La check list di bilancio e i controlli sui conti accessi al personale

Le poste di stato patrimoniale aperte al personale sono spesso di difficile quadratura, la corretta rilevazione dei debiti e crediti verso e per il personale si riflette anche sulle poste di conto economico in quanto, spesso, un errato saldo patrimoniale è dovuto alla non corretta contabilizzazione dei prospetti contabili delle paghe.

Supponiamo di rilevare tali prospetti con le scritture contabili che seguono per tutti i mesi dell’anno:

Diversi                        a                      Diversi                                                           34.688,04

Retribuzione c/dipendenti (ce)                                                                  32.575,46

Rimborsi chilometrici (ce)                                                                              376,77

Inps c/contributi (sp)                                                                                  1.725,33

Dipendenti c/arrotondamenti (sp)                                                                  10,48

                                   a                Inps c/contributi (sp)                            2.902,13 

                                   a                Erario c/ritenute (sp)                             6.301,73

                                   a                Dipendenti c/retribuzioni (sp)             25.475,00 

                                   a                Dipendenti c/arrotondamenti (sp)               9,18 

Una volta rilevate le retribuzioni del mese occorrerà rilevare i contributi a carico ditta:

Contributi c/Inps (ce)           a          Inps c/contributi (sp)                                    8.910,29

La voce retribuzioni c/dipendenti accoglie sia le retribuzioni pure che le trasferte, la voce rimborsi chilometrici, invece, rappresenta l’importo riconosciuto al dipendente per l’utilizzo autorizzato del proprio automezzo per motivi di lavoro. In questi casi il rimborso, seppure in busta paga, non è assoggettabile né a contributi né a ritenuta e soprattutto non può essere assimilato a retribuzione pur rappresentando un costo. La voce contributi c/Inps rappresenta gli importi che l’istituto previdenziale eroga ai lavoratori attraverso il datore di lavoro, tali sono ad esempio le malattie, l’indennità di maternità e gli assegni familiari. Essendo competenze che vengono erogate in anticipo dal datore di lavoro creano un credito nei confronti dell’istituto Inps e pertanto vanno gestiti all’interno del medesimo conto di debito verso l’Inps. Questo ultimo accoglierà, unitamente al conto erario c/ritenute le trattenute previdenziali dipendenti e trattenute imposte quale componente della retribuzione, di competenza del dipendente, che dovrà essere versata all’Inps e all’Erario. Nella scrittura daranno quindi origine ad un debito in quanto il costo è già ricompreso nelle voce retribuzioni. Arrotondamenti e retribuzioni nette sono voci patrimoniali in quanto rappresentano, la prima, una sorta di credito/debito che di mese in mese permette di arrotondare il netto da erogare ai dipendenti, la seconda, indica il netto da corrispondere ai dipendenti.

Il mese successivo alla rilevazione delle retribuzioni la ditta procede al pagamento delle stesse come segue:

Dipendenti c/retribuzioni (sp)             a               Banca c/c (sp)                             25.475,00 

Entro il 16 del mese successivo alla competenza si procede al pagamento dei contributi, il dovuto è pari alla differenza tra il debito per contributi, trattenuti al dipendente e a carico della ditta, e quanto rimborsato al dipendente per conto degli enti previdenziali a titolo di assegni familiari e anticipazioni Inps per malattia o maternità.

Si procede quindi, per l’Inps (e altri enti), con la seguente scrittura:

Inps c/contributi (sp)                    a                    Banca c/c (sp)                              10.087,09

Mentre per le ritenute, entro il 16 del mese successivo al pagamento delle retribuzioni, si rileverà:

Erario c/ritenute (sp)                    a                     Banca c/c (sp)                                6.301,73

Fatte tutte le rilevazioni indicate per ogni mese dell’anno, al 31/12 dobbiamo chiederci:

• il versamento dell’Irpef/Inps/Enpals … di gennaio e/o febbraio, coincide con il debito in bilancio?
• il debito per stipendi in bilancio corrisponde agli emolumenti pagati successivamente al 31/12?

Al 31/12 infatti sia i debiti aperti al personale sia quelli verso l’Erario e gli Istituti previdenziali devono ospitare solo i valori relativi agli ultimi mesi dell’esercizio e devono chiudersi nel mese di gennaio, o febbraio.

Se così non accade possono esserci due motivazioni, l’errore di contabilizzazione, il mancato pagamento del debito in uno o più mesi.

Occorre poi anche capire se sono stati registrati i ratei delle ferie maturate e non godute dai dipendenti e del costo presunto della eventuale 13a /14a.

La rilevazione, benché si parla di ratei, è quella di un debito da iscriversi in 2.D di stato patrimoniale con la seguente scrittura contabile:

Diversi                        a                      Diversi                                                            6.591,00

Retribuzioni dipendenti (ce)                                                                   5.235,00

Contributi c/Inps (ce)                                                                             1.356,00

                                   a                      Ratei retribuzioni (sp)                 5.235,00

                                   a                      Ratei contributi (sp)                   1.356,00

Infine occorre chiedersi se vi sono premi da corrispondere ai dipendenti non contabilizzati.