La macchina del fango

Secondo Wikipedia, l’idea del foglio elettronico si deve a Dan Bricklin. Pare che l’idea gli sia venuta vedendo un suo professore universitario che disegnava una tabella di risultati di calcoli su una lavagna. Quando il docente rilevò un errore, dovette cancellare e riscrivere un’intera sequenza di valori nella tabella, facendo venire in mente a Bricklin che si poteva replicare il procedimento in un computer.

Da quel momento il foglio elettronico è entrato con prepotenza nella routine lavorativa di chiunque dovesse fare e disfare velocemente conteggi analitici su una serie di dati. Per le professioni economiche e tecniche, il foglio elettronico consente straordinari vantaggi di produttività e flessibilità.

Nei nostri studi il foglio di calcolo, ancorché omnipresente, è utilizzato nemmeno ad un dieci per cento delle proprie potenzialità. La maggior parte di noi in effetti lo utilizza come fosse soltanto una grande calcolatrice. Ecologica perché per risparmiare carta non serve più girare il rotolino sottosopra come si faceva una volta, quando si preferiva salvare gli alberi anziché inseguire un sempre più labile concetto di privacy. Lo spreadsheet è veloce perché ci permette un minimo di simulazioni cambiando i numeri, senza dover rifare tutto. Le nostre illusioni ecologiste sono però destinate a infrangersi con i primi esperimenti di stampa: produrre un foglio di calcolo centrato il primo colpo è pressoché impossibile.

Eppure, anche molte funzioni un filo più avanzate di trattamento dei dati potrebbero essere di grande utilità.

Non di rado, per esempio, i software fiscali che gestiscono la contabilità dei nostri clienti non sono disegnati per dare risposte di tipo aziendale. Provate a chiedere ai vostri contabili una situazione dei crediti di un cliente. La procedura li produrrà generalmente in formato .pdf in ordine rigorosamente alfabetico, su stampe mediamente bruttine.

Provate a chiedere al vostro collaboratore di sistemarli in ordine di invecchiamento o in ordine decrescente di importo, perché magari vi può essere utile per consigliare il cliente su una politica di recuperi o di svalutazioni più o meno deducibili.

La risposta sarà: non si può fare a meno di farlo a mano. E invece basta utilizzare la funzione di stampa su spreadsheet oppure recuperare dalla stampa in .pdf la tabella estraendola con uno degli innumerevoli software di conversione presenti anche online. Poi ordinate i dati con un semplice comando e voilà, il gioco è fatto.

Anche interrogare una prima nota tenuta in excel con una tabella pivot permette di rendere estremamente più rapido il processo di riconciliazione.

Basta filtrare i movimenti di banca per avere un foglio che dovrebbe essere identico all’estratto conto bancario. Idem per i movimenti con carta di credito. Idem se verifichiamo le fatture di un determinato fornitore. Qui semmai il problema è convincere il cliente a tenerla, la prima nota. I maggiori utilizzi potrebbero essere innumerevoli.

Una buona prassi, spesso negletta per ignoranza o poco tempo a disposizione è quella di progettare il foglio fin dall’inizio con un certo criterio e poi ricordarsi come lo si ha progettato. È molto più pericoloso procedere cambiando e adattando strada facendo. Andando per addizioni successive, si rischia di creare una favela invece di un grattacielo. Il foglio elettronico è infatti per sua natura un software il cui codice può essere cambiato in corso d’opera esattamente come i dati: dunque il massimo della libertà. Da questo punto di vista sarebbe fondamentale riuscire a produrre dei fogli di calcolo privi di bachi ed essere in grado di controllare i dati e le elaborazioni all’interno dei fogli stessi per evitare errori. In Gran Bretagna e negli Stati Uniti si è calcolato che le aziende e le istituzioni pubbliche hanno perso milioni di dollari per errori nei fogli di calcolo. Valenti docenti universitari di informatica e ragioneria hanno dissertato e si interrogano sul come evitare e riconoscere gli sbagli nei fogli elettronici. Nel 2013 due famosi economisti della prestigiosa Harvard university, che hanno presentato uno studio che correla alto debito pubblico con bassa crescita, che ha ispirato molti programmi di austerity nelle economie occidentali, sono stati scoperti con le mani nella marmellata da un dottorando che si è accorto che le somme delle righe e delle colonne non tornavano. Sono stati persino inventati dei software che cercano di scovare gli errori.

Se si fa uno sbaglio, infatti, questo si propaga per tutto il foglio. E magari anche su altri documenti, se abbiamo attivato dei collegamenti dinamici. Scherzando sulla quasi omofonia in lingua inglese tra sheet, foglio e shit, che significa guano, si capisce ancora meglio che la potenzialità di devastazione dello strumento è impressionante. Se si introducono nel foglio dati sbagliati le elaborazioni saranno errate. Garbage in, garbage out o immondizia dentro, immondizia fuori, per restare alla lingua di Shakespeare. Ma a volte è proprio il modello di elaborazione, la costruzione delle formulette che non gira come dovrebbe. Ogni volta che aggiungiamo un numero o una formula dobbiamo essere sicuri che tutti i legami di formule funzionino correttamente, che non li cancelliamo o modifichiamo inavvertitamente.

Basta davvero un nonnulla per trasformare un moltiplicatore di produttività in una meravigliosa macchina del fango.

Spesso, soprattutto se le formule sono complesse come in una perizia, è indispensabile svolgere gli stessi calcoli con sistemi alternativi, per assicurare che non ci siano problemi.

Un foglio elettronico presente in tutti gli studi commerciali è ad esempio quello per il precalcolo delle imposte. Siccome l’Agenzia emana tardi le istruzioni dei modelli fiscali e le software house inviano gli aggiornamenti in zona Cesarini, non ci rimane che arrangiarci costruendo e aggiornando ogni anno un foglio su cui fare le riprese fiscali, calcolare imponibili, imposte e accantonamenti di imposte anticipate e differite. Sbagliare un aggancio può creare parecchi problemi in quanto come minimo le scritture di bilancio potrebbero non coincidere con l’effettivo carico fiscale, situazione che magari scopriremo solo inputando i modelli agenziali.

Manca, come sempre, il tempo per formarci. La maggior parte delle persone all’interno degli studi è autodidatta. Smanettando s’impara però soltanto la sopravvivenza e non le scorciatoie. Quelli che hanno fatto un corso sono stati magari dieci anni fa a sentire qualche iniziativa general generica finanziata dai fondi europei tornando a studio con le mani in tasca o si sono comprati un libro dove si disegnavano tabelle per analizzare la situazione geografica delle vendite del cibo per gatti.

Mancano quindi iniziative contestualizzate e pratiche che insegnino a progettare e a fare de-bugging dei modelli excel, con specifico riferimento agli utilizzi degli studi professionali economico-giuridici.

Fino a quando non ci saranno tali iniziative, e non riusciremo a parteciparvi, dovremmo incollare un etichetta sullo schermo dei nostri personal computer. Fragile. Maneggiare con cura.