I controlli del Sistema di Interscambio sulla fattura elettronica

Nel D.M. n. 55 del 03.04.2013 sono rinvenibili le prime indicazioni circa i controlli che opera il SdI; l’Allegato C a tale provvedimento chiarisce che tale sistema “(…) per ogni documento fattura correttamente ricevuto, effettua una serie di controlli propedeutici all’inoltro al soggetto destinatario (…)”. La finalità è quella di minimizzare i rischi di errore in fase elaborativa e di prevenire, da un lato, possibili e dispendiose attività di contenzioso, e di accelerare, dall’altro, eventuali interventi di rettifica sulle fatture a vantaggio di una più rapida conclusione del ciclo fatturazione/pagamento. Il mancato superamento dei predetti controlli viene notificato al trasmittente e genera lo scarto della fattura che, conseguentemente, non viene inoltrata al destinatario della fattura.

Le indicazioni sui controlli operati dal SdI contenute nel D.M. 03.04.2013 sono, tuttavia, specificamente riferite alla fatturazione elettronica nei confronti della P.A.

Con il Provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 30.04.2018 sono invece state fornite le regole tecniche per la fatturazione elettronica tra privati (sia nei flussi B2B che B2C).

Giova da subito evidenziare che, rispetto ai rapporti con la P.A., nel sistema operante tra i soggetti privati non vengono più previste le “notifiche d’esito committente” (rifiuto/accettazione della fattura). Una volta trasmessa e accettata dal SdI, il destinatario della fattura elettronica non avrà cioè la facoltà di rifiutare quest’ultima (ad es. in caso di non conformità della fattura rispetto all’ordine di acquisto) ma dovrà contestarla nei modi ordinari, non essendo possibile veicolare alcun tipo di comunicazione di rifiuto o contestazione attraverso il SdI (v. in tal senso FAQ dell’Agenzia delle Entrate sulla fatturazione elettronica).

Ciò detto, in base al punto 2.4 del richiamato provvedimento, il SdI effettua alcuni controlli; in caso di mancato superamento dei controlli viene recapitata, entro 5 giorni, una “ricevuta di scarto” del file.

È bene fare molta attenzione alle conseguenze di tale ipotesi, in quanto la fattura elettronica scartata dal SdI si considera come mai emessa, qualora non sia corretta e ritrasmessa entro 5 giorni dalla notifica di scarto.

Ma quali sono i controlli che concretamente opera il SdI una volta che viene trasmessa la fattura elettronica?

Nell’Allegato A al provvedimento del 30.04.2018 sono stabilite le seguenti tipologie di controllo:

• nomenclatura e unicità del file trasmesso;
• dimensioni del file;
• integrità del documento se firmato elettronicamente;
• autenticità del certificato di firma, se presente;
• conformità del formato fattura;
• coerenza e validità del contenuto della fattura;
• unicità della fattura;
• recapitabilità della fattura.

Con riferimento alla nomenclatura e unicità del file trasmesso, la verifica viene eseguita al fine di intercettare ed impedire l’invio di un file già trasmesso; infatti, ogni file inviato al SdI deve avere un nome diverso da qualsiasi altro file inviato in precedenza (il messaggio di scarto potrà essere, ad esempio, “Codice: 00001 Descrizione: Nome file non valido”).

In relazione alla dimensione del file, il controllo garantisce che il file ricevuto non ecceda le dimensioni ammesse per il rispettivo canale di trasmissione (“Codice: 00003 Descrizione: Le dimensioni del file superano quelle ammesse”).

Nel caso in cui il file sia firmato, la verifica sull’integrità viene effettuata al fine di garantire che il documento ricevuto non abbia subito modifiche successivamente all’apposizione della firma (“Codice: 00102 Descrizione: File non integro (firma non valida)”).

