Pianificare non è inutile

• abbia ben chiara la strada che ha intenzione di perseguire;
• si doti di strumenti operativi, modelli organizzativi e sistemi di gestione adeguati e coerenti rispetto alle proprie specificità, in termini di prestazione erogate e di risorse a disposizione.

Un ruolo primario lo gioca la pianificazione, che, pur essendo dai più sottovalutata, in realtà, in un contesto ambientale caotico e confuso come quello nel quale si opera oggi, risulta ancora più indispensabile, specialmente per lo studio commerciale, la cui attività è caratterizzata dall’alternarsi (in maniera più o meno evidente a seconda della specificità delle prestazioni erogate e del target di riferimento) di periodi di “tranquillità” e momenti di attività più intensa.

Molti titolari di studi di dimensioni medio-piccole ritengono superfluo un sistema di pianificazione strategica ed operativa, in quanto convinti che:

• la natura stessa della prestazione professionale e
• la dimensione contenuta dello studio

inducano, quasi per definizione, alla “navigazione a vista”. In realtà, proprio uno studio di piccole dimensioni può fortemente beneficiare di detto sistema: la complessità professionale, infatti, non è funzione della dimensione.

Dal punto di vista strategico, pianificare significa decidere dove si vuole andare, stabilire in maniera consapevole e ponderata gli obiettivi di medio lungo periodo che si intende raggiungere, individuare i mezzi, gli strumenti e le azioni per raggiungerli in una prospettiva di medio/lungo periodo. Già Seneca diceva che nessuna strada è buona per chi non sa dove andare: nessuno di noi diverrà il commercialista della Fiat ma possiamo essere molto più propositivi di oggi.

Dal punto di vista operativo, pianificare significa invece ancorare la strategia che si intende perseguire ad obiettivi misurabili, responsabilizzando i propri collaboratori verso il loro raggiungimento: ricordiamo che quanto più il professionista riesce a liberarsi da impegni operativi, tanto più potrà occuparsi di aspetti di maggior valore strategico per lo studio. Già più di duemila anni fa il Tao Te Ching sentenziava “Finché sei coinvolto nell’agire non puoi conquistare il mondo”.

La pianificazione deve essere sintetica, flessibile, adattabile e continuamente aggiornata: se il nostro ambiente di riferimento è mutevole ed incerto, non dobbiamo per questo rinunciare a pianificare ed anzi, in questi casi l’orientamento strategico va periodicamente ridiscusso e continuamente adattato ai mutamenti del mercato ed ai nuovi vincoli ai quali lo studio deve rispondere.

Anche l’operatività di studio va gestita in modo da fronteggiare gli imprevisti che di volta in volta possono intervenire: ad ogni pugno che riceviamo dobbiamo rialzarci e trovare la forza di reagire nel modo corretto, assestando anche noi qualche colpo, altrimenti siamo destinati a soccombere. Il bravo velista aggiusta il timone e la vela ad ogni folata.

Nella pratica, lo studio dovrà provvedere:

1) a stilare una breve analisi del contesto di mercato nel quale si opera. Andranno quindi considerate le caratteristiche macro e microeconomiche, legislative, le aspettative della clientela attuale e potenziale, la risposta del territorio nel quale si è inseriti, etc.;

2) ad effettuare una seria “autodiagnosi” della propria organizzazione, in termini di punti di forza e di debolezza, di risorse a disposizione e necessarie, know-how acquisito, prestazioni professionali erogate/erogabili, etc.;

3) ad esplicitare la cultura di studio (la vision, la mission, i valori su cui si basa l’attività dello studio, la sua ragion d’essere);

4) a definire l’orientamento strategico e gli obiettivi di medio lungo termine (ad esempio: realizzare un incremento annuo del fatturato interno dello studio pari a X% per i primi cinque anni di vita).

Sul piano operativo, si tratterà invece di:

• tradurre l’orientamento strategico in obiettivi di breve termine, concreti e misurabili, nonché
• assegnare detti obiettivi a risorse adeguatamente preparate ed informate, formalizzandoli dal punto di vista documentale.

Non serve a nulla dire “abbiamo fatto tardi con i dichiarativi, il prossimo anno dobbiamo iniziare prima”: occorre invece misurare la data di inizio della campagna redditi ed anticiparla di 15 giorni, stabilendo un calendario di lavoro più stringente e affidando responsabilità e autorità.

In conclusione, per pianificare non servono documenti complessi, è sufficiente una tabella su mezzo foglio A4 da tenere sempre sulla scrivania, per non rimanere vittime delle urgenze e non riuscire mai a terminare le cose importanti.