Professionisti e ITC, Claudio Rorato del Politecnico di Milano risponde alle nostre domande

Secondo i dati di una ricerca condotta dall’Osservatorio ICT & Professionisti del Politecnico di Milano, i professionisti e gli studi che investono in tecnologia sono in grado di ottenere migliori performance. Per approfondire il discorso, siamo andati a parlare con Claudio Rorato che ha curato in prima persona la ricerca e ha risposto ad alcune nostre domande.

La ricerca condotta dal Politecnico fa trasparire chiaramente che gli studi e i professionisti più digitalizzati, fra quelli del vostro campione, sono riusciti a ottenere performance positive anche a dispetto di un periodo difficile come questo. Quali sono i motivi?

Innanzitutto vorrei sgomberare il campo dagli equivoci. La tecnologia non è prerogativa delle grandi dimensioni o, per lo meno, non solo di queste. Detto questo e per ritornare alla domanda, direi che chi opera su un business tradizionale – gestione contabilità, dichiarativi e cedolini paga, per esempio – e ha puntato sull’efficienza interna, grazie alle soluzioni di dematerializzazione è riuscito ad affrontare la price competition scatenata da altri operatori, difendendo la propria marginalità. Penso, per esempio, a chi ha investito su un portale per la trasmissione in formato elettronico dei documenti direttamente con una fascia di clientela o a chi effettua la conservazione elettronica dei dichiarativi di pertinenza dello Studio. Cito qualche numero dalle nostre ricerche. Ogni 10 mila fatture il risparmio, passando da una lavorazione totalmente cartacea a una elettronica non strutturata – il semplice PDF – è nell’ordine del 40%. Si capisce già da qui la convenienza a “fare” rispetto al “non fare”. Chi, invece, ha pensato alle tecnologie per fare nuovo business, per esempio con i software per il controllo di gestione o con la business intelligence, ha avuto modi di ampliare il numero di servizi e di clienti, aumentando i ricavi.

Lei ritiene che la produttività di un professionista sia proporzionale alle ore che passa in ufficio?

Le ricerche condotte dall’Osservatorio ICT&Professionisti e quanto emerso anche da una ricerca condotta insieme a TeamSystem ci dicono esattamente il contrario. La produttività aumenta pesantemente – oltre due volte per numero di documenti (fatture e cedolini paga) gestiti – perché chi trascorre più tempo lavorativo all’esterno ha investito in automazione, compresi gli strumenti per monitorare il tempo assorbito da clienti o singole attività. Certo, la presenza fisica nello studio non può essere azzerata, ma nemmeno è pensabile che più resto al suo interno, più i conti vanno bene. L’esperienza ci ha detto il contrario.

Nella sua esperienza ci sono delle case history di studi professionali che hanno fatto questo lavoro di digitalizzazione?

Quelle che io definisco le “avanguardie digitali” esistono eccome e in ogni categoria professionale! Cito a titolo puramente esemplificativo, anche per evidenziare ulteriormente che l’uso della tecnologia non è assolutamente appannaggio della grande dimensione, lo studio di un avvocato milanese che, insieme a un socio, due anni fa ha avviato l’attività. Per sintetizzare: ha investito in tecnologie per la scansione dei documenti cartacei in ingresso, utilizza il cloud per il repository dello studio, adopera il PCT laddove i tribunali lo consentono, dal cliente ci va con il tablet e non con la cartellina piena di documenti cartacei, seleziona il personale richiedendo abilità informatiche. Un progetto preciso, reso possibile, usando parole di uno dei soci: “solo grazie alle tecnologie… altrimenti con un modello tradizionale non avrei potuto offrire ciò che oggi costituisce il mio modello di servizio”.

Quali sono i suoi tre consigli per uno studio che vuole tenere sotto controllo i costi e crescere nello stesso tempo?

Premetto che ho molto rispetto per ciascuno che rischia in proprio e che, quindi, non esiste una ricetta universale e, tanto meno, la bacchetta magica. Tuttavia, non si può prescindere da alcune raccomandazioni che riguardano la gestione degli studi, sempre più immersi, per qualcuno inconsapevolmente, in un ambito competitivo e turbolento. Ecco, quindi, tre passi da curare:

1. Usare il classico adagio “conosci te stesso”. Prima di intraprendere qualsiasi decisione in ambito tecnologico, è bene misurare le proprie attività: quanti e quali documenti vengono trattati, quanti clienti sono in portafoglio, quante telefonate vengono effettuate, quante volte alla settimana vengono consultati gli archivi cartacei e quali gesti vengono compiuti (fotocopie, evidenze nei raccoglitori e così via. È meno laborioso di quanto si crede, ma aiuta a capire dove si annidano le attività a scarso valore e le perdite di tempo;
2. Individuare le priorità in relazione ai risultati del punto precedente;
3. Definire un progetto complessivo, frazionandolo in tappe intermedie. Il disegno globale è fondamentale. È da evitare di procedere per progetti tra loro scollegati, perché creano diseconomie e inducono decisioni emotive e poco ragionate.