRE, che può essere utilizzato per l’invio di tutte le tipologie di bilancio per cui è previsto il deposito presso il Registro delle imprese, anche nei casi in cui si debba contestualmente comunicare la riconferma o l’aggiornamento dell’elenco soci;
altre soluzioni di mercato realizzate da aziende specializzate, le principali delle quali sono riportate all’indirizzo https://www.registroimprese.it/pratiche-soluzionimercato.

Nota bene

Le domande di deposito devono essere contenute nell’apposita modulistica, ovvero il modulo B, cui va allegato:

il modulo S dalle sole società tenute a depositare l’elenco soci alla data di approvazione del bilancio;
il modulo NOTE/XX, per inserire, ad esempio, la dichiarazione da parte del professionista incaricato: “Il sottoscritto…… , iscritto all’Albo dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili di …… al n…, dichiara, ai sensi degli artt. 46 e 47 del D.P.R. n. 445/2000, di non avere procedimenti disciplinari in corso che comportino la sospensione dall’esercizio dell’attività professionale, e di essere stato incaricato dal legale rappresentante pro-tempore della società all’assolvimento del presente adempimento come previsto dall’art. 31 della L. 340/2000”.

La pratica di deposito del bilancio deve contenere:

un file in formato XBRL, con il prospetto contabile (Stato patrimoniale, Conto economico e, per i bilanci delle imprese di maggiori dimensioni, Rendiconto finanziario) e la Nota integrativa (salvo per le microimprese);
un file in formato PDF/a per ciascun altro documento (obbligatorio o facoltativo) che accompagna il bilancio (es. Relazione sulla gestione, Relazione dei sindaci, Relazione di revisione, verbale assembleare).

Posto che è necessario firmare digitalmente tutti i file che compongono la pratica (compresa l’istanza XBRL), consegue che il file contenente il prospetto contabile e la Nota integrativa, caratterizzato dall’estensione XBRL, assumerà l’estensione XBRL.p7m, a seguito dell’apposizione della firma digitale

I documenti che compongono la pratica di bilancio devono contenere le eventuali dichiarazioni di conformità richieste in relazione al tipo di documento presentato e al soggetto che provvede alla firma.

Nota bene

Per le relative istruzioni si rimanda al “Manuale operativo per il deposito bilanci al Registro delle imprese”, messo a disposizione da Unioncamere lo scorso mese di aprile 2024).

Soggetti esclusi dall’obbligo di utilizzare il formato XBRL

Per espressa disposizione normativa sono esclusi, invece, dall’obbligo di utilizzare il formato XBRL per il deposito del bilancio d’esercizio presso il registro delle imprese:

le società di capitali quotate in mercati regolamentati;
le società (anche non quotate) che redigono il bilancio d’esercizio o consolidato in conformità ai principi contabili internazionali IAS/IFRS;
le società esercenti attività di assicurazione e riassicurazione;
le banche e gli altri istituti finanziari;
le società controllate e le società incluse nel bilancio consolidato redatto dalle società precedentemente indicate;
Società in liquidazione (bilancio finale);
Società interessate da fusioni e scissioni;
Società benefit (relazione annuale sul perseguimento del beneficio comune);
Società di mutuo soccorso iscritte nel Registro delle imprese;
Consorzi confidi per le quali è facoltativo l’utilizzo del formato XBRL per il deposito del bilancio 2023;
Istituzioni di enti locali;
Società estere con sede secondaria in Italia;
Soggetti che presentano il bilancio sociale e il bilancio consolidato sociale;
Società di persone interamente possedute da società di capitali (bilancio consolidato).

Per i soggetti esclusi dall’obbligo di utilizzare il formato XBRL, la pratica di deposito del bilancio deve contenere:

il prospetto contabile (inserito necessariamente per primo) e la Nota integrativa, prodotti in formato PDF/a;
gli altri documenti che accompagnano il bilancio (es. Relazione sulla gestione, Relazione dei sindaci, Relazione di revisione, verbale assembleare), allegati in formato PDF/a.

Nota bene

Atteso che tutti i file che compongono la pratica devono essere firmati digitalmente esclusivamente in modalità CAdES, consegue che i file in formato PDF/A assumeranno l’estensione PDF.p7m, a seguito dell’apposizione della firma digitale.

Costi per il deposito della pratica di bilancio

Il deposito del bilancio d’esercizio è soggetto al pagamento dei diritti di segreteria di:

90,00 euro, in caso di deposito effettuato su supporto informatico, ovvero;
62,40 euro, in caso di deposito in modalità telematica.

È, inoltre, dovuta l’imposta di bollo in misura pari ad 65,00 euro.

Regime sanzionatorio

Le sanzioni per l’omesso deposito del bilancio si ricavano dall’articolo 2630, cod. civ., a mente del quale “chiunque, essendovi tenuto per legge a causa delle funzioni rivestite in una società o in un consorzio, omette di eseguire, nei termini prescritti, denunce, comunicazioni o depositi presso il registro delle imprese, ovvero omette di fornire negli atti, nella corrispondenza e nella rete telematica le informazioni prescritte dall’articolo 2250, primo, secondo, terzo e quarto comma, è punito con la sanzione amministrativa pecuniaria da 103,00 euro a 1.032,00 euro.

Se la denuncia, la comunicazione o il deposito avvengono nei 30 giorni successivi alla scadenza dei termini prescritti, la sanzione amministrativa pecuniaria è ridotta ad un terzo. Se si tratta di omesso deposito dei bilanci, la sanzione amministrativa pecuniaria è aumentata di un terzo“.

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