Comunicazione dati fatture: alcuni chiarimenti operativi

Ho trasmesso un file contenente i dati di 130 fatture emesse. L’intero file è stato scartato per un errore presente nei dati di una sola delle fatture e ho dovuto trasmettere di nuovo tutto il file. Come posso limitare il rischio di dover trasmettere più volte tutti i dati delle fatture contenuti in un file scartato per errori presenti per esempio nei dati di un’unica fattura?

Qualora la gestione delle notifiche di scarto di file molto voluminosi risulti complessa e/o si voglia evitare di trasmettere più volte una grande quantità di dati, si suggerisce di costruire file di dimensioni ridotte (per esempio contenenti le fatture ricevute da un unico fornitore o le fatture emesse nei confronti di un solo cliente).  I file possono essere trasmessi singolarmente oppure con un unico invio (si firmano singolarmente e si raccolgono in un archivio compresso [zip], o si firma solo l’archivio), sarà quindi prodotta una notifica per ciascun file, e, in caso di scarto, dovranno essere corretti e trasmessi nuovamente solo i dati dei file scartati.

Nella comunicazione relativa alle fatture emesse DTE come va valorizzato il blocco “IdentificativiFiscali” se nella fattura intestata ad un cliente privato estero non sono indicati né la partita IVA né il codice fiscale?

Nei casi di cessione di beni e prestazione di servizi a consumatore finale non residente in Italia, con emissione di fattura, il file “Dati fattura” dovrà essere compilato – nella sezione DTE – utilizzando i campi del blocco <IdFiscaleIVA>, valorizzando l’elemento <IdPaese> con il valore relativo al paese del cessionario/committente e l’elemento <IdCodice> con un qualsiasi elemento identificativo del cliente (es.: nome e cognome o solo cognome, codice cliente o altro).

Nel caso in cui si utilizzi l’applicazione di generazione del file, disponibile sul servizio “Fatture e Corrispettivi”, nella sezione Cliente, dovrà essere compilata la Partita IVA, avendo cura di modificare il campo che di default presenta il valore “IT”, inserendo il codice identificativo della nazione di residenza del cliente (per es.: “CH” per la Svizzera) e nel secondo campo un qualsiasi elemento identificativo del cliente (es.: nome e cognome o solo cognome, codice cliente o altro).

Ho inviato un file compresso (zip) contenente più file Dati Fattura (o più file Comunicazioni Iva o più file di entrambe le tipologie); il file risulta accettato. Posso considerare acquisiti anche i file contenuti in quello compresso?

No, una volta che è stato acquisito un file compresso, ciascun file in esso contenuto viene controllato ed è oggetto di una notifica specifica.  La notifica dei file contenuti nel file.zip può essere richiamata dalla sezione consultazione-monitoraggio flussi dell’interfaccia web “Fatture e Corrispettivi”, attivando la ricerca tramite l’idfile assegnato allo zip.

In riferimento alla circolare 1/E/2017, si chiede se per la comunicazione dei dati delle autofatture emesse per regolarizzazione e le autofatture emesse per acquisti di servizi extra UE occorre valorizzare il campo Imposta, nella sezione DTR, con la natura N6.

I dati relativi alle autofatture in caso di fatture di acquisto non ricevute o irregolari devono essere trasmessi – nella sezione DTR del file “dati fattura” – riportando l’Imposta e senza indicazione della natura, come se fossero ordinarie fatture di acquisto.

Nel caso di autofatture per acquisti di servizi extra-UE, i relativi dati devono essere riportati – sempre e solo nella sezione DTR – indicando l’Imposta e la natura N6.

I dati delle fatture elettroniche veicolate attraverso il Sistema di Interscambio e oggetto di notifica di esito negativo, si considerano trasmessi?

No. Se il cessionario “rifiuta” una fattura vuol dire che ha titolo a non registrarla nella propria contabilità, pertanto quella fattura non viene presa in considerazione dal SDI (Sistema di Interscambio) quale “fonte” dei dati fattura né per il cedente né per il cessionario.

Le eventuali note di variazioni interne alla contabilità del cedente che non implichino la trasmissione di una nota di credito non devono essere oggetto di trasmissione.

Come posso rappresentare nel file dati fattura una nota di variazione “di sola IVA”, nel caso non riuscissi a recuperare il valore dell’aliquota corretta che ha determinato la variazione? Se indico per l’aliquota zero in corrispondenza di un’imposta diversa da zero, il file viene scartato.

In questo caso, per evitare lo scarto del file, l’elemento “aliquota” può essere valorizzato con “99“.

