Produttività lavorativa: uso dello smartphone e gestione dei problemi

Se, dunque, lo smartphone è uno strumento davvero utile e al quale non siamo disposti a rinunciare, proviamo ad usarlo al meglio delle sue potenzialità, a casa o in azienda, adottando qualche accortezza:

• via le notifiche, sia delle mail in arrivo che dei social;
• teniamo, invece, la suoneria telefonica attiva, così da poter rispondere alle eventuali chiamate in arrivo. Ovviamente la regola non vale quando siamo in riunione: in questi momenti le persone con cui siamo e i temi che affrontiamo meritano tutta la nostra attenzione;
• programmiamo alcuni momenti specifici per il controllo di mail e messaggi in arrivo e prendiamoci il tempo per rispondere o per pianificare le attività che ne derivano;
• teniamo lontano dalla tavola lo smartphone sia durante i pranzi o le cene di lavoro, sia quando siamo a tavola con i nostri familiari. Decisamente meglio lasciare spazio al godimento delle portate e alla gestione delle relazioni.

Eureka! Abbiamo finalmente scoperto che

risolvere un problema alla volta migliora

la nostra produttività e ci evita

l’affaticamento fisico e mentale

a cui si va incontro

affrontando più attività contemporaneamente.

Ce l’hanno venduta bene, la storia del multitasking come caratteristica distintiva delle persone efficaci ed efficienti. In realtà, lo svolgimento in contemporanea di più attività fatto in modo continuativo, senza momenti di sospensione, può generare molto stress:  l’energia e la concentrazione calano, sale il livello dell’ansia, la nostra motivazione scende e diventiamo irritabili.

Non solo: anche la nostra performance cala inesorabilmente. 

Pensa a cosa può accadere quando cerchi di risolvere contemporaneamente più problemi. Quando arrivano sulla tua scrivania, se pretendi di risolverli tutti insieme è probabile che ti porti a risultati mediocri. E se le soluzioni che hai adottato non sortiscono gli effetti desiderati, questi problemi avranno un effetto boomerang: torneranno indietro, accompagnati da nuove complessità.

Come procedere dunque?

1. Mantieni la calma e analizzali uno per volta.
2. Dai loro una priorità, chiedendoti: sono importanti ma non urgenti? Sono urgenti ma non importanti? Sono tanto importanti quanto urgenti? 
3. Delega ciò che non deve essere necessariamente risolto da te.

Se riuscirai a classificare i problemi da affrontare e a stimare il tempo da dedicare a ciascuno di essi, ti sarà facile organizzare meglio la tua giornata e tenere lontana la tensione.