L’iter di approvazione del bilancio 2016

1. Redazione del progetto di bilancio

L’organo amministrativo della società deve predisporre, alla fine di ogni esercizio sociale, il progetto di bilancio d’esercizio, composto da alcuni documenti obbligatori:

• stato patrimoniale;
• conto economico;
• nota integrativa;
• relazione sulla gestione (che può essere omessa in caso di redazione del bilancio in forma abbreviata ai sensi dell’articolo 2435 bis cod. civ.).

Si evidenzia che il D.Lgs. 139/2015, ha aggiunto, a decorrere dai bilanci relativi all’esercizio 2016, tra i documenti che costituiscono il bilancio d’esercizio, il rendiconto finanziario, la cui redazione è già peraltro fortemente raccomandata dall’OIC 10.

Non è previsto un esplicito termine entro il quale il progetto di bilancio deve essere predisposto ed approvato dall’organo amministrativo, ma è necessario che lo stesso venga consegnato al collegio sindacale almeno 30 giorni prima del termine fissato per la presentazione ai soci, affinché possano fare le loro osservazioni o proposte.

2. Presentazione agli organi preposti al controllo

Ai sensi dell’articolo 2429 comma 1 cod. civ., il progetto di bilancio deve essere comunicato dagli amministratori al collegio sindacale e al soggetto incaricato della revisione legale dei conti, con la relazione, almeno trenta giorni prima di quello fissato per l’assemblea che deve discuterlo. L’organo di controllo ha poi 15 giorni di tempo per effettuare le verifiche e gli accertamenti del caso e redigere la relazione sul bilancio, che, necessariamente, dovrà indicare all’assemblea se approvare, non approvare ovvero modificare il bilancio. Il mancato rispetto del termine di trenta giorni non implica, di per sé, un vizio della deliberazione assembleare di approvazione del bilancio; salvo che questo non determini il mancato deposito della Relazione del Collegio sindacale che quindi rende annullabile la delibera stessa.

3. Deposito del progetto di bilancio presso la sede sociale

Per consentire ai soci di prenderne visione, durante i quindici giorni che precedono l’assemblea (articolo 2429 comma 3 cod. civ.), l’organo amministrativo deve depositare presso la sede sociale:

• il progetto di bilancio;
• la relazione sulla gestione;
• la relazione dei sindaci e/o del soggetto incaricato della revisione legale;
• le copie integrali dell’ultimo bilancio delle società controllate e un prospetto riepilogativo dei dati essenziali dell’ultimo bilancio delle società collegate.

4. Approvazione del bilancio da parte dell’assemblea dei soci

Affinché il bilancio acquisisca efficacia giuridica verso i terzi, è necessaria l’approvazione da parte dell’assemblea dei soci. Pertanto, a seguito della redazione del progetto di bilancio, deve essere convocata l’assemblea ordinaria per l’approvazione del bilancio, entro i seguenti termini individuati dall’articolo 2364, comma 2 del cod. civ.:

• un termine ordinario entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio sociale (29 aprile 2016 per i bilanci relativi al 2015);
• un termine straordinario entro 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio (28 giugno 2016 per i bilanci relativi al 2015), per ipotesi particolari specificamente previste dall’articolo 2364 del cod. civ., ossia:
• • società tenute alla redazione del bilancio consolidato;
  • presenza di particolari esigenze connesse con la struttura e l’oggetto della società. In entrambe le ipotesi gli amministratori devono segnalare nella relazione di cui all’articolo 2428 cod. civ. le ragioni della dilazione.

L’assemblea dei soci è validamente costituita in prima convocazione qualora gli intervenuti detengano almeno la metà della partecipazioni al capitale della società; in seconda convocazione l’assemblea dei soci è validamente costituita qualunque sia la percentuale dei presenti, può deliberare qualunque sia la percentuale di capitale intervenuta e delibera a maggioranza assoluta degli intervenuti.

Per le Srl, l’atto costitutivo può prevedere che le decisioni dei soci siano adottate mediante consultazione scritta o sulla base del consenso espresso per iscritto (art. 2479, co. 3, cod.civ.): il bilancio può pertanto essere approvato in forma non assembleare.

5. Deposito del bilancio presso il registro imprese

Una volta approvato il bilancio, questo deve essere depositato dagli amministratori entro 30 giorni dalla data di approvazione presso il Registro delle Imprese della Camera di Commercio competente.

I documenti da depositare sono:

• il bilancio d’esercizio;
• la relazione sulla gestione (se obbligatoria in quanto sussistono i requisiti per la redazione);
• la relazione del collegio sindacale e dell’eventuale soggetto incaricato del controllo contabile;
• il verbale di approvazione del bilancio o, nel caso di Srl che approva il bilancio in forma non assembleare, dalle decisioni assunte da ciascun socio da cui risulti con chiarezza il consenso all’approvazione del bilancio.

A tal fine si ricorda che dal bilancio 2014, stato patrimoniale, conto economico e nota integrativa devono essere codificati in formato Xbrl in base alla tassonomia vigente.