La contabilizzazione degli ammanchi di cassa

L’ammanco di cassa, dovuto a svariate motivazioni di cui diremo in seguito, si manifesta allorquando il conteggio manuale fornisca all’esecutore un risultato differente rispetto al contabile: in tali casi è ovvio che il valore contabile dovrà uniformarsi a quello fisico.

La scrittura contabile da redigersi per tale adeguamento è la seguente:

Ammanchi di cassa                         a                           Cassa e valori

La voce “Ammanchi di cassa” è un conto di costo che verrà rilevato tra gli Oneri diversi di gestione in B14 di conto economico.

Una volta rilevato il conto di costo occorrerà gestirlo dal punto di vista fiscale.

La citata risoluzione afferma che gli ammanchi di cassa siano deducibili solo qualora possa dimostrarsi che essi siano:

• fisiologici,
• inevitabili,
• connaturati alla attività.

In ogni caso essi devono essere documentati da apposito verbale redatto dal responsabile dei controlli interni aziendali e dal responsabile di cassa.

È chiaro che, mentre tali requisiti sono indubbiamente facili da dimostrare in caso di grande distribuzione, la cosa appare molto più difficile quando si fa riferimento a piccole realtà o ad attività che non prevedono il contatto con il pubblico.

In assenza del realizzarsi delle condizioni di cui sopra l’ammanco sarà indeducibile sia ai fini Ires che Irap e si renderà necessaria una ripresa fiscale di pari importo.

Come si diceva in precedenza diverse potrebbero essere le motivazioni per le quali gli ammanchi si manifestano. La prima causa, quella più comune e intuitiva, è il furto; tuttavia, è anche possibile che essi si verifichino per:

• arrotondamenti concessi dopo l’emissione degli scontrini,
• errori materiali nella restituzione del resto,
• errori nella battitura dello scontrino di importo superiore al pagamento ricevuto.

È evidente quindi che mentre la scrittura contabile potrà essere redatta periodicamente a fine giornata, quando ci si rende conto delle differenze di incasso, all’atto del versamento dei contanti in banca o durante altri controlli periodici, l’approccio fiscale è lasciato alla redazione della dichiarazione dei redditi. Tuttavia, durante l’anno, all’atto dei controlli, qualora l’azienda sia già in grado di distinguere le poste deducibili dalle indeducibili, si potrebbe già rilevare l’ammanco rispettivamente nei conti di costo:

• ammanchi di cassa deducibili,
• ammanchi di cassa indeducibili,

da registrarsi sempre in B14 Oneri diversi di gestione.

Ai fini del corretto controllo cassa va ricordato anche che:

• la cassa non può mai essere negativa,
• il limite di circolazione del contante è stato fissato dalla legge di Stabilità in euro 2.999,99 (per gli assegni resta il limite di euro 999,99),
• la cassa non deve comprendere i sospesi (ovvero movimenti di denaro avvenuti ma non rilevati contabilmente) che vanno quindi rilevati prima dei conteggi di fine anno,
• le valute estere in cassa vanno valutate con il cambio del giorno di chiusura con imputazione degli eventuali utili o perdite,
• i prelievi di soci e titolare devono essere giustificati.

Infine, si rammenta che, se non vi si provvede nel corso dell’esercizio, a fine anno il conto “Cassa e valori” va diviso in due componenti:

• cassa contanti e valori;
• cassa assegni.

Nel primo conto troveranno allocazione il denaro, le valute estere, le carte di credito, i francobolli e i valori bollati.