Note spese e documenti giustificativi: sì alla dematerializzazione

Sul punto, l’Amministrazione finanziaria ha sottolineato, in primo luogo, che qualunque documento “analogico” a rilevanza fiscale per poter essere “dematerializzato” e successivamente “distrutto” deve possedere le caratteristiche di “immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità” (articolo 2 del D.M. 17/06/2014 nonché articolo 3 dei D.P.C.M. 13/11/2014 e 3/12/2013).

Ulteriore precisazione ha riguardato, nello specifico, il processo di conservazione elettronica delle note spese dei trasfertisti e dei relativi giustificativi: tale processo si perfeziona senza che un pubblico ufficiale attesti la conformità all’originale delle copie informatiche e delle copie “per immagine” su supporto informatico, a condizione che detti documenti siano tutti originali “non unici”.

Si ricorda, infatti, che assumono la natura di originali “non unici” quei documenti per i quali è “…possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi”.

Nello stesso senso, la risoluzione 161/E/2007 precisa che la nota spese “..può rientrare nel novero dei documenti analogici originali non unici, qualora sia possibile ricostruirne il contenuto attraverso la combinazione dei…documenti giustificativi e dei dati risultanti dalla contabilità.”

Se, invece, il giustificativo allegato alla nota spese non consente di risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi, lo stesso ha natura di documento originale “unico” (come ad esempio, cambiali o assegni), la cui conservazione sostitutiva necessita dell’intervento di un “pubblico ufficiale”.

Per quanto attiene, poi, la “conformità” del processo di conservazione è necessario il rispetto delle disposizioni di cui all’articolo 3 del D.M. 17/06/2014(ad esempio, rispetto del codice civile, del C.A.D. e delle relative regole tecniche, previsione di funzioni di ricerca ed estrazione delle informazioni dagli archivi informatici, apposizione di un riferimento temporale sul pacchetto di archiviazione).

Pertanto, nel presupposto che siano rispettati detti requisiti, è possibile procedere alla dematerializzazione delle note spese e dei relativi giustificativi, siano essi intestati al trasfertista o anonimi (come ad esempio i titoli di viaggio) e, successivamente, distruggere gli originali analogici.

Si tratta, ad avviso dello scrivente, di una eventualità di cui tener conto, specie per le aziende che fanno spesso ricorso alle note spese per le trasferte/missioni dei loro dipendenti e professionisti. Con la dematerializzazione e la distruzione degli originali analogici, si innesca, poi, un processo virtuoso con effetti non trascurabili in termini di riduzione dell’utilizzo della carta. Così, anche se, ad oggi, restano diversi i documenti che continuano ad essere prodotti in formato cartaceo, si ritiene vada accolta con particolare favore la direzione intrapresa dall’Amministrazione finanziaria.

Un ulteriore aspetto evidenziato nell’interpello ha riguardato i requisiti cui è subordinata la deducibilità dei costi (inerenza, competenza e congruità), secondo le previsioni del Tuir.

L’Agenzia ricorda, in particolare, che i giustificativi di spesa (parte integrante delle note cui si riferiscono) sono strumenti necessari al controllo non solo della certezza della spesa ma anche dell’inerenza della stessa attività d’impresa.

Sul punto, viene richiamata la posizione della giurisprudenza di legittimità, secondo cui “.. la semplice produzione di documenti di spesa (nella specie, “note spese” liquidate da una società ai propri dipendenti) non prova, di per sé, la sussistenza del requisito della inerenza … A tal riguardo, infatti, perché un costo possa essere incluso tra le componenti negative del reddito, non solo è necessario che ne sia certa l’esistenza, ma occorre altresì che ne sia comprovata l’inerenza, vale a dire che si tratti di spesa che si riferisce ad attività da cui derivano ricavi o proventi che concorrono a formare il reddito di impresa. Per provare tale ultimo requisito, non è sufficiente, poi, che la spesa sia stata dall’imprenditore riconosciuta e contabilizzata, atteso che una spesa può essere correttamente inserita nella contabilità aziendale solo se esiste una documentazione di supporto, dalla quale possa ricavarsi, oltre che l’importo, la ragione della stessa” (Cassazione, n. 6650/2006).

Viene, così, ribadito che la deducibilità della spesa presuppone non solo l’esistenza della stessa ma anche la sua inerenza con l’attività dell’impresa.