La conservazione elettronica dei registri contabili di S.r.l.
di EVOLUTION
Tutte le S.r.l. devono tenere i registri contabili obbligatori, ovvero:
- il libro giornale;
- il libro degli inventari;
- le altre scritture contabili richieste dalla natura e dalle dimensioni dell’impresa.
Ai sensi dell’articolo 2220 cod. civ. i richiamati registri devono essere conservati per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. È possibile la conservazione elettronica, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti.
Il D.M. 17 giugno 2014 detta specifiche regole riguardanti la tenuta dei documenti contabili in modo informatizzato ai fini fiscali.
In particolare, i documenti informatici devono essere conservati in modo tale che:
- siano rispettate le norme del codice civile, le disposizioni del codice dell’amministrazione digitale e delle relative regole tecniche e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità;
- siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita Iva, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste.
Il processo di conservazione dei documenti informatici ai fini fiscali termina con l’apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione.
Il contribuente deve comunicare l’avvenuta conservazione in modalità elettronica dei documenti rilevanti ai fini tributari nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo di imposta di riferimento.
Si ricorda che ai sensi dell’articolo 3, comma 3, del D.M. 17 giugno 2014 la conservazione dei documenti informatici (così come la stampa dei registri cartacei), ai fini della rilevanza fiscale, deve essere eseguita entro il terzo mese successivo al termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi.
Come chiarito dall’Agenzia delle Entrate con la risoluzione AdE 46/E/2017, il richiamato termine è valido anche per i documenti rilevanti ai fini dell’imposta sul valore aggiunto, anche se, a partire dal periodo d’imposta 2017, i termini di presentazione delle dichiarazioni rilevanti ai fini delle imposte sui redditi e dell’Iva sono disallineati.
In caso di periodo d’imposta non coincidente con l’anno solare, i documenti rilevanti ai fini Iva riferibili ad un anno solare devono essere comunque conservati entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della prima dichiarazione dei redditi utile.
