Collegio Sindacale e Organismo di Vigilanza

L’art. 2403 Cod. Civ. stabilisce infatti che nelle società per azioni, il collegio sindacale vigila:

a) sull’osservanza della legge e dello statuto;

b) sul rispetto dei principi di corretta amministrazione;

c) sull’adeguatezza dell’assetto organizzativo, amministrativo e contabile della società e sul suo concreto funzionamento.

La prevenzione dei reati sanzionati dalla legge 231 non risparmia il collegio sindacale. Anche in presenza dell’organismo di vigilanza (O.d.V.) deputato a un controllo ad hoc in materia, i sindaci devono sorvegliare sull’adozione dei modelli in grado di evitare situazioni che chiamino in causa la responsabilità amministrativa dell’ente.

Al collegio sindacale è richiesto, infatti, un controllo di tipo sintetico sul generale andamento e gestione della società e un approfondimento più analitico solo nel caso in cui siano presenti indici di rischio tali da rendere necessario un suo intervento per evitarlo o porvi immediatamente rimedio.

Diventa quindi fondamentale l’apertura di un canale di comunicazione proprio con l’organismo di vigilanza. In base alla 231, infatti, a quest’ultimo sono assegnati una serie di compiti:

• esaminare nel merito l’adeguatezza del modello, ossia della sua reale (e non meramente formale) capacità di prevenire i comportamenti vietati;
• vigilare sull’effettività del modello;
• analizzare il mantenimento nel tempo dei requisiti di solidità e funzionalità del modello;
• curare il necessario aggiornamento del modello, nell’ipotesi in cui le analisi operate rendano necessario effettuare correzioni, integrazioni e adeguamenti.

Va tenuto presente che l’esistenza e l’effettivo svolgimento dei compiti di controllo dell’Odv, insieme all’esistenza e all’effettiva attuazione di specifici protocolli preventivi, rendono adeguato un modello anche nelle ipotesi di elusione fraudolenta da parte del soggetto apicale.

Di conseguenza la posizione dell’Odv deve essere assolutamente indipendente e autonoma senza alcun condizionamento. Pertanto non gli devono essere attribuiti compiti operativi che, rendendolo partecipe di decisioni e attività operative, ne minerebbero l’obiettività di giudizio nel momento delle verifiche sui comportamenti e sul modello.

L’organismo, inoltre, deve essere qualificato professionalmente per poter svolgere l’attività assegnata. Un obbligo di reporting mediante la redazione di una relazione periodica (in genere semestrale).

È proprio in questo contesto che il collegio sindacale entra in gioco. Si rende, però, necessario un coordinamento tra i due organi nell’ottica di evitare una duplicazione dei controlli e, circostanza ben più grave, la mancata esecuzione di determinate verifiche, nella convinzione che a eseguirle fosse l’altro organo di controllo.

In prima battuta la vigilanza sul modello e sulla sua validità e sulla sua puntuale osservanza in azienda compete all’Odv e non ai sindaci. Si tratta allora di organizzare degli incontri periodici in cui verranno scambiate le informazioni a disposizione di ciascun organismo.

L’Odv relazionerà (anche attraverso una serie di report periodici) sullo stato di attuazione e sulle criticità emerse. Dal canto suo, invece, il collegio segnalerà eventuali circostanze apprese nel corso della propria autonoma attività di vigilanza e controllo che potrebbero risultare rilevanti ai fini dell’applicazione del modello e che, quindi, richiedono una specifica attenzione dell’organismo di vigilanza. Di tali incontri e delle informazioni scambiate ne verrà dato atto nel verbale che il collegio sindacale predispone.

Si rende opportuno verbalizzare che il collegio ha esplicitamente richiesto all’organismo la sussistenza di specifiche criticità nell’attuazione dei modelli in ambito aziendale e conseguentemente venga pure messo per iscritto quanto rilevato, a riguardo, dall’Odv.