Documentazione integrativa per il patent box delle PMI

Si ricorda che, a norma dell’articolo 1, comma 39, della legge n. 190/2014, in caso di utilizzo diretto dei beni il relativo contributo economico (parzialmente detassabile) va determinato sulla base di un accordo preventivo con l’Amministrazione finanziaria (da attivare e gestire tramite una apposita procedura di ruling).

In base a quanto statuito dal decreto del 30/07/2015 e dai provvedimenti del 10/11/2015 e del 1/12/2015, per il 2015 (per i soggetti con periodo coincidente con l’anno solare) l’opzione per il patent box doveva essere esercitata entro il 31/12/2015 (utilizzando l’apposito modello da trasmettere telematicamente) ed aveva efficacia, in caso di utilizzo diretto dei beni, a condizione che venisse presentata l’istanza di ruling.

L’istanza di ruling doveva essere inoltrata, entro il 31/12/2015, all’Ufficio Accordi preventivi e controversie internazionali dell’Agenzia delle entrate, Direzione Centrale Accertamento, Settore Internazionale (alternativamente ed indifferentemente alla sede di Roma o di Milano) a mezzo raccomandata A.R. ovvero consegnandola direttamente all’Ufficio.

Per quanto statuito dall’articolo 3 del provvedimento del 1/12/2015, l’istanza di ruling presentata dalle micro, dalle piccole e dalle medie imprese (PMI), come definite dall’articolo 1 del provvedimento, deve essere ora corredata dalla documentazione atta a:

• individuare analiticamente i beni immateriali dal cui utilizzo diretto deriva la produzione della quota di reddito agevolabile;
• indicare dettagliatamente il vincolo di complementarietà, qualora esistente, tra i beni agevolati utilizzati congiuntamente, come un unico bene immateriale, ai fini dell’agevolazione nell’ambito della realizzazione di un prodotto o processo (da ricordare, in proposito, che con la legge di stabilità 2016 è stato chiarito che il vincolo di complementarietà può riguardare anche beni di tipologia diversa utilizzati congiuntamente, ciò a valere anche per il 2015, come precisato dalla circolare n. 11/E/2016);
• fornire la chiara descrizione dell’attività di ricerca e sviluppo svolta e del diretto collegamento della stessa con lo sviluppo, il mantenimento, nonché l’accrescimento di valore dei beni agevolati.

Le PMI non sono invece obbligate, contrariamente alle grandi imprese, a rappresentare i metodi e i criteri di calcolo del contributo economico dei beni agevolati nonché le ragioni per le quali tali metodi e criteri sono stati selezionati.

Laddove non rappresentati, i predetti metodi e criteri verranno definiti in contraddittorio con l’ufficio nel corso della successiva procedura di accordo preventivo.

Per quanto stabilito, a regime, dall’articolo 6 del decreto del 1/12/2015, la documentazione di cui sopra può essere presentata o integrata entro 120 giorni dalla presentazione dell’istanza di ruling, unitamente a memorie integrative atte a illustrare e integrare l’istanza.

In deroga a tale statuizione e in via transitoria, con provvedimento del 23/03/2016, il suddetto termine è stato fissato in 150 giorni (in luogo dei 120) dalla presentazione dell’istanza di ruling, limitatamente alle istanze presentate nel periodo intercorrente tra la data di pubblicazione del provvedimento del 1/12/2015 (pubblicato sul sito internet dell’Agenzia delle entrate il giorno 1/12/15) e il 31/03/2016.

Così se, ad esempio, l’istanza è stata presentata il 22 dicembre 2015, la documentazione integrativa dovrà essere presentata entro il 20 maggio 2016.

Per errore, nella prima versione della circolare n. 11/E/2016, il maggior termine era stato indicato in 180 giorni. L’Agenzia delle entrate ha poi sostituito la circolare riportando il termine corretto (di 150 giorni) e dandone notizia con comunicato stampa del 22/04/2016.

La documentazione e le memorie integrative vanno inoltrate all’ufficio a mezzo raccomandata A.R. ovvero con consegna diretta.

Con provvedimento del 6/05/2016, sono state distribuite le competenze per la gestione delle istanze di ruling e della relativa documentazione a corredo.

Per effetto di tale provvedimento, indipendentemente dall’ufficio al quale è stata inviata l’istanza di ruling, la documentazione integrativa (se presentata dopo il 6/05/2016) va inviata alle Direzioni Regionali ed alle Direzioni Provinciali di Trento e di Bolzano, nell’ambito territoriale delle quali i soggetti interessati avevano il domicilio fiscale alla data di presentazione dell’istanza di ruling.

Si tenga comunque presente che i soggetti con volume d’affari pari o superiore a euro 300.000.000,00 (quale indicato nell’ultima dichiarazione presentata prima dell’invio dell’istanza di ruling) devono presentare la dichiarazione integrativa all’Ufficio Accordi preventivi e controversie internazionali dell’Agenzia delle entrate, Direzione Centrale Accertamento, Settore Internazionale.

