La circolare 18/E su fattura elettronica e problematiche in materia di obblighi di fatturazione

Per quanto concerne le fatture elettroniche, il documento di prassi esordisce ricordano come la discriminante per distinguerle da quelle cartacee non è il tipo di formato originario, quanto il fatto che la fattura sia in formato elettronico quando viene trasmessa, ricevuta ed accettata dal destinatario.

Precisazione importante è quella relativa al fatto che l’art. 21 richiede che il ricorso alla fattura elettronica sia subordinato all’accettazione da parte del destinatario: non è necessario un accordo formale fra le parti, ed anzi il destinatario può non “accettare” il processo, di modo che, in questo caso, la fattura elettronica sarà tale soltanto in capo all’emittente, con conseguente obbligo di conservazione elettronica, e non in capo appunto al ricevente, che la potrà trattare “normalmente”.

Affinché il documento venga considerato una fattura elettronica, devono essere rispettati degli specifici requisiti dal momento dell’emissione fino al termine del periodo di conservazione:

• autenticità dell’origine: l’identità dell’emittente della fattura devono essere certi;
• integrità del contenuto: i dati obbligatori della fattura non possono essere alterati;
• leggibilità: il soggetto passivo deve assicurare la leggibilità del documento dalla sua emissione fino al termine di conservazione.

A differenza di quanto prevedeva la vecchia disposizione, che dava indicazioni precise sui sistemi di controllo adottabili, il nuovo art. 21, così come modificato dalla legge di stabilità 2013, consente di scegliere modalità alternative per garantire i requisiti di autenticità e integrità, quali

• sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi a essa riferibile;
• la firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente;
• le procedure EDI;
• altre tecnologie ritenute adeguate dall’emittente.

La fattura elettronica si considera emessa al momento in cui è resa a disposizione del destinatario, attraverso un sito internet, un server o un altro supporto informatico, oppure tramite una e-mail contenente un protocollo di comunicazione e un link che permetta di scaricare, in qualsiasi momento, il documento.

Per quanto riguarda la conservazione, per favorire lo sviluppo della fatturazione elettronica, la norma prevede che emittente e destinatario non siano in alcun modo vincolati fra loro: il destinatario può anche decidere di materializzare il documento, anziché stabilizzarne la prova informatica attraverso un processo di conservazione elettronica (soltanto per le fatture elettroniche emesse nei confronti della P.A. vige invece l’obbligo di simmetria tra emittente e destinatario della fattura).

La seconda parte della circolare, come detto, analizza invece alcune fattispecie di obblighi di fatturazione nella forma domanda-risposta.

Il primo quesito è relativo alla possibilità di emettere fattura differita anche per le prestazioni di servizi.

L’Agenzia indica come la prova documentale possa essere rappresentata da qualsiasi documento in grado di dimostrare l’effettuazione del servizio, la data e l’identità delle parti contraenti, quali, ad esempio, l’attestazione dell’incasso, la nota di consegna lavori, la lettera d’incarico.
Viene precisato inoltre come la fattura differita possa essere utilizzata anche laddove nel mese sia stata realizzata una sola operazione con lo stesso cliente ovvero debbano essere “riepilogate” sia prestazioni di servizi che cessioni di beni.

Gli altri quesiti riguardano invece la fattura semplificata, che prevede la possibilità di inserire minori dati nel documento qualora l’importo complessivo dello stesso non superi i cento euro.

Le Entrate confermano la possibilità di individuare la controparte unicamente con il numero di partita IVA o il codice fiscale, e conseguentemente questo sarà l’unico dato indicato anche in sede di registrazione della fattura (senza quindi la ditta, denominazione o ragione sociale richiesti dall’art. 23 del D.P.R 633/1972).

Viene poi precisato come l’eventuale fattura rettificativa possa essere emessa in forma semplificata senza limiti d’importo, dunque anche superando la soglia dei cento euro, ed infine come la fattura semplificata possa essere emessa anche in sostituzione della fattura-ricevuta fiscale.