E-mail: come iniziare un messaggio di posta elettronica
di Stefano MaffeiMi basta leggere le prime righe di un messaggio di posta elettronica in inglese per capire se chi lo scrive abbia una qualche abilità in termini di professional correspondence. Avvocati e commercialisti italiani dedicano scarsa attenzione alla qualità dei propri messaggi e-mail e, specialmente in contesti internazionali, questo è sinonimo di colpevole trascuratezza.
Le prime righe sono dunque fondamentali per indirizzare il tono della conversazione (to set the tone of the message) e definire con chiarezza l’obiettivo del messaggio. A questo fine, suggerisco che da oggi in poi tutti i vostri messaggi inizino con Dear John/Anna, this message is to…(trad: questo messaggio ha lo scopo di…).
Mi spiego meglio.
In certi casi il messaggio è puramente informativo e tende a trasferire al cliente o collega dati o notizie. Il verbo chiave in questi casi è ovviamente to inform: io aprirei con this message is to inform you of a number of developments concerning your case (sviluppi relativi alla tua pratica). Al contrario, in altri casi il messaggio tende a chiedere un parere (ricordate? Si traduce opinion oppure advice) e il verbo cruciale è to seek. Consiglio pertanto: this message is to seek your advice/opinion on the following matter.
Talvolta il messaggio mira a fare un resoconto di quanto accaduto ad una riunione, etc.: qui il verbo tipico è to report. Così, potreste esordire con this message is to report on what happened in the meeting with the client. Nel caso di follow-up e-mail (il messaggio teso a mettere per iscritto quanto precedentemente discusso o deciso di persona o al telefono) il verbo più utile è summarise. Aprite con: this message is to summarise the conversation we had on the phone yesterday.
Nel caso non vi sentiate con un collega o cliente da qualche tempo è elegante aprire con Dear John/Anne, how are you? I hope this message finds you well (che equivale a spero tu stia bene), per poi passare alla sostanza.
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