In particolare, a seguito del Provvedimento 18 settembre 2008 del Garante della protezione dei dati personali, è stato necessario un adeguamento delle procedure già in essere per utilizzare i servizi telematici. E’ stato introdotto un sistema di scadenza delle password e l’utilizzo di credenziali di accesso generiche è stato sostituito da utenze telematiche ad personam. La corretta procedura da seguire per l’abilitazione ai servizi telematici è stata analizzata dalla C.M. n. 30/E/2009. Tra le novità si riscontrano la necessità di modificare la propria password con una nuova ogni 90 giorni e la creazione delle figure del gestore incaricato e dell’operatore incaricato.
I gestori incaricati, sono persone fisiche abilitate ai servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate, da persone giuridiche (ad esempio studi associati) o persone fisiche (professionisti), al fine di interagire con i servizi telematici. Essi devono a loro volta comunicare eventuali operatori incaricati, e cioè operatori che hanno il compito di utilizzare i servizi telematici in nome e per conto dell’ente che li ha autorizzati in tal senso. Anche le persone fisiche, titolari di abilitazione al canale Entratel, possono avvalersi del nuovo sistema se, in ragione del particolare assetto organizzativo adottato dall’utente nell’esercizio della propria attività professionale (ad esempio professionisti che si avvalgono di collaboratori), si rende opportuna o necessaria l’individuazione del soggetto effettivo della transazione telematica.
In ogni caso, essendo l’abilitazione ai servizi telematici prerogativa delle persone fisiche, la persona giuridica che intenda abilitarsi ai servizi telematici deve richiedere l’adesione per il tramite del proprio legale rappresentante. I gestori incaricati possono essere al massimo quattro per ciascuna sede telematica. Essi hanno il compito di creare e manutenere la lista degli operatori incaricati, i quali effettuano in concreto le transazioni telematiche in nome e per conto del soggetto diverso dalla persona fisica. Un medesimo soggetto può essere incaricato da più enti/società deleganti diversi tra loro. La veste di gestore incaricato può essere anche in capo al rappresentante legale della società/ente. Mentre il gestore incaricato può agire anche come operatore incaricato per portare a termine la transazione, non è ammesso il contrario. I gestori e gli operatori incaricati possono agire sia in nome e per conto proprio che in nome e per conto della persona giuridica che li ha designati; pertanto, accedendo al sito internet, sono tenuti a specificare l’utenza con la quale intendono operare. Si ricorda che i soggetti abilitati al servizio Entratel non possono essere contemporaneamente titolari dell’abilitazione al servizio Fisconline.
Nella gestione quotidiana dello studio, i professionisti si scontrano anche con gli adempimenti antiriciclaggio di cui al D.Lgs. n. 231/2007. Il citato decreto dispone i seguenti obblighi: adeguata verifica della clientela, registrazione e conservazione delle informazioni, segnalazione delle operazioni sospette (riciclaggio e finanziamento del terrorismo), comunicazione violazioni in materia di limitazione dell’uso del denaro contante e dei titoli al portatore e adeguata formazione del personale. Sul punto, in particolare sui primi due adempimenti richiesti dalla norma, è intervenuto l’Istituto di Ricerca dei Dottori commercialisti e degli esperti contabili con la documento n. 19/2013, che ha fornito una (ideale) check listper la verifica dell’adozione delle misure di legge negli studio professionali.
Gli studi professionali erano investiti di un ulteriore adempimento: la redazione del documento programmatico sulla sicurezza. Su questo fronte va ravvisato che l’art. 45 del D.L. 9 febbraio 2012, n. 5 (noto come “Decreto semplificazioni”) ha cancellato l’obbligo di redazione a aggiornamento dello stesso.
Inoltre, i professionisti che sono intenzionati all’apposizione del visto di conformità devono previamente presentare alla competente Direzione Regionale delle Entrate la richiesta dell’iscrizione presso l’apposito elenco. A tal fine è necessaria la stipula di un’apposita assicurazione professionale. Il rilascio del visto di conformità è un’attitudine propria del professionista (persona fisica). Pertanto, nel caso di associazione professionale è il singolo professionista ad essere iscritto nell’elenco informatizzato e conseguentemente abilitato al rilascio del visto di conformità; ogni altro professionista appartenente all’associazione che non sia personalmente iscritto nell’elenco degli abilitati tenuto dalle Direzioni Regionali non sarà autorizzato ad apporre il visto di conformità.
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