Conservazione delle fatture elettroniche

Resta ferma la possibilità di conservare le copie informatiche delle fatture elettroniche in formato pdf, non essendo necessario restare fedeli al formato di trasmissione xml.

Pertanto, le imprese e i professionisti che adottano la conservazione sostitutiva, possono utilizzare tale sistema anche per le fatture elettroniche una volta convertite in pdf.

Vale, infatti, quanto previsto dall’articolo 23-bis, comma 2, D.Lgs. 82/2005 (c.d. Codice dell’amministrazione digitale), in forza del quale “le copie e gli estratti informatici del documento informatico, se prodotti in conformità alle vigenti regole tecniche di cui all’articolo 71, hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui sono tratte se la loro conformità all’originale, in tutte le sue componenti, è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato o se la conformità non è espressamente disconosciuta. Resta fermo, ove previsto, l’obbligo di conservazione dell’originale informatico”.

Considerato quindi che il D.P.C.M. 03.12.2013 include il formato pdf tra quelli idonei per la conservazione, il contribuente può conservare la copia delle fatture elettroniche in formato pdf.

La conferma ufficiale in tal senso è arrivata con la pubblicazione della circolare AdE 13/E/2018, secondo cui “ciascun operatore, conformemente alla propria organizzazione aziendale, potrà portare in conservazione anche copie informatiche delle fatture elettroniche in uno dei formati (ad esempio “PDF”, “JPG” o “TXT”) contemplati dal decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013 (attuativo dello stesso CAD) e considerati idonei a fini della conservazione”.

Le fatture elettroniche, diverse da quelle emesse per obbligo, in caso di mancata accettazione da parte del destinatario, devono essere inviate anche in formato cartaceo o digitale (pdf). In tal caso il destinatario può conservare le fatture in formato cartaceo. È evidente che ciò può trovare applicazione fino a che l’obbligo della fattura elettronica diventi generalizzato.

Infine, nella circolare AdE 13/E/2018 l’Agenzia ha altresì precisato che il servizio gratuito di conservazione messo a disposizione dall’Agenzia stessa, al quale è possibile accedere aderendo ad apposito accordo di servizio (mediante modalità online), non è limitato ad una tipologia di destinatario delle fatture (soggetto passivo d’imposta, consumatore o altro), ma riguarda le fatture elettroniche in generale e, dunque, anche quelle emesse nei confronti della PA e transitate tramite SdI.