L’articolo 2 del provvedimento del 1/12/2015 richiede, inoltre, la produzione su supporto elettronico della copia dell’istanza e della documentazione a corredo (da produrre insieme alla documentazione integrativa cartacea, come da comunicato stampa dell’Agenzia delle entrate del 22/12/2015).

Da evidenziare che, come precisato dalla circolare n. 11/E/2016, la mancata presentazione dell’istanza di ruling entro il 31/12/2015 o la mancata presentazione della documentazione integrativa nel termine statuito determina la mancata efficacia dell’opzione, senza alcuna conseguenza per il contribuente (con, quindi, la possibilità di optare ex novo negli esercizi successivi per un quinquennio decorrente dalla nuova opzione).

Per quanto riguarda la documentazione integrativa, occorre anche considerare quanto indicato nella circolare n. 11/E/2016 a proposito della documentazione probatoria da trasmettere all’Agenzia delle entrate in relazione ai requisiti dei beni agevolati.

Anche se la circolare non precisa quando tale documentazione deve essere trasmessa, è da ritenere che la stessa debba far parte della documentazione integrativa da inviare nei 150 giorni.

In particolare, si segnala la necessità di produrre:

• per il software, una dichiarazione sostitutiva (ex DPR 445/200) attestante la titolarità dei diritti esclusivi su di esso (specificando il negozio da cui deriva l’acquisto se a titolo derivativo), nonché la sussistenza di requisiti di tutela, originalità e creatività tali da poterlo identificare come opera dell’ingegno, con anche la descrizione del programma per elaboratore a cui può essere allegata copia del programma su supporto ottico non modificabile;
• per i brevetti, la ricevuta del deposito della domanda (per quelli “in corso di concessione”) e l’attestato di avvenuta concessione (per quelli concessi), nonché i riferimenti delle eventuali banche dati da cui è possibile desumere le predette informazioni o estrarre i relativi documenti;
• per i marchi, la ricevuta del deposito della domanda (per quelli “in corso di registrazione”) e l’attestato di primo deposito ovvero l’ultimo attestato di rinnovo (per quelli registrati), nonché i riferimenti delle eventuali banche dati da cui è possibile desumere le predette informazioni o estrarre i relativi documenti;
• per i disegni e modelli da registrare o registrati, la ricevuta del deposito della domanda (per quelli “in corso di registrazione”) e l’attestato di registrazione (per quelli registrati), nonché i riferimenti delle eventuali banche dati da cui è possibile desumere le predette informazioni o estrarre i relativi documenti;
• per i disegni e modelli comunitari “con requisiti di registrabilità”, una dichiarazione sostitutiva (ex DPR 445/2000) attestante la titolarità dei diritti esclusivi su di essi (specificando il negozio da cui deriva l’acquisto se a titolo derivativo), la sussistenza dei rispettivi requisiti di tutela e la data e l’evento in cui sono stati divulgati al pubblico per la prima volta nella Comunità;
• per i disegni industriali che presentino di per sé carattere creativo e valore artistico, una dichiarazione sostitutiva (ex DPR 445/2000) attestante la titolarità dei diritti esclusivi su di essi, (specificando il negozio da cui deriva l’acquisto se a titolo derivativo), la sussistenza dei rispettivi requisiti di tutela e il nome dell’autore nonché, se non è vivente, la data della sua morte;
• per le informazioni aziendali e le esperienze tecnico-industriali giuridicamente tutelabili, una dichiarazione sostitutiva (ex DPR 445/2000) attestante la loro legittima detenzione (specificando il negozio da cui deriva l’acquisto se a titolo derivativo) e la sussistenza dei requisiti di tutela.

Con riferimento a tale ultima categoria (informazioni ed esperienze), la circolare precisa che la dichiarazione sostitutiva deve contenere anche:

• la descrizione delle informazioni o esperienze in modo sufficiente per la loro individuazione e il riferimento alle eventuali relative fonti documentali (interne ed esterne all’azienda) utili a tale individuazione;
• l’attestazione che le informazioni o esperienze non sono nel loro insieme o nella precisa configurazione e combinazione dei loro elementi generalmente note o facilmente accessibili agli esperti (indicando la materia) ed agli operatori del settore (indicando il settore), con l’indicazione delle ragioni giustificative di tale conclusione;
• l’attestazione che il possesso di tali informazioni o esperienze in regime di segreto presenta valore economico, con l’indicazione delle ragioni giustificative di tale affermazione;
• l’attestazione dell’adozione di misure concretamente idonee a garantire l’effettiva riservatezza delle informazioni, con la descrizione delle misure di secretazione adottate e la giustificazione della relativa adeguatezza in relazione alle circostanze.

In generale, la circolare n. 11/E/2016 avverte, inoltre, che la documentazione integrativa deve permettere di ricostruire in modo dettagliato il reddito agevolabile.

È altresì segnalato che, in questa fase, non deve essere presentata alcuna documentazione ai fini della determinazione del nexus ratio.