Legittimo lo statuto che consente assemblee anche solo in “remoto”

L’ulteriore questione su cui si sofferma la Massima in commento attiene alla possibilità, a regime, di organizzare l’assemblea dei soci esclusivamente con mezzi di telecomunicazione; il tema era stato già risolto positivamente dalla Massima 187 nel caso di assemblea totalitaria, mentre rimaneva aperta la questione se l’organo amministrativo potesse legittimamente convocare l’adunanza senza prevedere nell’avviso di convocazione l’indicazione di un luogo fisico, bensì prevedendo che tutti i partecipanti fossero autorizzati a prendervi ricorrendo esclusivamente all’utilizzo di mezzi di telecomunicazione.

Sul punto si riscontrano in dottrina alcune perplessità che, tuttavia, il Notariato affronta nelle motivazioni della Massima n. 200 giungendo ad una soluzione positiva che si ritiene anche in grado di adattare le modalità di svolgimento della vita sociale all’evoluzione degli strumenti tecnologici ed alle mutate esigenze delle persone.

Non sembrano esservi nell’ordinamento civilistico norme che possano ostare in modo assoluto al fatto che lo statuto sociale consenta che le assemblee possano essere tenute anche solo mediante mezzi di telecomunicazione, autorizzando perciò gli amministratori a poter convocare l’assemblea dei soci senza la necessità di stabilire un luogo “fisico” a cui i partecipanti possono accedere per lo svolgimento dei lavori; non si rinviene infatti nell’ordinamento un vero e proprio diritto del socio a pretendere la modalità fisica di tenuta dell’assemblea per la tutela dei propri diritti amministrativi e patrimoniali, ed anzi si ritiene che proprio la facoltà concessa in molti statuti di società di poter convocare l’assemblea anche in luoghi diversi dalla sede legale e anche in Stati esteri possa essere motivo di compressione dei diritti del socio di minoranza, in quanto può rendere per questi più disagevole prendere parte ai lavori assembleari.

Tuttavia, al di fuori del caso dell’assemblea totalitaria, la piena legittimità della convocazione dell’assemblea senza indicazione di alcun luogo fisico e solamente di mezzi di telecomunicazione necessita di una apposita previsione statutaria che attribuisca tale facoltà agli amministratori i quali possono essere certi, in questa circostanza, di agire nel pieno rispetto delle regole di funzionamento degli organi sociali secondo le disposizioni dello statuto.

Il Notariato milanese propone quindi un excursus delle diverse situazioni che possono ricorrere:

• è, prima di tutto, legittima la clausola che consente che gli strumenti di telecomunicazione rappresentino modalità aggiuntive rispetto all’intervento della persona nel luogo fisico in cui si tiene l’assemblea; una simile clausola, però, impedirebbe agli amministratori di poter convocare l’assemblea esclusivamente con partecipazione in remoto, perché attribuirebbe al socio il diritto di avere un luogo fisico di svolgimento dei lavori, potendo egli scegliere con quale modalità (fisica o remota) prendervi parte;
• è legittima anche la clausola che attribuisce agli amministratori la facoltà di convocare l’assemblea esclusivamente con modalità di partecipazione in remoto, e che nel contempo preveda comunque l’obbligo di prevedere sempre nell’avviso di convocazione la possibilità di partecipare all’assemblea con mezzi di telecomunicazione, a prescindere dal fatto che l’avviso di convocazioni riporti o meno un luogo fisico; una simile clausola, quindi, autorizzerebbe gli amministratori a convocare assemblee esclusivamente “a distanza” e nel contempo impedirebbe agli amministratori di convocare assemblee che non prevedano la possibilità di partecipare con mezzi di telecomunicazione;
• una terza ipotesi si ha quando la clausola dello statuto preveda che l’utilizzo di mezzi telecomunicazione sia obbligatorio quando l’assemblea non viene convocata presso la sede legale; in questo caso gli amministratori avrebbero quindi ampia facoltà di decidere in quale luogo (fisico) convocare l’assemblea, e nel contempo le minoranze sarebbero tutelate dal fatto che laddove questo luogo non corrispondesse alla sede legale, dovrebbe essere sempre consentita la partecipazione in remoto.

Infine, è interessante la chiosa conclusiva della Massima secondo cui quanto affermato per le assemblee dei soci deve ritenersi applicabile anche per le riunioni degli altri organi sociali, con particolare riguardo al consiglio di amministrazione e al collegio sindacale, e ciò anche in mancanza di una clausola statutaria che preveda espressamente la possibilità di convocare l’organo collegiale solo mediante mezzi di telecomunicazione (sempreché vi sia la generica disposizione statutaria che, ai sensi degli articolo 2388, comma 1, e 2404, comma 1, cod. civ., consenta la partecipazione con tali mezzi).

Ciò in quanto i componenti di tali organi esercitano una funzione, o un potere-dovere, e non sono titolari di un diritto, diversamente dai soci.

Le norme procedimentali sono dunque finalizzate a garantire un efficiente svolgimento dei lavori collegiali dell’organo, ma non a proteggere il soggetto.