22 Gennaio 2025

Il “dualismo” della tracciabilità dei rimborsi spese ai dipendenti

di Sandro Cerato - Direttore Scientifico del Centro Studi Tributari

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Di rilevante impatto sulla gestione amministrative delle imprese è la norma, contenuta nella Legge di Bilancio 2025, che impone la tracciabilità dei rimborsi spese ai dipendenti quale duplice condizione:

per escludere dal reddito di lavoro dipendente, di cui all’articolo 51, Tuir, le somme per vitto, alloggio e trasporto sostenute dal dipendente e rimborsate dal datore di lavoro, in occasione di trasferte effettuate fuori dal territorio comunale sede di lavoro (quelle sostenute all’interno concorrono a formare il reddito, ad esclusione delle spese di trasporto comprovate da idonea documentazione);
per dedurre dal reddito d’impresa le predette spese, inserendo il nuovo comma 3-bis, nell’articolo 95, Tuir.

Prima di entrare nel merito delle questioni critiche, va osservato che le spese di trasporto interessate dalla novità sono solamente quelle effettuate mediante autoservizi pubblici non di linea (es. taxi e Ncc), mentre sono esclusi i trasporti di linea (ad esempio treni ed aerei).

In merito all’esclusione dalla formazione del reddito di lavoro dipendente, il legislatore ha inserito un nuovo periodo nel comma 5, dell’articolo 51, Tuir, secondo cui “I rimborsi delle spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea (….), per le trasferte o le missioni di cui al presente comma, non concorrono a formare il reddito se i pagamenti delle predette spese sono eseguiti con versamento bancario o postale ovvero mediante altri sistemi di pagamento (….)”.

Il richiamo alle trasferte o missioni di cui “presente comma” comporta che la tracciabilità delle spese sostenute prescinde dalla modalità di gestione dei rimborsi spese per la trasferta, comprendendo, quindi, non solo i rimborsi analitici (a piè di lista), ma anche quelli forfettari (nonché quelli misti). Entrambe le modalità di gestione dei rimborsi spese sono, infatti, contenute nell’articolo 51, comma 5, Tuir. Si ricorda che, in capo al dipendente, l’esclusione da tassazione dei rimborsi analitici di spese per vitto e alloggio non trova alcun limite quantitativo, mentre il rimborso con indennità forfettaria è escluso da tassazione nei limiti massimi di un importo giornaliero (euro 46,48 per le trasferte in Italia ed euro 77,47 per quelle all’estero). Tuttavia, anche in presenza di rimborsi forfettari, le spese per vitto e alloggio (quelle di viaggio sono sempre rimborsate analiticamente) devono essere sostenute con strumenti tracciati, pena la tassazione in capo al dipendente anche dell’importo compreso nella “franchigia”.

Per quanto riguarda la deduzione dei rimborsi spese in capo al datore di lavoro, il nuovo articolo 95, comma 3-bis, Tuir, stabilisce che “Le spese di vitto e alloggio e quelle per viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea (….), nonché i rimborsi analitici relativi alle medesime spese, sostenute per le trasferte dei dipendenti ovvero corrisposti a lavoratori autonomi, sono deducibili nei limiti di cui ai commi 1, 2 e 3 se i pagamenti sono eseguiti con versamento bancario o postale ovvero mediante altri sistemi di pagamento (….)”. Va osservato, in primo luogo, che la norma ricomprende anche le spese di vitto e alloggio sostenute direttamente dall’impresa (individuale o collettiva), mentre per i rimborsi spese ai dipendenti di tali spese è precisato che si tratta solamente di quelli “analitici”, ossia quelli rimborsati a piè di lista dietro presentazione della nota spese (cui si dovranno allegare oltre ai giustificativi di spesa, anche le ricevute a supporto del pagamento tracciato), per i quali sussiste un limite massimo di deduzione giornaliero (euro 180,76 per le trasferte in Italia ed euro 258,23 per le trasferte all’estero). Rimangono esclusi dall’obbligo di tracciabilità, quale condizione per la deduzione dal reddito d’impresa, i rimborsi spese forfettari, per i quali si ricorda che l’articolo 95, Tuir, non pone alcun limite quantitativo alla deduzione in capo al datore di lavoro.