Come ci si deve comportare se non si dispone di tutti i dati obbligatori del blocco “AltriDatiIdentificativi” (per esempio, la provincia della sede di una controparte italiana)

La risoluzione 87/E/2017 ha chiarito che “[…] Qualora non fossero disponibili le informazioni relative alla sede delle controparti, i relativi elementi informativi obbligatori possono essere valorizzati con la stringa “Dato assente””. Questa indicazione ha aperto alla possibilità di valorizzare con dati di default gli elementi non conosciuti relativi a tale blocco. Il caso particolare dell’assenza dell’elemento “Provincia”, per il quale non è ammesso un testo lungo più di 2 caratteri, può essere trattato, per esempio, ricorrendo a un valore convenzionale come “DA”.

Come deve essere valorizzato l’elemento <EsigibilitàIva>?

Il blocco informativo opzionale <Esigibilità> è analogo a quello previsto nel formato fattura PA e può essere usato per rappresentare le operazioni in split payment (valore “S“), ovvero per rappresentare operazioni per le quali l’esigibilità dell’IVA è contestuale al momento del pagamento (p.e. regime dell’IVA per cassa ed operazioni di commercio di prodotti farmaceutici). In tutti gli altri casi (elemento non valorizzato o valorizzato con “I“) l’esigibilità si intende immediata.

Se l’elemento “Esigibilità” è valorizzato con il valore “S” (Scissione dei pagamenti), la natura dell’operazione non può essere pari a “N6 – inversione contabile”.

I dati delle fatture devono essere inviati “per competenza” (data di emissione per le fatture emesse, data di registrazione per le fatture di acquisto)? È possibile inviare i dati fatture di un certo periodo insieme (nello stesso file) ai dati fatture di un altro differente periodo?

Assunto un comportamento coerente con le norme che definiscono l’adempimento, è possibile inviare con uno stesso file dati di fatture riferite a periodi diversi.

Per quelle con data di emissione (se emesse) o di registrazione (se ricevute) non compatibile con il periodo (trimestre/semestre o altro periodo previsto) di competenza, viene prodotto uno specifico avviso nella notifica, che non comporta lo scarto del file.

Trasmissione file Comunicazioni Iva: è necessario avere una delega specifica all’interno del sito dell’Agenzia delle Entrate per trasmettere la comunicazione IVA per conto di un altro soggetto, o è sufficiente la qualifica di intermediario?

Per la trasmissione della comunicazione Iva per conto di un altro soggetto, non è necessaria una delega esplicita, ma è sufficiente essere un intermediario abilitato ai sensi dell’articolo 3, comma 3 del D.P.R. 633/1972.

Nel caso di invio di un file con dati di più fatture, qualora il file sia scartato per errori relativi ai dati di una delle fatture, devo inviare i dati corretti di quella sola fattura o trasmettere nuovamente l’intero file?

Lo scarto è relativo all’intero file, quindi il file, corretti gli errori segnalati nella notifica, deve essere firmato nuovamente e ri-trasmesso.

In caso di scarto di un file contenente dati di più fatture, come è possibile individuare gli errori?

In caso di scarto di un file, la notifica di esito conterrà la lista degli errori rilevati. Per ciascun errore saranno riportati il codice e la descrizione, comprensiva della posizione all’interno del file.

E’ possibile inviare in un unico file i dati di fatture (emesse o ricevute) e i dati rettificativi di informazioni già inviate, relative ad altre fatture?

No, non è possibile trasmettere nello stesso flusso fatture nuove insieme alle rettifiche di precedenti fatture inviate.

Ho inviato un file (ad esempio dati fatture emesse), per il quale non sono presenti effettivamente tutte le fatture del periodo. Voglio inviare le fatture che non avevo inviato, come mi comporto: reinvio il file completo di tutto, ovvero delle fatture già inviate, più quelle inserite successivamente, o invio un file con le sole fatture inserite successivamente?

Nel caso specifico, conviene inviare altri documenti XML che contengano esclusivamente i dati delle fatture non ancora trasmessi.  Se i dati di una fattura sono trasmessi più volte in documenti XML differenti (diverso valore dell’hash), vengono accettati e memorizzati come se si trattasse di dati di fatture differenti. Il controllo sui dati duplicati viene effettuato in un momento successivo, prima dell’esposizione delle informazioni agli utenti.

L’esito ES02 – “File validato con segnalazioni” è riservato ai file che contengono dati potenzialmente incoerenti (per esempio, la data di una fattura emessa o la data di registrazione di una fattura ricevuta non compatibili con il periodo di trasmissione). La segnalazione è solo un warning e non comporta lo scarto del file. L’elenco delle segnalazioni che non comportano scarto è riportato nel file “Elenco Controlli XML dati”, pubblicato sul sito dell’Agenzia, alla pagina dedicata alle specifiche tecniche.