L’adeguato assetto organizzativo, amministrativo e contabile nelle Pmi – II° parte
di Fabio FavinoNel predisporre gli adeguati assetti organizzativi, l’organo amministrativo deve definire:
- i processi aziendali, intesi come l’insieme delle attività poste in essere con ordine logico ed una sequenza temporale ben definita per il raggiungimento di un obiettivo specifico;
- le procedure aziendali intese come regole da seguire per lo svolgimento, durante i processi, di determinate attività;
- la sequenza delle attività stesse e le decisioni che ne sono alla base e gli eventi da cui derivano le decisioni;
- le procedure che garantiscono la corretta registrazione delle informazioni aziendali all’interno del sistema informativo;
- l’esistenza di direttive e procedure per l’autorizzazione e l’approvazione delle operazioni;
- le mansioni aziendali e le responsabilità oggetto di controllo, con indicazione analitica delle responsabilità e dei doveri principali relativi ad un particolare lavoro;
- i regolamenti interni e le eventuali ulteriori mappature dei processi aziendali come ad esempio la certificazione dei sistemi di gestione della qualità, ambientali, dell’energia, della sicurezza e la salute nei luoghi di lavoro o attinenti alla responsabilità sociale dell’impresa.
Nel caso delle imprese di minori dimensioni (Pmi) la struttura organizzativa, essendo più semplice, può consentire una minore formalizzazione degli assetti organizzativi sopra descritti, anche a causa della semplicità dei processi e delle procedure, sia in termini numerici che in considerazione della tipologia di attività e quantità di persone coinvolte.
Nelle Pmi è necessario che il caratteristico coinvolgimento dei soci nella gestione della società non comprometta l’adeguatezza dell’assetto organizzativo.
Un ulteriore aspetto attinente all’organizzazione riguarda:
- il sistema di attribuzione dei poteri di “gestione”, che deve essere in linea con le responsabilità organizzative e gestionali conferite. In tal senso un ruolo determinante lo svolge l’assemblea dei soci e i consigli di amministrazione (se presenti) nel momento in cui conferiscono i relativi poteri;
- l’esistenza de budget operativi predisposti in funzione delle dinamiche economiche e finanziarie e del piano strategico aziendale;
- gli aggiornamenti, dei documenti di programmazione (annuali);
- l’esistenza e l’adeguatezza della reportistica predisposta per i vari livelli di responsabilità.
Nel definire l’organizzazione delle varie funzioni aziendali l’organo amministrativo deve attribuire con chiarezza:
- i ruoli ricoperti dalle risorse interne;
- la natura e l’ampiezza delle funzioni attribuite al Responsabile della funzione aziendale;
- le procedure e le modalità con cui vengono svolte le specifiche funzioni aziendali;
- la tipologia e le modalità con le quali avvengono gli scambi informativi con la direzione aziendale;
- le modalità di trasmissione dei flussi informativi fra le varie funzioni aziendali.
La struttura organizzativa deve prevedere delle procedure capaci di assicurare la presenza di personale con adeguata competenza tecnica a svolgere le funzioni assegnate.
A tal fine è importante, per l’organo amministrativo, definire:
- le modalità con cui viene selezionato il personale a cui attribuire un ruolo specifico;
- l’esistenza di misure che consentano l’assunzione di personale in possesso dei requisiti professionali e delle competenze necessarie allo svolgimento della propria funzione;
- la partecipazione periodica del personale ai corsi di formazione;
- l’assunzione di figure professionali altamente qualificate;
- procedure di verifica, in fase di assunzione del personale, delle informazioni fornite dai candidati;
- politiche del personale che stabiliscano le funzioni, le responsabilità, le performances attese e gli eventuali avanzamenti di carriera.
L’organizzazione aziendale deve prevedere anche l’adeguatezza del sistema aziendale di Information Technology con riguardo sia all’apparato hardware, sia ai software installati, sia alla rete di connessioni tra i server aziendali e i vari client. Il sistema IT è costituito, in particolare, da:
- l’architettura IT della società;
- la rete informatica aziendale e gli access points;
- le risorse hardware utilizzate sia a livello di server e sia a livello di client;
- i software e le varie applicazioni utilizzate;
- le figure professionali che operano all’interno della funzione IT;
- la periodicità e il contenuto dell’aggiornamento tecnologico dei sistemi informatici;
- le procedure di disaster recovery;
- i processi e i modelli operativi della funzione IT.
Il sistema IT, in molte aziende di piccole dimensioni, non presenta particolari problematiche organizzative, in quanto tali funzioni sono integralmente esternalizzate e non è presente la figura del responsabile della funzione IT.
Infine, un assetto organizzativo adeguato non prescinde da due ulteriori elementi quali:
- l’esistenza di procedure che disciplinano l’uso dei beni aziendali con riferimento, in particolare, a quelli di valore elevato, che risultino strategici per la società, il cui utilizzo presenta elevati rischi di danneggiamento, in uso esclusivo a dipendenti e presso terzi;
- un sistema idoneo alla protezione e conservazione dei dati aziendali (procedure di archiviazione e conservazione elettronica dei documenti, rispetto degli adempimenti in materia di tutela della sicurezza nei luoghi di lavoro di cui al D.Lgs. 81/2008 e in materia di protezione dei dati personali di cui al D.Lgs. 196/2003).
Nel prossimo contributo si evidenzieranno le caratteristiche del sistema amministrativo contabile di cui all’articolo 2086 cod.civ. e l’importanza del sistema di controllo interno.
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