Questa serie di attività può essere sintetizzata nell’applicazione di una metodologia che viene denominata Project Cycle Management (il Ciclo del Progetto), uno strumento elaborato dall’Unità di Valutazione di EUROPEAID, nell’ambito della Commissione Europea.
Tale strumento è diretto a:
- migliorare la qualità e l’effettività della progettazione e della fase di gestione del progetto;
- integrare le fasi del progetto in modo che gli argomenti siano esaminati in modo sistematico;
- obbligare a focalizzarsi sui reali bisogni dei soggetti beneficiari.
La necessità di ricondurre ad uno schema unitario l’iter della progettazione è legata alla scarsa efficacia dei progetti spesso riscontrata in termini di mancato raggiungimento degli obiettivi e di irrilevanza degli stessi rispetto alle reali necessità dei beneficiari.
La Gestione del Ciclo del Progetto rappresenta per i beneficiari il principale punto cardine, motivo per cui chi elabora il progetto ha quasi l’obbligo di focalizzare quelli che sono i reali bisogni dei destinatari dell’intervento. Solo in questo modo i progetti possono definirsi fattibili e sostenibili.
Il Ciclo del Progetto (Project Cycle Management) si compone di sei fasi: la Programmazione, l’Identificazione, la Formulazione, il Finanziamento, la Realizzazione (ed eventuale Implementazione) e la Valutazione.
Nella fase di Programmazione vengono analizzati il contesto nazionale e quello settoriale per identificare problemi, opportunità ed impedimenti. Questa analisi porterà a formulare strategie di intervento sulla base delle priorità individuate.
Una volta stabilite le priorità di intervento e le strategie nazionali, nella fase di Identificazione vengono analizzate le esigenze, i problemi e gli interessi di tutte le parti coinvolte all’interno del progetto. Lo scopo di questa fase è in primo luogo quello di identificare ed accordarsi sugli obiettivi principali di cooperazione e le relative priorità settoriali. Per ogni parte interessata verranno ascoltate le specifiche esigenze, eventuali proposte di soluzione e verranno sviluppate una o più ipotesi di progetto che vadano a soddisfare i bisogni emersi.
Nella fase di Formulazione le idee-progetto giudicate pertinenti saranno elaborate in piani di progetti operativi. I gruppi beneficiari e gli altri attori partecipano alla specificazione dettagliata dell’idea-progetto. Essa è poi verificata in base alla sua fattibilità (ovvero se il suo successo sia probabile) e sostenibilità (ovvero se sia probabile che generi benefici di lunga durata per il gruppo beneficiario).
La fase del Finanziamento è la fase della presentazione della proposta alle autorità finanziatrici. La presentazione avviene in risposta ad una “call for proposal” che ha una determinata durata temporale e all’interno della quale vengono esplicitate le caratteristiche che deve avere una proposta di finanziamento.
Nella fase di Realizzazione il progetto è eseguito – tutti i mezzi materiali ed immateriali necessari alla realizzazione del progetto sono messi in opera – così come previsto dal piano di Finanziamento. In questa fase si svolgono le gare d’appalto e avviene l’assegnazione di contratti per l’assistenza tecnica, per le forniture e per la realizzazione di lavori. Il progetto, se necessario, è ri-orientato e corretto, ed alcuni obiettivi possono essere modificati secondo i cambiamenti significativi intercorsi dal momento della formulazione del progetto (Implementazione).
La fase della Valutazione la possiamo far coincidere con quella che viene normalmente definita “rendicontazione”. Spesso l’implementazione e la rendicontazione coincidono se il progetto prevede un finanziamento “a tranche”, per cui ad una prima parte di finanziamento possono seguire le altre solo se la prima viene regolarmente rendicontata.
La fase della valutazione può portare alla decisione da parte delle autorità finanziatrici di far continuare il progetto, rettificarlo o anche stopparlo se si verificano eventi gravi di disallineamento rispetto alla proposta presentata.
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