Convocazione in videoconferenza con regole diverse per ETS e non ETS

Tuttavia, approssimandosi la fine del periodo emergenziale, diventa indispensabile avere ben chiare le regole riguardanti la possibilità di tenere riunioni con una modalità (la videoconferenza, appunto) che le organizzazioni del mondo non profit hanno gioco forza avuto modo di sperimentare e apprezzare.

Sotto questo profilo diventa peraltro importante verificare cosa dicono (o non dicono) gli statuti, che in taluni casi debbono essere opportunamente adeguati.

Con la Massima n. 12 del 10.05.2022, il Consiglio Notarile di Milano si occupa dello svolgimento delle assemblee delle associazioni.

In particolare, viene chiarito che le riunioni degli organi assembleari degli enti privi della qualifica di ETS (i tradizionali “enti non commerciali”) possono svolgersi mediante mezzi di telecomunicazione, anche senza indicazione di un luogo fisico di convocazione, con l’unica accortezza che il presidente sia in grado di verificare l’identità degli intervenuti.

Il che significa che, superata la proroga emergenziale fissata fino al 31 luglio 2022 che dà la possibilità a tutte le associazioni (ma anche a società e fondazioni) di svolgere “a distanza” le assemblee, gli enti non ETS potranno liberamente continuare a riunirsi in assemblea in videoconferenza.

La motivazione deriva dal fatto che gli articoli 20 e 21 cod. civ., nel disciplinare il funzionamento delle assemblee delle associazioni, non contengono specifiche previsioni circa le modalità di tenuta delle medesime, di intervento dei soci e di esercizio del diritto di voto.

Mancando, dunque, una specifica disciplina legale che richieda la compresenza fisica degli aventi diritto nello stesso luogo e non rinvenendosi nell’ordinamento principi generali contrari, il Notariato ritiene che le riunioni degli organi assembleari degli enti associativi privi della qualifica di ETS, in assenza di diversa previsione statutaria, possano essere convocate e svolgersi mediante mezzi di telecomunicazione, anche senza indicazione di un luogo fisico di convocazione, purché:

• sia assicurata la contestualità del procedimento assembleare;
• sia possibile verificare l’identità degli intervenuti.

Laddove, poi, lo statuto dell’ente preveda che la convocazione dell’assemblea indichi il luogo di svolgimento della stessa, senza richiedere la presenza fisica degli aventi diritto, si deve ritenere che nulla impedisca all’organo amministrativo di prevedere nell’avviso di convocazione la facoltà per gli aventi diritto di partecipare alla riunione mediante mezzi di telecomunicazione, stante che detta facoltà agevola l’esercizio dei diritti di partecipazione alla vita associativa da parte di chi abbia, per diversi motivi (distanza geografica, ridotto preavviso o altro), difficoltà a farlo mediante la presenza fisica.

Lo statuto, pertanto, secondo la richiamata Massima n. 12 del Notariato, potrebbe alternativamente prevedere:

• che la riunione si debba tenere in un luogo fisicamente determinato ed alla presenza personale degli aventi diritto;
• che la riunione si debba tenere esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, anche senza indicazione di un luogo fisico di convocazione;
• che la riunione si possa tenere in modalità “mista”, con facoltà per ciascuno degli aventi diritto di intervenire in presenza o mediante mezzi di telecomunicazione;
• che spetti all’organo amministrativo decidere, volta per volta, le modalità di partecipazione alla riunione.

Considerazioni diverse vanno invece fatte per il mondo delle realtà ETS, per le quali opera la previsione contenuta nell’articolo 24, comma 4, D.Lgs. 117/2017 (codice del terzo settore) in base alla quale “L’atto costitutivo e lo statuto possono prevedere l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione”. Per esse, pertanto, sarà indispensabile verificare la presenza di tale possibilità nei citati documenti al fine di poterla cogliere.

Con la successiva Massima n. 13 sempre del 10.05.2022 il Consiglio Notarile di Milano si è occupato dello svolgimento delle riunioni degli organi collegiali, diversi dalle assemblee, di associazioni, fondazioni e comitati, anche dotati della qualifica di ETS.

Il Notariato milanese ritiene sul punto che, in assenza di contraria disposizione statutaria, il consiglio direttivo e gli organi di controllo pluripersonali possano sempre riunirsi mediante mezzi di telecomunicazioni, siano essi organi di associazioni, fondazioni e comitati e indipendentemente dalla qualifica di ETS.

Le motivazioni di tali conclusioni derivano dall’esame delle norme del codice civile e del terzo settore.

In particolare:

• l’articolo 16 cod. civ., che per l’ente con personalità giuridica rimette all’atto costitutivo ed allo statuto la determinazione delle norme sull’amministrazione, senza alcuna limitazione;
• l’articolo 36 cod. civ., che per le associazioni non riconosciute, prevede che “l’amministrazione” sia regolata dagli accordi degli associati, senza alcuna limitazione;
• gli articoli 26 (organo di amministrazione) e 30 (organo di controllo) del CTS che nulla dispongono in proposito.

Secondo il Notariato, pertanto, in assenza di una disciplina legale e non rinvenendosi principi generali contrari, valgono anche per gli altri organi collegiali di associazioni, fondazioni e comitati (è il caso delle riunioni del consiglio direttivo piuttosto che di quelle dell’organo di controllo) le medesime considerazioni svolte nella commentata Massima n. 12 riguardante la partecipazione alle riunioni assembleari, non ostandovi alcun principio inderogabile.

Dunque, le riunioni degli organi collegiali (diversi dall’assemblea) di associazioni, fondazioni e comitati, pur in assenza di previsione statutaria in tal senso, possono essere convocate e svolgersi mediante mezzi di telecomunicazione, anche senza indicazione di un luogo fisico di convocazione, purché:

• siano assicurati la contestualità del procedimento decisionale, il rispetto del metodo collegiale ed il diritto di informazione;
• sia possibile verificare l’identità degli intervenuti.

È evidente, conclude il Notariato Milanese, che, in ossequio al principio di autonomia statutaria, lo statuto potrà, come già osservato in precedenza a proposito delle riunioni che avvengono nel contesto assembleare, alternativamente prevedere:

• che le riunioni si debbano tenere in un luogo fisicamente determinato, alla presenza personale degli aventi diritto;
• che le riunioni si debbano tenere esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, anche senza indicazione di un luogo fisico di convocazione;
• che le riunioni si possano tenere in modalità “mista”, con facoltà per ciascuno degli aventi diritto di intervenire in presenza o mediante mezzi di telecomunicazione;
• che spetti a chi fa la convocazione stabilire, volta per volta, le modalità di partecipazione alla riunione.