I rimborsi spese erogati ai dipendenti per l’acquisto di tablet e laptop ad uso didattico

Viceversa, sono da considerarsi escluse dal rapporto sinallagmatico le somme erogate dal datore di lavoro al dipendente che riguardano spese, diverse da quelle sostenute per produrre il reddito, di competenza del datore di lavoro, anticipate dal dipendente.

L’Amministrazione finanziaria, in più occasioni (circolare ministeriale 326/1997, risoluzione 178/E/2003 e risoluzione 357/E/2007, risposta ad istanza di interpello n. 314/2021), ha precisato che:

• non concorrono alla formazione della base imponibile le somme che non costituiscono un arricchimento per il lavoratore (è il caso, ad esempio, degli indennizzi ricevuti a mero titolo di reintegrazione patrimoniale) e che non sono fiscalmente rilevanti, in capo al dipendente, le erogazioni effettuate per un esclusivo interesse del datore di lavoro;
• il rimborso delle piccole spese ordinarie, ad esempio, quelle sostenute per l’acquisto di beni strumentali di piccolo valore, quali la carta della fotocopia o della stampante, le pile della calcolatrice, etc..;
• le somme erogate per rimborsare i costi dei collegamenti telefonici non sono da assoggettare a tassazione essendo sostenute dal telelavoratore per raggiungere le risorse informatiche dell’azienda messe a disposizione dal datore di lavoro e quindi poter espletare l’attività lavorativa;
• se il rimborso spese erogato al dipendente che presta la propria opera in smart working si basa su parametri diretti ad individuare i costi risparmiati dal datore, la quota di costi rimborsati al dipendente si può considerare riferibile a consumi sostenuti nell’interesse esclusivo del datore di lavoro e quindi non tassata in capo al dipendente.

Circa la modalità di determinazione dell’ammontare della spesa rimborsata, l’Agenzia delle Entrate, con la risoluzione 74/E/2017, ha chiarito che, qualora il legislatore non abbia provveduto ad indicare un criterio ai fini della determinazione della quota esclusa da imposizione, i costi sostenuti dal dipendente nell’esclusivo interesse del datore di lavoro devono essere individuati sulla base di elementi oggettivi, documentalmente accertabili, al fine di evitare che il relativo rimborso concorra alla determinazione del reddito di lavoro dipendente.

Tutto ciò premesso, l’Amministrazione finanziaria si è recentemente espressa sul caso di una società che, nell’ambito delle politiche di gruppo volte a sostenere i dipendenti trasferiti in Paesi stranieri (cd. “transferred employees”) con figli in età scolare, al fine di promuovere la loro istruzione, la loro formazione, nonché, l’inserimento nella nuova realtà nazionale, ha intenzione di introdurre a favore di tale categoria di lavoratori la possibilità di ottenere il rimborso delle seguenti spese sostenute a favore dei figli iscritti in istituti scolastici:

• acquisto di laptop/tablet come parte integrante del materiale didattico;
• contributo per il test d’ingresso il cui superamento è condizione per l’ammissione alla scuola.

La società istante aveva, inoltre, rappresentato che:

• in riferimento al primo punto, i regolamenti (policy) dell’istituto scolastico prevedono che gli studenti debbano utilizzare in classe il proprio “device” (tablet per la scuola primaria e laptop per la scuola secondaria), in quanto strumento indispensabile per realizzare il programma scolastico;
• il rimborso delle spese sostenute per il test d’ingresso costituisce un’ipotesi eventuale, in quanto si realizza solo nel caso in cui il regolamento dell’istituto scolastico preveda il superamento di un test d’ingresso a pagamento come condizione per l’iscrizione a scuola.

L’Amministrazione finanziaria, con la risposta ad istanza di interpello n. 294/E/2022, ha chiarito che tali rimborsi non costituiscono reddito in capo ai lavoratori dipendenti ai sensi del disposto dell’articolo 51, comma 2, lett. f-bis), Tuir, secondo cui non concorrono a formare il reddito “le somme, i servizi e le prestazioni erogati dal datore di lavoro alla generalità dei dipendenti o a categorie di dipendenti per la fruizione, da parte dei familiari indicati nell’articolo 12, dei servizi di educazione e istruzione anche in età prescolare, compresi i servizi integrativi e di mensa ad essi connessi, nonché per la frequenza di ludoteche e di centri estivi e invernali e per borse di studio a favore dei medesimi familiari”.

L’Agenzia delle Entrate, tuttavia, specifica che tale esclusione opera solo nell’ipotesi in cui l’offerta venga rivolta alla “generalità dei dipendenti” o a “categorie di dipendenti”, ovvero l’insieme dei dipendenti che presentano le medesime caratteristiche o (ad esempio, di un certo livello o di una certa qualifica).

In particolare, con la risoluzione 378/E/2007 sono stati considerati un raggruppamento omogeneo di dipendenti i soggetti cosiddetti “expatriates” o “assignees”, ovvero dipendenti trasferiti in Stati esteri ai quali viene assicurato lo stesso trattamento indipendentemente dallo Stato di provenienza o di destinazione.

Analogamente, i “transferred employees”, come definiti nella fattispecie in esame, ad avviso dell’Amministrazione finanziaria, possono considerarsi una “categoria di dipendenti” ai sensi dell’articolo 51, comma 2, Tuir.