La gestione del tempo in studio
di Michela Alpini – Consulente di BDM Associati SRLIn un contesto lavorativo in continua evoluzione, professionisti e imprenditori sono accomunati da un medesimo desiderio: avere più tempo.
Essendo il tempo una risorsa limitata e pertanto non potendo agire sulla sua dimensione quantitativa, la giusta domanda da porsi in quanto titolari che organizzano le proprie giornate e ripartiscono le attività tra i collaboratori, è:
“Sto gestendo in modo efficace ed efficiente il tempo a disposizione?”
Il time management diventa perciò un aspetto fondamentale che influenza la performance degli studi professionali.
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- Controllare quali attività sono “Ladre” di tempo
Avere priorità non definite, rimandare o svolgere contemporaneamente diverse attività, avere una comunicazione inefficace o richiedere ai sottoposti adempimenti periodici che non generano informazioni rilevanti, sono tutti atteggiamenti che assorbono tempo, senza generare un beneficio.
A questi “ladri di tempo” si aggiungono anche le interruzioni, che possono provenire dall’interno (es. richieste dei collaboratori), oppure dall’esterno (telefonate, email etc.).
Saper gestire tali interruzioni in modo proattivo e non reattivo, diventa indispensabile.
Infatti, condurre attività in modo frammentato richiede un elevato apporto di energie e tempo per ritrovare la concentrazione e riprendere le fila del lavoro sospeso. Invece, riuscire a terminare un compito nel tempo predefinito aumenta la sensazione di autoefficacia, incrementando l’autostima e la motivazione.
In concreto, è bene definire nelle giornate uno o più slot di tempo nei quali dedicarsi alle risposte di email e scegliere fasce orarie in cui si è disponibili a ricevere chiamate o persone. Questo permetterà di avere a disposizione momenti in cui focalizzarsi facendo convergere il tempo di processo (tempo in cui si è effettivamente operativi nell’esecuzione di una determinata pratica) con il tempo di attraversamento (tempo che trascorre da quando la pratica viene aperta a quando a tutti gli effetti viene archiviata), divenendo più produttivi.
- Imparare a delegare
Affidare compiti ai collaboratori è lo strumento principe per “moltiplicare” il tempo del professionista. La delega permette di passare da una gestione del lavoro accentrata sul titolare ad una rivolta all’ ottimizzazione dei costi e del tempo all’interno dello studio.
Delegare attività routinarie ed esecutive a risorse con un costo inferiore, permette a parità di risultati di fornire al titolare la possibilità di dedicarsi ad attività a maggior rilevanza.
La delega però deve nascere da logiche organizzative, di performance e di sviluppo delle risorse, non per rimediare a situazioni critiche.
- Consolidare
Dopo aver creato un framework attraverso cui gestire il tempo nello studio, è importante consolidarlo, rendendo tali tecniche di pianificazione, parte della routine quotidiana.
In conclusione, se può sembrare paradossale dedicare tempo alla pianificazione delle proprie giornate e di quelle dei collaboratori, prevedere e attuare strategie di time managementgenererà una migliore allocazione di questa preziosa risorsa determinando ottimi risultati sia in termini di benefici personali che a livello di performance organizzativa.