Tuttavia, può accadere che, per cause tecniche non imputabili al SdI, il recapito non sia possibile (ad esempio, casella PEC piena o non attiva ovvero canale telematico non attivo). In tale evenienza si verificano i seguenti passaggi:
- il SdI rende disponibile al cessionario/committente la fattura elettronica nella sua area riservata del sito web dell’Agenzia delle entrate;
- il SdI comunica al soggetto trasmittente che il recapito non è stato possibile;
- il cedente/prestatore è tenuto tempestivamente a comunicare al cessionario/committente che l’originale della fattura elettronica è a sua disposizione nell’area riservata del sito web dell’Agenzia delle entrate.
La comunicazione del fornitore all’acquirente deve essere effettuata per vie diverse dal SdI, anche attraverso una semplice e-mail del seguente tenore: “Gentile cliente, la presente per comunicarle che in allegato troverà una copia della fattura elettronica presente in originale nella sua area riservata del sito web dell’Agenzia delle Entrate”. Difatti, è possibile allegare all’e-mail una copia della fattura elettronica in pdf.
La stessa procedura si applica nel caso in cui il cessionario/committente soggetto Iva non abbia utilizzato il servizio di registrazione, ma comunque abbia fornito il proprio indirizzo telematico (codice destinatario o PEC) al cedente/prestatore e, per cause tecniche non imputabili al SdI, il recapito non si sia perfezionato nel modo corretto.
Ancora, laddove il cessionario/committente, oltre a non aver utilizzato il servizio di registrazione, non abbia nemmeno comunicato al cedente/prestatore il codice destinatario ovvero la PEC attraverso cui intende ricevere la fattura elettronica, il fornitore, ai fini dell’invio del file, deve indicare nel campo “CodiceDestinatario” il codice convenzionale di sette zeri; comunque, anche in tale ipotesi, il cedente/prestatore deve comunicare al cliente, sempre per vie diverse dal SdI, che l’originale della fattura elettronica è a sua disposizione nella sua area riservata del sito web dell’Agenzia delle entrate.
In tutti questi casi, sebbene si verifichi un recapito “anomalo”, la fattura elettronica deve essere considerata emessa a tutti gli effetti e la data di ricezione è rappresentata dalla data di presa visione da parte dell’acquirente. In altri termini, il file xml ha superato i controlli del SdI e non è stato scartato. Pertanto, l’Iva indicata è dovuta.
La copia informatica o analogica della fattura elettronica, eventualmente consegnata dal fornitore all’acquirente per informalo che il file xml è disponibile nella sua area riservata, proprio in quanto tale, non rappresenta un valido documento ai fini Iva; pertanto:
- per il cedente/prestatore non dovrebbe sussistere la necessità di indicarvi che trattasi di una copia di cortesia;
- non consente all’acquirente l’esercizio della detrazione.
Da ultimo, è appena il caso di precisare che quando l’acquirente è:
- un consumatore finale oppure
- un minimo o un forfettario,
il fornitore, per l’invio del file xml, deve inserire il codice convenzionale di sette zeri nel campo “CodiceDestinatario” e consegnare al cliente una copia informatica o analogica della fattura elettronica comunicandogli che il documento è messo a sua disposizione dal SdI nell’area riservata del sito web dell’Agenzia delle entrate. In tal caso, però, la data di ricezione coincide con la data di messa a disposizione.
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