Modalità di trasmissione e di recapito della fattura elettronica

• della posta elettronica certificata (PEC);
• dei servizi informatici messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, quali la procedura web e l’app;
• del sistema di cooperazione applicativa, su rete Internet, con servizio esposto tramite modello “web service”;
• del sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP (File Transfer Protocol).

Le ultime due modalità richiedono il previo accreditamento al SdI del cedente/prestatore per consentire di attivare il canale telematico tra il soggetto trasmittente e il SdI mediante l’attribuzione di almeno un codice numerico di 7 cifre (cd. “codice destinatario”).

Il SdI, a seguito del controllo operato su ciascun file di fatture elettroniche correttamente ricevute, provvede al recapito della fattura al destinatario o, per suo conto, ad un intermediario attraverso:

• un sistema di posta elettronica certificata (PEC);
• un sistema di cooperazione applicativa, su rete Internet, con servizio esposto tramite modello “web service”;
• un sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP.

In caso, tuttavia, di mancato superamento dei controlli viene recapitata – entro 5 giorni – una “ricevuta di scarto” al soggetto trasmittente sul medesimo canale con cui è stato inviato il file al SdI. La fattura elettronica di cui al file scartato dal SdI si considera non emessa, al pari di quella relativa al file firmato elettronicamente, in caso di esito negativo del controllo sulla validità del certificato di firma. L’Agenzia delle Entrate, nelle risposte fornite in occasione del videoforum del 24 maggio 2018, ha tuttavia chiarito che, in caso di scarto, l’emittente ha 5 giorni di tempo per ritrasmettere la fattura senza che siano applicate sanzioni.

Per agevolare il processo di recapito delle fatture elettroniche, l’Agenzia delle Entrate ha previsto un sistema di preregistrazione basato sulla partita Iva, che consente al cessionario/committente di scegliere il canale attraverso il quale intende ricevere le fatture di acquisto. In tal caso, il SdI recapita le fatture elettroniche e le note di variazione riferite alla partita Iva del cessionario/committente attraverso il canale e all’indirizzo telematico registrati, indipendentemente dalle opzioni manifestate in sede di compilazione del campo “CodiceDestinatario”.

Se il cessionario/committente non si è preregistrato, il soggetto emittente deve riportare nella fattura il codice destinatario comunicato dal destinatario, ovvero il codice convenzionale “0000000”, e la PEC del destinatario stesso, in modo che il SdI provvede a recapitare la fattura al destinatario.

Il codice convenzionale deve essere indicato anche quando il cessionario/committente:

• è un consumatore finale e non è stato compilato il campo “IdFiscaleIVA”, ma solo il campo “CodiceFiscale” del cessionario/committente;
• è un soggetto Iva rientrante nei regimi agevolati di vantaggio o forfettario o dell’agricoltura;
• è un soggetto Iva che non ha comunicato il proprio codice destinatario o la PEC attraverso la quale ricevere la fattura.

In questi casi, la fattura elettronica viene messa a disposizione del cessionario/committente nella sua area riservata del sito web dell’Agenzia delle Entrate e, inoltre, il SdI mette a disposizione del cedente/prestatore – nella sua area riservata – un duplicato informatico della fattura. In ogni caso, il cedente/prestatore è tenuto a comunicare tempestivamente al cessionario/committente che l’originale della fattura elettronica è a sua disposizione nella propria area riservata del sito web dell’Agenzia delle Entrate, eventualmente consegnando una copia informatica o analogica della fattura elettronica.

La medesima procedura è adottata quando:

• per cause tecniche non imputabili al SdI, non è possibile il recapito presso l’indirizzo telematico registrato;
• il codice destinatario riportato nel file della fattura risulta inesistente;
• per cause non imputabili al SdI, il recapito alla PEC risulta impossibile, ad esempio perché piena o non attiva.

Rinviando a successivi approfondimenti sul punto, per il cedente/prestatore, la data di emissione della fattura elettronica, valida ai fini dell’esigibilità della relativa Iva, è quella riportata nel campo “Data” della sezione “DatiGenerali” del file della fattura elettronica, anche se l’emissione vera e propria del documento si ha solo in caso di esito positivo dei controlli effettuati dal SdI, da cui consegue il recapito della fattura al destinatario, attestato con l’invio al soggetto trasmittente della “ricevuta di consegna” della fattura elettronica che contiene anche l’informazione della data di ricezione da parte del destinatario.

Per quest’ultimo, ai fini dell’individuazione del termine iniziale per l’esercizio della detrazione dell’Iva, assume rilevanza la data di ricezione della fattura o, nei casi in cui non sia stato possibile recapitare la fattura al cessionario/committente, quella di presa visione nell’area riservata del sito web dell’Agenzia delle Entrate in cui la fattura è resa disponibile.

Si ricorda, infine, che i cedenti/prestatori e i cessionari/committenti, aderendo ad un apposito accordo di servizio con l’Agenzia delle Entrate, possono delegare al SdI la conservazione delle fatture elettroniche e di tutti i documenti elettronici ad esse allegati con effetti anche ai fini civilistici.