Con la procedura di conferma saldi si possono soddisfare numerosi obiettivi di revisione, tra cui: il requisito dell’esistenza, in quanto si ottiene conferma diretta da un terzo; il requisito della valutazione, in quanto si possono identificare eventuali contenziosi, resi e reclami non considerati in bilancio; il requisito della legittimità di diritti e obblighi; il requisito del principio di competenza. Occorre tuttavia tenere presente che detta conferma non potrà mai fornire tutti gli elementi probativi necessari circa la valutazione di solvibilità del debitore.
Dal punto di vista pratico la procedura può essere svolta tramite un testo standard, da redigersi su carta intestata alla società: esempi di lettere di conferma e di richiesta di informazione sono contenuti nel documento CNDCEC sopra menzionato.
In ogni modo, la procedura può essere impostata attraverso il modello “conferma positiva” (più frequente) oppure con il modello “conferma negativa”.
La procedura c.d. positiva consiste nel richiedere una conferma espressa dei creditori, o le eventuali discordanze, direttamente ai clienti selezionati. Vi è tuttavia il rischio che il destinatario possa rispondere senza verificare la correttezza delle informazioni. Per ridurre questo rischio è possibile ricorrere a richieste di conferma positiva che non indicano l’importo ma chiedano al destinatario di indicare egli stesso l’importo o di fornire le altre informazioni. Tuttavia questo tipo di conferma può causare la riduzione del tasso di risposta per via del maggior tempo richiesto ai destinatari.
La procedura c.d. negativa consiste invece nel richiedere ai debitori di comunicare soltanto le discordanze che dovessero riscontrare rispetto all’importo indicato nella lettera di circolarizzazione. Questa procedura in genere è effettuata a integrazione delle richieste di conferma positiva, qualora ci sia la presenza di numerosi piccoli saldi clienti e a condizione che il sistema di controllo interno lo consenta.
Per svolgere la procedura di revisione occorre:
- stratificare i saldi da confermare, includendo non solo clienti con alti volumi, saldi significativi, effetti attivi e ricevute bancarie ma anche qualche saldo a zero fra quelli dell’esercizio e alcuni saldi avere;
- richiedere le lettere e gli estratti conto per ogni cliente selezionato;
- confrontare gli indirizzi con la corrispondenza del cliente;
- spedire le richieste di conferma in busta bianca, riportando la data di spedizione sulle carte di lavoro;
- ottenere dalla società spiegazione dell’ammontare in contestazione;
- inviare la seconda richiesta entro 15-20 giorni dall’invio della prima (anche per fax).
La procedura di circolarizzazione è esperibile anche tramite PEC (cfr. in merito Assirevi n. 187) verificando gli indirizzi sul sito www.inipec.gov.it e stabilendo il formato delle richieste di conferma: elettronico immodificabile (PDF/A) ovvero cartaceo con firma autografa del legale rappresentante da allegare in formato immodificabile a un messaggio PEC. Alternativamente, le richieste di conferma possono essere firmate digitalmente e inviate come allegato a un messaggio PEC.
Per le richieste di conferma rimaste senza risposta è possibile adottare procedure alternative, che soddisfino le stesse asserzioni della circolarizzazione, concludendo pertanto che:
- il cliente esiste ed esercita un’attività inerente al business della società;
- la documentazione di supporto (fattura, bolla di consegna, contratto, ordine, bonifico…) conferma la correttezza del saldo;
- le verifiche devono essere effettuate utilizzando come supporto l’estratto conto della società revisionata.
La verifica che dà maggiore assicurazione sull’esistenza del saldo è quella relativa agli incassi successivi alla data di chiusura del bilancio.
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