Rilevanza probatoria delle e-mail reperite presso i server aziendali

In particolare, per espressa disposizione normativa, l’ispezione documentale (e la relativa ricerca dei dati e delle notizie da acquisire al controllo) si estende a tutti i libri, registri, documenti e scritture, compresi quelli la cui tenuta e conservazione non sono obbligatorie, che si trovano nei locali in cui l’accesso viene eseguito, o che sono comunque accessibili tramite apparecchiature informatiche installate in detti locali (esempio computer, floppy disk, pen drive).

A livello procedurale, i verificatori fiscali, nell’ambito delle operazioni ispettive:

• esibiscono al contribuente l’ordine di accesso o foglio di servizio corredato dalle tessere personali di riconoscimento;
• illustrano all’imprenditore i diritti e i doveri sanciti dalla L. 212/2000 contenente, come noto, le “disposizioni in materia di statuto dei diritti del contribuente”, che saranno formalizzati successivamente nel processo verbale di verifica;
• richiedono l’esibizione della documentazione contabile e fiscale la cui istituzione e conservazione è obbligatoria in base alle vigenti disposizioni normative, significando che i libri, registri, scritture e documenti di cui venga rifiutata l’esibizione non potranno essere presi in considerazione a favore del contribuente ai fini dell’accertamento in sede amministrativa o contenziosa;
• procedono, autonomamente, ad effettuare ricerche presso i locali aziendali ritenuti maggiormente strategici ai fini della verifica in corso, onde acquisire tutte le ulteriori informazioni ritenute necessarie.

Con particolare riferimento alla documentazione extra contabile conservata su supporto informatico, la prassi operativa ha opportunamente rilevato che: “in sede di apertura della verifica è sempre necessario valutare, in relazione agli obiettivi dell’intervento e alle circostanze del caso concreto, l’opportunità di procedere a ricerche finalizzate all’acquisizione di:

• supporti informatici fisici (cd, dvd, hard-disk esterni, chiavi usb, ecc.);
• dati presenti nell’hard-disk dell’elaboratore, mediante trasferimento su altro supporto informatico esterno (cosiddetta copia forense)”.

Le suddette ricerche hanno infatti una duplice rilevanza di natura contabile ed extracontabile, in quanto trattasi di documenti sviluppati dal contribuente per finalità di controllo gestionale ovvero per altre esigenze interne che, tuttavia, possono rivelarsi comunque utili ai fini del controllo fiscale (cfr. Manuale in materia di contrasto all’evasione e alle frodi fiscali, circolare n. 1/2018 del Comando Generale della Guardia di Finanza  volume II – parte III- capitolo 2 “Poteri esercitabili”, pag. 27).

L’utilizzabilità, ai fini tributari, dei documenti informatici acquisiti all’interno dei server aziendali, è stata confermata anche dalla giurisprudenza di legittimità e, nello specifico, l’eventuale reperimento di contabilità non ufficiale contenuta nei personal computer dell’impresa può costituire un valido indizio, purché connotato dai requisiti di gravità, precisione e concordanza, su cui poter fondare successivamente l’accertamento di un maggior reddito imponibile.

Tale approccio ermeneutico è stato confermato dalla suprema Corte di Cassazione, sezione 5^ civile, la quale,  nella sentenza n. 4600 del 09.03.2016, ha sottolineato che: “gli elementi di carattere presuntivo rilevati nella verifica e nell’istruttoria sono stati anche avvallati e rafforzati dal rinvenimento di documentazione extracontabile quale può essere considerato anche un supporto informatico … che alcuni files evidenziavano operazioni in uscita dai conti correnti bancari intestati al procuratore generale della società senza indicazione dei beneficiari e senza che di esse vi fosse traccia nella contabilità sociale .. (omissis)”.

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