Sull’autenticità del certificato di firma, nel caso di file firmato elettronicamente, la verifica viene effettuata al fine di garantire la validità del certificato di firma utilizzato per apporre la firma elettronica qualificata al documento (il messaggio di scarto potrà essere, ad esempio, “Codice: 00100 Descrizione: Certificato di firma scaduto”). Al riguardo si ricorda che, nei rapporti B2B e B2C, l’apposizione della firma digitale sulla fattura non è obbligatoria, fermo restando che il soggetto passivo Iva potrebbe ritenere opportuno apporla, al fine di garantire l’autenticità del documento.

Con riguardo alla conformità del formato fattura, la verifica viene effettuata per garantire che il contenuto del documento sia rappresentato secondo le regole definite nelle specifiche tecniche (il messaggio di scarto potrà essere, ad esempio, “Codice: 00106 Descrizione: File / archivio vuoto o corrotto”).

La verifica di coerenza sul contenuto è finalizzata a garantire che il contenuto degli elementi informativi sia coerente sulla base delle regole tecniche. Ad esempio, in caso di indicazione di un’aliquota Iva pari a 0 sarà obbligatorio indicare anche la natura dell’operazione che giustifichi la non imponibilità della stessa; lo stesso dicasi, sempre a titolo esemplificativo, nel caso di errore matematico di calcolo dell’Iva.

Con riguardo alla verifica della validità, l’esame da parte del SdI è finalizzato ad accertare la presenza e la validità dei dati necessari al corretto inoltro del documento al destinatario nonché per prevenire situazioni di dati errati e/o non elaborabili. Ad esempio, viene effettuato un controllo sull’esistenza del codice destinatario qualora sia diverso dal valore “0000000” e la partita Iva del cessionario/committente non risulti registrata nell’apposita sezione del sito dell’Agenzia delle Entrate; il controllo in questione opera, inoltre, una verifica anche sulla validità dei codici fiscali e delle partite Iva attraverso un controllo della loro presenza nell’anagrafe tributaria.

Al riguardo l’Agenzia delle Entrate, nelle sopra richiamate FAQ, ha chiarito che – nel caso in cui la fattura riporti un numero di partita Iva/codice fiscale inesistente in Anagrafe Tributaria – il SdI scarterà la fattura; nell’ipotesi, invece, di fattura recante un numero di partita Iva cessata ovvero un codice fiscale di un soggetto deceduto ma entrambi esistenti in Anagrafe Tributaria, il SdI non scarterà la fattura e la stessa sarà considerata correttamente emessa ai fini fiscali, ferma restando la possibilità per il Fisco di effettuare controlli successivi per riscontrare la veridicità dell’operazione.

In merito all’unicità della fattura (da non confondersi con le verifiche di unicità del file trasmesso al SdI) il controllo viene eseguito al fine di intercettare ed impedire l’inoltro di una fattura già trasmessa e elaborata. Qualora si trasmetta una nota di credito, la verifica terrà conto anche della tipologia di documento e, pertanto, potrà essere ammessa in questo caso la presenza di due documenti aventi stesso cedente/prestatore, stesso anno e stesso numero, trattandosi di documenti di tipologie diverse (fattura/nota di credito).

Non viene invece effettuato alcun controllo dal SdI sulla descrizione dell’oggetto della fattura (beni e/o servizi venduti/acquistati), aspetto sul quale occorrerà prestare sempre massima attenzione alle regole di cui all’articolo 21 D.P.R. 633/1972.

Da ultimo si ricorda che le fatture elettroniche devono essere trasmesse al SdI come file aventi una delle seguenti caratteristiche:

• un file in formato xml contenente una singola fattura,
• un file in formato xml contenente un singolo lotto di fatture,
• un file in formato compresso (.zip) contenente uno o più file (sia singola fattura, sia lotto).

Qualora il file inviato al SdI sia rappresentato da un singolo file contenente una singola fattura oppure da un lotto di fatture, i controlli sopra illustrati comportano l’accettazione o il rifiuto del file nella sua totalità; diversamente, se al SdI viene inviato un file in formato “compresso” (il formato di compressione attualmente accettato è lo ZIP), i controlli e la conseguente accettazione/rifiuto riguarderanno ogni singolo file presente all’interno del file compresso.