Il rimborso spese dei dipendenti
di Viviana GrippoLe spese sostenute dai dipendenti nelle trasferte possono essere classificate in quattro tipologie:
- spese di viaggio sostenute per raggiungere il luogo ove verrà svolta l’attività di lavoro (trasferta);
- spese di vitto relative ai pasti;
- spese di alloggio, per i pernottamenti;
- altre spese, tra queste rientrano tutte le spese sostenute dal dipendente inerenti con l’attività di lavoro svolta in trasferta.
Il rimborso delle spese può avvenire in maniera analitica, sulla base cioè della documentazione presentata, ovvero in maniera forfettaria.
Per capire come si devono rilevare le spese facciamo degli esempi partendo dall’ipotesi di rimborso analitico.
Un dipendente sostiene le seguenti spese per una trasferta fuori dal comune in cui è ubicata la sua sede di lavoro:
- fattura del treno intestata alla società,
- fattura dell’albergo intestata al dipendente,
- ricevuta del ristorante.
Le scritture contabili relative alle spese di viaggio saranno le seguenti, con rilevazione anche dell’Iva:
Diversi a Debiti vs dipendente Rossi M.
Spese di viaggio
Iva a credito
Per le spese di vitto ed alloggio si può scegliere se rilevare l’Iva ponendola indetraibile ovvero registrare solo il costo comprensivo dell’imposta. Si riporta la scrittura relativa alla prima ipotesi:
Diversi a Debiti vs dipendente Rossi M.
Alberghi e ristoranti
Iva indetraibile
Quando il rimborso avviene forfetariamente si parla più propriamente di indennità di trasferta. Si tratta di una “ulteriore” voce del salario/stipendio ordinario. Contabilmente l’impresa deve rilevare le indennità unitamente alle retribuzioni.
La scrittura da eseguire deve essere dapprima quella di rilevazione dello stipendio lordo e dell’indennità di trasferta:
Diversi a Dipendenti c/ retribuzioni
Retribuzione lorda
Indennità di trasferta
e successivamente quella relativa alla rilevazione delle ritenute:
Dipendenti c/ retribuzioni a Diversi
a Ritenute Inps
a Ritenute Irpef
Si riporta una tabella riepilogativa della deducibilità delle spese per trasferta in capo all’azienda.
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Vitto e alloggio |
Trasferta nel comune |
Deducibile il 75% del costo |
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Trasferta fuori dal comune |
Deducibile nel limite di 180,76 (Italia) e 258,23 (estero) |
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Auto |
Trasferta nel comune |
Costo di percorrenza secondo tabelle Aci, ovvero secondo tariffe di noleggio relative ad autoveicoli di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali (20 C.F. se diesel) |
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Trasferta fuori dal comune |
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Spese di viaggio (auto escluse) e spese residuali |
Trasferta nel comune |
Interamente deducibile |
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Trasferta fuori dal comune |
