Il rimborso spese dei dipendenti

Il rimborso delle spese può avvenire in maniera analitica, sulla base cioè della documentazione presentata, ovvero in maniera forfettaria.

Per capire come si devono rilevare le spese facciamo degli esempi partendo dall’ipotesi di rimborso analitico.

Un dipendente sostiene le seguenti spese per una trasferta fuori dal comune in cui è ubicata la sua sede di lavoro:

• fattura del treno intestata alla società,
• fattura dell’albergo intestata al dipendente,
• ricevuta del ristorante.

Le scritture contabili relative alle spese di viaggio saranno le seguenti, con rilevazione anche dell’Iva:

Diversi                            a            Debiti vs dipendente Rossi M.                                            

Spese di viaggio

Iva a credito

Per le spese di vitto ed alloggio si può scegliere se rilevare l’Iva ponendola indetraibile ovvero registrare solo il costo comprensivo dell’imposta. Si riporta la scrittura relativa alla prima ipotesi:

Diversi                            a             Debiti vs dipendente Rossi M.                                            

Alberghi e ristoranti

Iva indetraibile

Quando il rimborso avviene forfetariamente si parla più propriamente di indennità di trasferta. Si tratta di una “ulteriore” voce del salario/stipendio ordinario. Contabilmente l’impresa deve rilevare le indennità unitamente alle retribuzioni.

La scrittura da eseguire deve essere dapprima quella di rilevazione dello stipendio lordo e dell’indennità di trasferta:

Diversi                        a                      Dipendenti c/ retribuzioni

Retribuzione lorda

Indennità di trasferta

e successivamente quella relativa alla rilevazione delle ritenute:

Dipendenti c/ retribuzioni                  a                      Diversi

                                                           a                      Ritenute Inps

                                                           a                      Ritenute Irpef

Si riporta una tabella riepilogativa della deducibilità delle spese per trasferta in capo all’azienda.