E-fattura: nuovo modello di gestione del ciclo attivo e passivo

L’intervento del Legislatore asseconda l’evoluzione tecnologica che pervade i rapporti economici tra le imprese e risponde ad una duplice finalità: la prima, di dematerializzazione e semplificazione amministrativa, la seconda, di contrasto alle frodi in campo Iva e più in generale all’evasione fiscale attraverso il monitoraggio costante delle operazioni fatturate.

Sebbene l’Unione Europea, con la decisione di esecuzione n. 2018/593 del 16 aprile 2018, abbia autorizzato l’introduzione dell’obbligo in Italia, permangono tuttavia preoccupazioni sulla fattibilità dell’ambizioso progetto descritto che, a detta di molti, appare di difficile realizzazione e rischia per certi versi di trasformarsi in un boomerang con effetti opposti a quelli desiderati.

Le perplessità sollevate attengono alla funzionalità sistema di interscambio (SDI) che dovrà veicolare i documenti.

Il timore è che la piattaforma informatica sviluppata dall’Agenzia delle Entrate non sia ancora pronta a gestire flussi di fatture quantificabili in miliardi di documenti e che si ripeta l’impasse avutasi in occasione della “comunicazione dati fatture” del 2017.

Nelle more del dibattito tra gli addetti ai lavori, la Fondazione Nazionale Commercialisti ha diffuso di recente un documento di ricerca che, nel tentativo di studiare un possibile modello di gestione digitale del processo di fatturazione elettronica, individua nel cambiamento in fieri nuove opportunità per la categoria. I Commercialisti saranno infatti chiamati a gestire in prima fila la transizione dal modello di fatturazione analogica a quello, più evoluto, digitale, ed avranno la responsabilità di individuare delle best practices che guidino le procedure di emissione e ricezione delle fatture nell’era dell’industria 4.0.

La Fondazione ha elaborato un modello operativo basato sull’implementazione di un sistema di gestione elettronico documentale (GED) accessibile dal cliente e dal commercialista, abbinato al tradizionale modulo di contabilità. Il sistema GED rappresenta un ambiente telematico condiviso in cui il cliente e consulente interagiscono in modo dinamico, partecipando alle fasi propedeutiche all’emissione e ricezione dei documenti informatici.

L’ e-fattura, tecnicamente, consiste in un file con estensione .xml da sottoporre a firma digitale e deve transitare attraverso il sistema di interscambio messo a disposizione dall’ Agenzia.

Il modello prevede, con riferimento al ciclo attivo di fatturazione, l’intervento del cliente nella produzione da remoto della fattura di vendita tramite compilazione manuale dei dati obbligatori che compongono il documento. Lo studio del Commercialista, avvalendosi del modulo GED, nell’ordine, esegue le verifiche preliminari di conformità alla normativa di riferimento ed alle specifiche tecniche imposte dall’Agenzia delle Entrate, appone la firma digitale, procede alla trasmissione del file al SDI, acquisisce in automatico le ricevute e le notifiche rese disponibili dal SDI, contabilizza e protocolla le fatture importando i dati trasmessi e, infine, procede alla conservazione digitale delle fatture e delle notifiche prodotte dal SDI attraverso un apposito modulo di conservazione documentale.

Con riferimento invece al ciclo passivo, la condivisione dell’ambiente GED offre la possibilità ad entrambi gli attori di estrarre e consultare i documenti di acquisto autonomamente, per poi consentire al professionista le successive attività di contabilizzazione, protocollazione e conservazione dei documenti.

Il modello di gestione proposto richiede senza dubbio uno sforzo da parte delle software house nella progettazione di un’interfaccia che permetta

• al cliente, un accesso remoto alla piattaforma comune così da consentire il caricamento dei dati necessari per la generazione della fattura elettronica,
• allo studio, un meccanismo semi-automatizzato di emissione, firma, trasmissione, contabilizzazione, protocollazione e conservazione sostitutiva dei documenti.

Il documento evidenzia come un sistema gestionale siffatto abbia un effetto positivo sull’efficienza e l’efficacia del servizio prestato da parte dei Commercialisti, i quali troverebbero nell’accelerazione dei tempi connessi alle attività di registrazione contabile, l’opportunità di concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto, propriamente consulenziali. Il cambiamento avrebbe inoltre una ricaduta sulle attività dello studio dando impulso alla riconversione organizzativa del medesimo, sempre meno incentrato sull’inserimento manuale di dati e più orientato alla gestione contabile digitale di grandezze economiche.

L’intervento del FNC è stato accolto con favore in quanto costituisce un primo passo verso il ripensamento delle attività di fatturazione e può rappresentare un importante punto di riferimento per tutte le parti coinvolte nella “metamorfosi” in atto.